谈企业电子档案的归档管理

    侯婧

    企业档案是企业在生产经营、科学研究、发展规划及其他活动中直接形成的对企业变革和社会的发展有保留意义的文字、图片、录像等。不同形式的档案记录材料，是企业职工劳动创造的硕果。随着电子文件的不断增加，电子档案规范归档，电子档案有效利用，已经是关系到一个企业发展的材料依据，关系到一个企业发展的不可忽视的问题。而档案整理归档是档案管理的最主要环节，工作中怎样使大量电子档案规范归档管理，既能保证齐全完整的电子档案，又能发挥电子档案的特点。现就如何做好电子档案的归档管理谈几点心得。

    1 ?电子档案应用主要特点

    1.1 ?电子档案易保存、易查找。与传统档案相比较电子档案的特点是：检索快、易储存、易携带、同时满足多人翻阅等特点。相比传统档案，可以通过计算机直接对电子文件进行修改，大大地提高了文秘人员的办公效率，也大大提升了电子档案的收发速度。

    1.2 ?电子档案对设备的依赖性高。脱离了网络、计算机等电子设备，就不能传递电子档案，不能查阅电子档案。所以传递、查阅电子档案必须借助于特殊的设备和相关的硬件设备才能查阅和利用。没有相关设备和软件支持，电子档案就会丧失其利用价值。

    1.3 ?电子档案易修改、存在危险因素。电子档案技术的快速变化和依赖特殊储存设备等特点，也导致了电子档案的危险因素增加，比如，存储设备容易坏，电子档案易修改。虽然电子档案的出现使档案储存载体发生了很大变革，传播材料走向无形化，但在网络环境中储存和传递易受到病毒感染、木马盗取，造成信息无法查阅或被篡改等不良后果。一旦发生这类问题，电子档案就会失去其保存价值，失去其保存意义。

    1.4 ?电子档案的法律效力有待规范。现电子档案的管理归档工作正处于起始阶段。很多企业还没把电子档案以及电子档案的管理归档工作纳入档案管理工作的轨道。由于电子档案存在易感染病毒、易遭受篡改等特点，其法律意义很难辨别，要想制定出相关的法律认定条例，还需要大量的数据及资料认证。并且单位在管理电子档案及设计相关软件时，往往根据自身行业特点，独成管理系统。办公设备软件采用的标准不一样，造成办公资源不能分享。这一系列的问题导致了电子档案在很大程度上难以发挥其作用。

    2 ?电子档案在整档管理中发现的问题

    基于电子文件应用的主要特点，在日常工作中我们应加强对电子档案的管理。在应用电子文件时，电子档案的归档管理并不像传统档案资料的管理那样规范有序，我们发现了以下几个方面的问题：

    2.1 ?电子档案资料的收集整理归档。电子档案从原始的记录开始到形成归档的资料往往要经历多个部门，给电子档案收集过程带来很多干扰因素。干扰电子档案采集的主要因素有：①随着科技信息化的发展，很多部门如财务科、技术科等都有其相对独立的办公软件，上级主管部门可以直接通过软件发送相关资料到相关单位的科室，这改变了原来由办公室统一接收文件的方式。②有些科室人员不重视档案归档工作，单位并没有明确专人负责，致使很多有存档价值的电子档案存留在科室内部。由于企业各职能科室有很多的工作环节是需要互相联系的，很难界定文件的归档职责。③单位为了方便职工使用，没有明确要求电子档案归档，而是留存在个人手中，由于单位对电子档案归档问题要求不明确，所以电子档案的整理规范达不到归档前的要求。④有部分科室设备落后，储存设备的容量小，许多新的电子档案由于存储不下，只能覆盖原来旧的电子档案，致使很多有保存价值的电子档案没有归档而被删除或覆盖。

    2.2 ?电子档案的保护技术不易掌握。电子档案的存储一般是以中间设备为主，要求存放环境比较高。就目前来说电子档案的存储选用的载体性能都不稳定、不耐用，再加上电子档案的真实性保障技术水平过于繁琐，难以应用。此外，现在还未制定出关于电子档案认定相应法律的条文，限制了单位对电子档案的整理归档管理。

    3 ?提高对电子档案管理归档水平

    随着电子信息技术的不断应用，人们对办公电子化的认识也逐步增强，人们逐渐改变了传统方式中对档案的认识。那么，在今后信息化的引领下，企业对办公设备的更新也更加完善，会产生越来越多的电子档案，如何应对新生成的电子档案是目前重要任务。

