如何做好办公室文件的档案管理工作

2022.11.27

张晓凤

中图分类号：F272 文献标识：A 文章编号：1674- 1145（2020）2- 106- 01

摘要在如今新时期背景下，科学技术的不断进步，使得相关的档案管理工作产生一定的变化，并且对档案管理人员提出了更高的要求，而本文则是就如何做好办公室文件的档案管理工作为议题展开论述。

关键词办公室档案管理重要性

文书是办公室的基础组成部分，其有着承上启下的重要作用，文书工作的主要内容就是进行档案管理，随着信息时代的来临，档案管理工作已经逐步程序化和数字化，这对企业或者单位的发展有着一定的促进作用。

一、强化办公室文件档案管理工作的重要性

首先来讲，加强办公室档案管理工作是非常符合时代发展的需求的，信息时代的发展促进了信息产业的进步，而办公室档案管理作为信息产业的其中一部分，自然也应该迎合时代发展的大趋势，这样才可以更好的为人民服务，让社会大众能够更加便利的查询自身所需求的信息，相信这也是近年来各企业或者单位如此重视办公室档案管理工作的一个重要原因。要知道，档案管理这项工作本身是不具有任何实际意义的，但是如果与社会实际进行结合，就会彰显出其价值。所以相关的管理人员要想更好地完成此工作[1]，就要与社会实际联系在一起。其次，加强办公室档案管理工作可以在一定程度上推动档案事业的进步，档案管理工作也有其自身的特点，比如连续性，办公室的档案管理人员要结合这些特点来制定有效的管理方案，毕竟档案管理工作的成功不仅能够带动企业或者单位的发展，还能够促进档案事业的发展，为了让档案管理工作进行的更加顺利，同时也为了确保档案的完整性，相关人员在实际的工作中要学会对其进行系统性的管理，这样看来，则直接对管理人员的工作能力提出一定的要求。

二、做好办公室文书档案管理工作的措施

（一）增强办公室档案意识，完善管理制度

部分企业或单位都会忽略其内部的办公室档案管理工作，这对其整体的发展会产生一定的阻碍作用，加上其相关意识薄弱，就更容易加剧这一问题。为此，不管是单位还是企业，其内部的人员都要从思想上认识到办公室档案管理工作的重要性，这样才可以制定有针对性的管理方案，以此来树立管理理念，推动此工作的顺利进行。在单位或者企业内部，是非常有必要实行档案管理的岗位责任制度的，这可以将工作责任落实到每一位员工身上，有可能的话，单位或企业的管理人员可以将档案管理工作纳入员工考核中，这样将能够进一步调动管理人员的工作积极性，相信在之后的档案管理工作中，也很难出现推脱工作责任的问题。除此之外，单位或企业还要定期做好档案管理的宣传工作，可以以座谈会的形式或者是其他的组织活动形式，这对加强相关人员的档案管理意识有很大的帮助。另外，要想办公室的档案管理工作得到进一步的完善，还需要健全档案管理制度，企业或单位的高层管理人员要明确档案管理的工作流程，使这项工作可以更加规范化，并在此基础上建立相关管理人员的监督机制，办公室文件档案的管理工作除了要进行日常的整理和存放，还要在档案上做好标签，这不但方便日后的查找，还体现出档案管理工作的有序性，一些相对重要的机密档案，管理人员要进行单独的存放，为了防止其丢失，还要做好防盗措施，相信如果能够将这几点内容在实际的工作中进行落实，就一定可以促进企业或单位的发展。

（二）加快档案的数字化进程，实现信息的共享

新形势下，单位或企业的档案管理建设工作也要逐渐提上日程，只有这样，才能够实现单位或企业的可持续发展。现阶段来讲，信息化已经逐渐渗透到各行各业中，办公室档案管理的数字化已经是时代发展的必然趋势，所以，单位或者企业要加大在此方面的投入，这样才可以为档案管理的数字化建设助力。在此基础上，办公室档案管理工作做好實行双套归档制度，保留纸质档案存放的同时，还要实行电子档案，这样才可以做到万无一失。办公室档案管理的数字化建设工作还可以加快实现信息的共享，虽然传统的纸质资料也可以满足共享需求，但是却无法突破时空的限制，但是如今却不一样，只要办公室的计算机连接互联网，就可以实现跨越时间和空间的信息共享，这对提高相关人员的办公效率有极大的促进作用。

（三）提升办公室档案管理人员的素质水平

毋庸置疑，档案管理人员是档案管理工作的主体，传统的档案管理工作中，有很多企业或者单位都没有安排专门的工作人员来负责此项工作，但是现如今却不会出现这样的问题，相信与当前社会大众对档案管理工作的重视有着不可分割的关系。随着档案管理工作的数字化，对档案管理人员的信息网络技术有了一定的要求，作为单位或者企业的领导人员，要安排专门的人员对档案管理人员展开培训工作，这样不仅可以加强档案管理人员的专业能力，还可以提升其素养水平，这对相关工作质量和工作效率的提升有一定的推动作用。当然，单位或企业也可以不定期的组织一些教育活动，为的是可以让档案管理人员能够对网络知识有更多的了解，尤其是网络病毒的泛滥，相关管理人员学会一些防范黑客入侵的技术是非常有必要的，这可以为档案信息的保存带来更多的安全性。

三、结语

总而言之，办公室的文件档案管理工作对于企业或单位来讲是非常重要的，虽然在实际工作的开展过程中会出现很多问题，但是相信只要企业或单位能够正视这些问题，并拿出有效的应对方法，就一定可以做好档案管理工作，并以此为企业或单位的发展尽绵薄之力。

参考文献：

[1]代文婷.浅谈办公室档案工作的规范化管理[J].办公室业务，2018（02）：119.