办公室文书档案的管理及常见问题
郑鸣
【摘要】办公室文书档案管理是档案管理工作的重要组成部分，通过文书档案，可以知道事业单位的发展历程，包括单位初期的历史信息和企业现阶段的发展情况。所以一个单位要做好自己的文书档案管理工作，有利于单位管理者总结经验，为部门的更好更快发展提供借鉴。现本文就办公室文书档案的管理存在的问题进行探究，并提出解决措施。仅供交流借鉴。
【关键词】办公室；文书档案；常见问题；解决措施
办公室文书档案管理事业单位的发展有重大的作用，它的有效管理有利于提高工作效率和工作水平，它能够方便管理人员对单位情况的回望，从中总结经验，为日后的工作提供借鉴，文书档案的管理是事业单位档案管理中的重要组成部分，它的管理水平高低直接影响档案材料的真实度和完整性，所以要优化档案管理工作，实现办公室文书档案管理的规范化、标准化，提高文书档案的利用效率。
一、办公室文书档案管理的特征
1.文书档案的管理水平的高低取决于文书工作，文书工作是做好文书档案管理的基础，文书档案管理是文书工作的最终归宿，文书工作与文书档案管理工作两者相辅相成，相互促进，共同提高办公室的管理工作水平。2.文书档案管理通常以纸质的形式记录事业单位发生的事件、完成的工作等，重点在于收集和整理这些文件，然后对其进行分类和编排工作，最后放入档案夹，按标准摆放好，以便更好的利用。在文书归档前，要检查文书内容的真实性，还有文书的本身的完整性，避免日后发生不必要的麻烦。3.文书档案管理的工作内容是极为丰富的，是对单位发展各个过程，各个方面的的记录和真实反映。涉及管理层档案、行政人员档案、党群档案等方面的文书档案管理，还有事业单位工作进程中上传下达的文件、选举的选票、各种合同协议及电子档案，这体现了档案载体的多样性。
二、办公室文书档案管理常见问题
1、文书工作与档案工作衔接方面存在问题
文书工作和档案工作是两个工作模板，两者相辅相成共同组成了文书档案管理工作，但文书档案管理工作把两者构成一个统一体，文书工作是档案工作的基础，档案共组是文书工作的归宿，但由于两者是分块管理，加大了文书和档案工作的距离。文书工作人员只顾及自身的工作内容，而很少注重档案管理的工作；而档案工作人员也只注重档案相关的工作，而很少考虑文秘的工作，造成两者的衔接出现脱节现象，主要表现在公文的格式和处理办法除存在不规范情况，例如，稿件不齐全、文种和附件格式不规范、装订和用纸不合格等。
2、管理者对文书档案管理工作不重视
单位管理人员过分的追求业绩，而忽视档案管理工作。一些单位领导懂得文书档案的重要性，但在实际的工作过程中，却往往忽视文书档案管理工作，并且认为文书档案工作是简单易操作的工作，只是收集和整理一下文件而已，没有真正认识到文书档案管理工作是一个庞大的共组内容，就简单的以为文书档案管理工作人员把文件存放好，能够在需要的时候利用上就可以。
3、档案管理人员缺乏工作积极性
由于管理人员对档案工作的不重视，从而导致档案管理人员懈怠工作，工作积极性比较低。并且，许多的档案从业人员本身的文化知识和专业理论水平普遍不高，不能够做好文书档案的管理工作；最重要的是，文书档案管理工作人员的薪资待遇是较低的，这是造成工作积极性不高的一个很重要的因素，员工的付出与回报没能够成正比，平日里做着程序复杂的工作，而拿最保守的工资，造成心理上的不平衡，影响了工作的积极性。
三、提高办公室文书档案管理的措施
1、搞好文书工作与档案工作的规范衔接
文件是档案的前身，文件质量的好坏直接影响档案的质量，没有高质量的文件就没有高质量的档案，高水平的档案管理是建立在文书部门规范处理文件基础之上的。文书人员要有较强的档案意识，做好文书材料的立卷归档。在文件处理中，要时刻想到档案工作，实现文书、档案工作一体化。这就要求文书人员要把好文件材料的质量关。诸如纸张大小、文体、格式要做到规范化、标准化，不能五花八门，严禁用圆珠笔、红墨水、铅笔、复写纸等起草、修改、誉印、批阅文件材料等等。另外，还得要求文件处理要及时、准确；收发文件要及时登记，发现缺少要及时查找。特别是帐外材料，如领导讲话、领导外出开会带回的会议材料等，更应注意及时收集，保证文件材料齐全完整。此外，要强化“文书部门立卷”工作。公文立卷归档是文秘工作的最后环节，却是档案工作的开始环节，并成为真正意义上的衔接点。只有文书人员有较强的档案意识，文件材料收集才能齐全、完整、系统，为立卷归档工作打下坚实的基础。
2、完善档案管理制度，切实提高文书档案管理水平
文书档案管理对一个单位的管理有着重要作用，单位领导要充分重视文书档案的管理工作，完善档案管理制度，完善档案管理需要的硬件配套，并将单位文书档案管理制度深入贯彻实施，促进文书档案管理规范性和标准性，切实提高文书管理水平。要提高档案管理工作的规范化现代化管理水平，必须稳办公室人员队伍，提供较好的工作条件和环境，使其能安心文书工作于档案管理工作。另外，要从思想上牢固树立做好文书档案工作的责任意识，发扬奉献精神，认真地做好文件资料的收集整理工作，进行统一保管，以便查找和利用。
3、激发文书档案管理工作人员积极性
首先，需要管理层对待工作人员招募工作要慎重，严格把控招聘人员的专业知识与技能，这样才能够保证员工在工作过程中有责任感；其次，加强办公室文书档案工作基础设施的管理，使硬件能够发挥其工作职能。其次，制定岗位责任制度，健全相关的规章制度，加强档案整理工作的检查与监督，全面提高思想认识，促进文件材料的收集工作，并且认真落实到档案管理具体职位中，将档案信息管理工作细分落实给每一位工作人员，这样可以激发工作人员的责任意识以及事业观念。为确保档案工作队伍稳定的工作状态，要建立有效且健全的激励制度，使工作人员对档案管理的本质充满正面思想。
四、结语
通过对办公室文书档案管理特征的叙述以及对文书档案管理中常出现问题的论述，使我们更充分的了解文书档案管理的重要性。在办公室管理过程中，要注重提高文书档案管理人员的工作素质、高效的履行工作职能、增强文书档案管理能力、采取相应的措施，进而能够提高文书档案的管理工作，促进事业单位的更好发展。
参考文献
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