探讨数字时代下会计档案管理体系构建

    周聪

    中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674- 1145（2020）2- 124- 01

    摘 要 数字科技的快速发展使许多行业都发生了变化，企业会计档案管理作业也面临着新机遇，数字技术的合理应用使档案管理工作效率得到了进一步提高，具有良好的应用价值。会计档案对于会计工作开展来说有着重要意义，对档案进行科学管理是一项重要工作，因此，要对相应技术进行应用，从而保证企业会计档案管理工作的顺利进行，确保各项工作的高质量开展。

    关键词 数字时代 会计档案 管理体系 档案管理

    现代企业生产经营活动更多的都在系统闭环情况下完成，在该期间会产生大量数据源和电子信息。企业会计档案是企业生产经营活动开展期间，各项结果的直接反映，这一方面对企业运营过程中的各项经营数据进行记录，另一方面也蕴含着管理价值，这也使企业中的管理人员在工作期间，开始意识到了在数字时代下会计档案管理对企业造成的影响很有可能会超过预期，这也就使电子会计档案管理变得更加重要。

    一、会计档案管理的具体意义

    企业会计档案管理的具体意义主要体现在以下几个方面。

    （一）会计档案管理作业，要提升档案管理工作的可行性和稳定性。目前，我国部分区域还未对会计单位管理的详细分类，也没有加大对各种先进技术的引进，这一现象的存在，容易对会计档案管理作业的开展造成不良影响，并且存在大量安全隐患，也面临着一定挑战，同时，各项工作的分配、部署等难以获取到预期成效，在该过程中，也会引发潜在的亏损都无法得到弥补[1]。

    （二）会计档案管理工作开展期间，对不同阶段业务工作的开展，可以采取科学方式进行引导，从而能够巩固工作效果，在该状态下，会计档案工作日后发展可以具有良好的空间。

    二、信息技术的快速发展

    经济的飞速发展使我国信息技术也不断更新，技术的更新也使我国财务行业发生了转变，不断朝着自动规划、数字化、智能化方向发展。同时，随着国内摄影设备和设施的不断更新，语音识别、OCR等各种不同类型的施工技术都变得更加稳定，电子发表、电子结算单、电子银行单各种不同形式的凭证都被合理的应用到了企业中，这也使电子技术逐渐成为企业在运营期间的管理技术的中坚力量[2]。同时，这些技术的应用，也使企业档案管理作业得到了推动，从而使会计档案管理工作不断朝着新技术方向过渡。新技术在档案会计管理中，一面要注重档案管理的高效性，另一方面还要对档案的利用价值进行深度挖掘。

    三、会计档案管理体系构建

    （一）档案全生命周期管理

    将资产全生命周期理念合理应用到的档案管理中，从会计档案内容收集、整理、保管、应用、鉴定等多项内容方面入手，进而形成一套全生命周期管理。收档案期间包括的内容包括文件生成、整理、传输等多项环节；整理包括的内容有文档立卷成册、鉴定等多项环节；保管阶段包括的主要内容有各项档案信息备份、监控、移交等多线过程；应用包括档案查询、借阅、归还等；鉴定包括档案到期鉴定和销毁[3]。通过对全生命周期方式进行合理应用，完成对企业总各项电子档案的科学管理，同时，在构建期间，要注重会计档案管理的合规性与一致性，进而为企业中会计工作的顺利开展打下一个坚实基础。

    （二）构建档案管理架构

    在对电子会计档案管理转型战略进行明确后的任务就是对电子会计档案管理架构模型进行确立。企业在运营与发展期间，一方面要对自身档案管理系统进行密切关注，另一方面还要注重与外部门户进行对接，并且在该过程中，要对企业中的会计工作业务进行分层集成，从而使电子会计档案的格式要求能够得到满足[4]。例如，对于企业电子会计档案内容的存储，以及其他系统相关会计资料进行管理，对于系统集成方面需求的具体需求：对接版式的规定进行统一规定，并且要保证各项文件内容的可信性、安全性，以免各项文件遭到他人篡改，同时，还应当构建元数据交接目录，要依据企业实际情况，建设合理对接时点与对接方式，实现完整对接关联管理，从而确保企业能够更好的完成好会计工作。

    （三）更新制度体系

    以国家基本法律法规基础上结合企业自身具体情况，对企业中的管理制度、执行比标准、操作规范等各项内容进行合理更新，并且在此基础上，建立一套与企业情况相符的新制度体系，保证新管理方式在不同管理层上都能够实现标准化，确保各项标准都能够得到落实、执行。

    四、结语

    档案管理是一项复杂工作，其也是企业会计工作开展过程中的一项重要构成成分。目前，许多单位在运营期间都意识到了企业中会计档案管理工作的重要性，这也使企业增加了在企业会计档案管理方面的投入，在对企业具体情况进行全面分析基础上，针对企业情况制定相关制度，提升企业中员工的综合素质。但是，目前企业会计单位管理工作的开展存在一定不足之处，因此，工作人员在实际作业期间，要及时发现问题，并且采取合理措施对问题进行处理，进而使会计档案管理水平可以得到进一步提高，保证企业健康发展。

    参考文献：

    [1]方蕾，关鹏.大数据时代的云会计档案管理与评价体系构建[J].兰台世界，2019（09）：63-65+69.

    [2]佟春梅.强化会计档案安全保障体系建设的途径[J].现代营销（信息版），2019（06）：150-151.

    [3]赵先艳.大数据时代基于财务共享模式的电子会计档案管理思考[J].现代经济信息，2019（10）：280.

    [4]金宇.大数据背景下会计檔案电子化管理的路径优化研究[J].经济问题，2019（05）：100-104.