    3.1 ?完善归档管理电子档案的企业标准。国家有关部门已对电子档案的U盘、光盘等储存形式和归档方式制定了新的管理办法标准。企业单位的有关科室个人在工作中形成的电子档案种类多样，有文本形式、图片形式、数据库形式、图形形式等，将如此数量繁杂的电子档案整理、归档必须依靠有关制度约束。企业应根据有关制度结合本单位自身的实际，制定适合于本单位的电子档案归档、整理、统计、利用、保存流程的管理标准。在单位的实际工作中，要严格执行单位制定的电子档案管理标准，适当选择电子档案载体的存储方式，选择最佳的电子档案的归档方式，在选择最佳储存方式的同时还要注重对归档材料的认定以及对归档的电子储存设备定期进行维护检查等。

    3.2 ?明确档案的范围、时间，并保证安全的存储方式。凡是对企业及其各科室的主要工作有参考价值的电子档案，都应该列入电子档案归档范围。确定归档时间的电子档案要根据电子归档的实际内容进行认定，归类管理应从管理归档和材料归档两方面归类。管理归档应随时归类，经归类后的档案可供给使用者参考价值，利用材料归档的同时办理电子归类可实时实地掌握材料种类，利用材料资源实现材料共享。在年度完成后，对以前归类的材料进行重新梳理。实现电子档案便于集中管理的有利条件，并确保档案材料的安全有效保存。可通过以下方法保存：先将应该归类的档案最终材料选择保管年限，储存在U盘、光盘的载体上的可单独存放;再将压缩归类的材料利用数据压缩设备对信息网络应归类的电子档案经过积累后，利用压缩设备将材料刻录到U盘、光盘储存载体上;最后把同样材料复制两份以备材料出现丢失、损坏时应用。可以利用网络将材料在电子信息设备环境下将归类电子档案在网上操作备份一次，并可将归类的电子档案刻录在U盘、光盘等储存载体上，以备丢失时应用。

    3.3 ?归档电子档案时同时完善纸质材料档案。因电子档案本身存在的缺陷，所以在保存电子档案时应同时保留一份纸质档案，并利用能脱离储存设备载体，将电子档案材料复制一份，将纸质档案与电子档案储存载体方式制成双份档案备份并分类归档管理。但要使纸质档案与电子档案归档的同时保持之间一定的关联，同时鉴定、同时整理、同时著录和同时利用。这样既能利用纸质档案的长处又能避免电子档案的缺点，解决了电子档案易于被篡改的问题。保障了电子档案的法律效力，还可以分类对电子档案进行著录、组盘、标引。发挥电子档案在查找、存储、检索方面的优点。这样既能利用电子档案的高效快捷，又能起到对电子档案的保护作用。

    3.4 ?增强电子文件设备自动化水平与电子档案的安全管理。电子档案能同时满足多人共享的要求，但共享文件只能让经过批准的人员使用。在电子档案防护系统中应建立安全可靠的加密措施和分级控制权限，并对所有登录权限人员进行实名登记，并进行登录过程跟踪。同时，设备必须有对文件数据的安全防护作用。设备会存在偶然故障，也会存在人为操作因素所引起的数据损毁，为保障数据安全至关重要的是一定要做好数据备份。

    3.5 ?加强对档案管理人员的业务培训。从档案发展的方向看，要提高档案管理人员的自身素质和业务能力，必须掌握现代化技术，熟练应用计算机对电子档案维护、介入档案的形成与储存，确保电子档案的安全和完整，促进电子档案走上规范化有序管理。积极培养管理人才，建立高素质的电子档案管理队伍是确保电子档案质量的关键。如果档案管理人员不懂得电子文件的形成和保管过程，文件被鉴定、使用、保存或提供利用将被降低。档案管理者必须掌握科技信息技术，并熟练应用计算机和其他电子设备进行电子档案的使用、维护、管理，否则管理人员根本无法从事电子档案的形成和保管工作，也无法参与电子文件管理、检索系统的规划设计。维护电子档案的完整与安全，同各种危害电子档案的因素如计算机病毒、盗窃、篡改等行为作斗争。

    3.6 ?提高可识别性的电子档案。电子档案主要是以存储介质的形式来进行各种信息的存储，在以后电子档案的使用过程中，主要是依赖电子计算机的设备软硬件的使用，才能使电子档案还原成人们可以直接阅读的材料。就是说在保存电子档案的时候，要将识别电子档案和支持电子档案阅读的设备软件等一起保存，这样在进行翻阅利用电子档案的时候，就能够方便快捷地将电子档案的原来形式进行再现。

    （作者单位：中石化华北石油局 ?来稿日期：2015-06-17）