论总承包模式下档案管理工作

    祁素秋

    ◆摘? 要：总承包模式是现代工程建设中采用的新的建设模式，在这一模式下，档案工作者工作更加繁杂，担负多种责任。如何在新的模式下确保档案资料的完整性、准确性和系统性，我们从两方面入手，采用多种方式，力求全面系统地监督与控制档案资料的形成与收集，从而保证档案资料能完整、准确、系统地反映工程全貌，为今后工程运行提供可靠的技术资料。

    ◆关键词：总承包;档案管理

    随着中国经济的发展，新的基建项目也不断的增多，随着公司重大工程项目建设的不断深入与开展，重大工程档案资料的收集整理工作也是工程质量的重要组成部分。引用总承包管理模式是现代项目管理主流趋势，总承包模式（Managing Contractor）：是指业主方委托一个施工单位或由多个施工单位组成的施工联合体或施工合作体作为施工总包管理单位，业主方委托其他施工单位作为分包单位进行施工。一般情况下，施工总承包管理单位不参与具体工程的施工，但如施工总承包管理单位也想承担部分工程的施工，它也可以参加该部分工程的投标，通过竞争取得施工任务。总包模式是我公司采用的新的管理模式，在这一模式下，档案工作需要适应不同的角色，从以前直接参与资料的收集整理工作转换为对资料收集整理工作的监督与控制，要如何确保档案的完整性、准确性及系统性，是档案工作者值得思考的新课题。我们力求从档案的收集工作入手，从档案资料形成的不同阶段入手，全方位地监督与控制档案资料的形成与收集，从而保证所形成的档案材料能完整、系统、准确地反映工程的全貌。根据工作经验总结档案的管理工作要从以下两个方面入手：

    一、构建管理体系明确职责，在整理过程中加强沟通与交流

    1.档案部门依据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）及相关的档案管理制度对各分包单位进行了培训，明确归档要求，并根据国家《档案工作管理手册》，及《国有企业文件材料归档办法》，《企业文件材料归档范围和保管期限规定》（国家档案局令第10号）结合我公司的实际情况，编写了《工程项目组卷归档工作暂行办法》，该办法明确了总承包单位、建设单位和各分包单位的职责划分，并制定了归档材料的整理标准，排列方式等，具有很强的实用性和可操作性，用以统一档案资料的收集、整理、组卷及归档工作，为档案的形成、积累、整理工作提供了依据。

    2.从工程最初开始档案部就建立了档案管理机制，成立了档案工作领导小组，并由分包单位负责档案资料的收集整理工作，将工程建设的档案工作纳入各单位各部门的职责范围，并制定了考核机制，要求各单位必须配备专门的档案技术人员负责工程档案的收集整理工作。

    3.档案部工作人员加强了与各分包单位的沟通与联系，并深入基层做具体的监督指导工作，在资料的形成阶段便从形成资料的字迹、纸张、签章等方面加以要求，从而确保了被收集的档案资料的完整与准确。在这一项工作中，由于所面对的各承包单位的档案工作人员的素质有所不同，所以对档案的归档工作标准的理解也不尽相同，针对实际情况档案部门进行了档案知识培训，通过此方式加强了档案专业知识，提高了档案意识，确保了档案材料的完整、系统、准确。除此之外，档案人员还与总承包单位及时沟通，做到统一档案工作执行标准，目标一致，对在工作中有分歧及有争议的问题及时解决，这样有助于分包单位档案工作的顺利进行，也有助于总承包单位工程档案向建设单位移交时能符合档案归档要求。

    二、严把各阶段资料的完整性和准确性

    针对项目建设的不同阶段所形成的文件材料，按阶段，按进度地进行收集、整理，档案人员全程跟进，确保工程资料的完整与系统。一项完整的工程项目文件，包括项目前期文件、项目施工文件、项目竣工图，项目监理文件、项目竣工验收文件及项目其它文件。这些文件的形成，与工程项目的进程密不可分。因此，我们可以依据总承包项目的具体特点和进度计划来对这些文件加以控制，明确各阶段需要收集、整理哪些资料，点滴不漏，并采用一定的监控方式，做到从档案管理的角度确保工程资料的系统、完整与准确。

    1.工程前期

    在这一阶段，建设单位作为投资方，在工程项目委托总承包前，已经开展了前期准备工作，形成如立项，资金筹措等前期文件，还包括相关工程选址文件，项目审批文件，合同及各种往来函件等，以及初步设计及其报批文件、设计评价、鉴定及审批文件等，在这些文件形成的过程中，经营计划，技术质量，财务管理等相关部门会与工程总承包发生工作关系，他们了解文件的形成过程，因此这些文件也应由相关部门依照档案归档标准整理归档。

    2.项目文件

    这个阶段主要为项目开始所产生总包对分包招投标、合同、协议书、合同执行、合同变更、项目管理组织机构成立，项目各项管理制度、投资、进度、安全等文件，这些文件的收集和整理主要依靠于总包，总包因对按进度和本质特征收集完成、确保资料的完整性。案卷质量的由档案部对总包进行审查，整改后要形成闭环，并有记录。

    3.施工阶段

    這个阶段实行“谁施工，谁负责”。资料包括开工报告、工程技术要求、施工计划、 施工招投标文件、中标文件、施工分包合同、项目进度计划、工程用工审批文件、图纸会审纪要、施工组织设计、施工定位测量复核记录，设计变更、工程检查记录、施工日记、大事记，事故处理报告、合同执行过程来往文件等。分包单位对整理的档案由总承包单位审查，整改后要形成闭环，并有记录。

    4.监理文件

    包括监理大纲、规划、实施细则，开工令、停工令，监理日志、监理月报、年报、列会，旁站记录，监理总结等监理文件，由监理单位对其档案收集、整理归档，监理档案案卷质量由总承包单位审查，整改后要形成闭环，并有记录。

    5.竣工项目文件

    竣工验收文件，包括工作总结评估报告，竣工验收大纲、各个专项验收及批复文件，决算审计报告、验收意见、项目后评价意见等文件资料，这一部分资料由档案部门组织收集、整理、归档，利用自查和互查的办法，保证案卷质量，自查和互查也要有记录。

    总结以上工作方法，我们在项目总包管理模式下档案管理取得了预期的效果，总包模式下的档案管理还有许多方法，在今后的工作中值得我们探索于挖掘。

    参考文献

    [1]固定资产投资项目档案工作管理手册.2017版.