卫生监督档案数字化管理思路与实践研究

    赵延红 邢磊

    摘 要:本文对卫生监督档案数字化管理价值进行分析,并立足于档案管理现状,挖掘管理意识、监管机制、人才资源等方面存在的问题,最后提出可行性的管理措施。力求通过提高管理意识、强化基建工作、完善监管机制、构建网络系统、加强人才培养等方式,使数字化技术的价值得以充分发挥,有效弥补传统管理弊端与不足,在正确管理思路的引导下,推动档案管理的现代化转型。

    关键词:卫生监督档案;数字化;管理措施

    在卫生监管工作中,档案信息属于基础性内容,对卫生事业的发展历程进行真实记录,引导卫生单位的可持续发展。但是,当前该行业的档案管理现状不够乐观,在管理意识、监管机制、人才等方面存在问题,需要管理者积极转变思路,在网络環境下借助信息技术优势,引导该项工作朝着信息化方向迈进,实现更加理想的发展目标。

    一、卫生监督档案数字化管理的价值

    一方面,数字化技术应用有助于档案管理效率提升,实现档案信息的快速存储,从以往人工操作转变为全自动模式,此举不但可以节约更多时间,还可以促进监督机构信息资源的优化配置,为各主体提供优质便捷的档案管理服务。同时,数字化技术还可丰富档案载体,使档案底稿得到切实保护,真实的展现档案信息,提高档案资源利用率。

    另一方面,还可为领导决策提供参考依据,促进决策科学性提升。通过规范档案处理流程,使卫生监督能够依法开展,并利用数字化技术使其成为电子档案,使管理质量得到进一步提升。卫生档案记载着卫生事业的发展历程,可为监督工作提供基础的素材,有助于了解此类单位发展的基本情况,各级领导可根据档案中的信息制定具体方案,使数字化档案的价值充分发挥,由此促进管理效率和水平的全面提升。

    二、卫生监督档案管理现状

    在卫生监督单位中,档案管理属于基础性工作,其作用和价值不容小觑,可对日常工作进行真实全面的记录,这就要求该项工作必须做到准确规范,可为卫生事业发展提供有力参考。长期以来,卫生行政部门将重心放在医疗管理层面,忽视卫生监督工作,在相关档案管理方面未得到应有的重视,导致数字化进程滞后于医疗卫生,档案管理现状不够乐观,具体表现如下。

    1.管理意识淡薄

    当前,部分卫生监督机构没有充分认识到档案工作的重要意义,数字化应用受到忽视,未能意识到新形势下档案数字化的紧迫性,单纯对医疗卫生业务、办公自动化等投入资金,势必会影响档案管理效率提升。部分机构未创建专门的档案室,一些单位的档案室空间狭窄。档案管理需要相应硬件设施支持,但因管理意识淡薄,在硬件投入方面少之又少,如计算机、移动硬盘等等均无法得到切实满足。因信息化基建投入不足,导致档案管理工作原地踏步,且现有计算机系统和设备的维护升级也难以实现,严重制约了信息化管理目标的全面落实。在软件方面,管理结构中兼职人员较多,专业水平较低,领导层因管理意识薄弱,缺乏长远的规划。

    2.监管机制匮乏

    在卫生监督体制改革之下,我国创建一系列相关档案管理制度,使该行业在业务发展层面有所成就。但因档案管理具有复杂性特点,其管理制度至今不够完善,具体表现为:内容开发不深、资源匮乏、整理分类无序等等。一直以来,卫生监管机构的监管机制匮乏,尚未制定高效可行的标准化文件,这将对数字化管理的全面落实造成极大影响。在日常工作中,每位员工的操作方式、遵循的标准不一,工作效率自然难以提升,还会引起员工的厌烦心理,在工作中敷衍应付等,这些都是因监管机制不健全引发的问题。

    制度落后与档案管理工作性质有关,此类工作属于后台基础性工作,处于非主要地位,带有服务性特点,领导者一般不会给予过多重视,只有管理制度得以完善,才可推动该项工作的持续开展。在管理方式上,仍以手工操作整理为主,未能引进先进的科技手段,人工整理不但费时费力,还会增加档案人员的工作量,后期查找十分不便,影响档案价值的发挥。当前卫生监督事业发展较快,档案内容逐渐增加,类型日益复杂,分类更加细致,如若仍未引入数字化技术,势必影响档案管理工作的顺利高效开展。

    3.人才资源短缺

    因档案工作始终隐居后线,未得到应有的重视,对技术人员招聘与现有人员晋升造成不良影响。与其他部门相比,该部门的待遇较低,无法吸引优秀青年员工的加入,因长期未注入新鲜血液,逐渐成为单位的“养老部门”。同时,很少有单位能够面向档案管理工作进行系统化的培训,数字化管理缺乏长远规划,导致技术类人才严重短缺,人才缺口越来越大。

    三、卫生监督档案数字化管理措施

    针对当前卫生监督档案管理中存在的不足,应采取针对性的解决措施,促进数字化技术与档案管理的深入融合,理清数字化管理思路,通过提高管理意识、强化基建工作、完善监管机制、构建网络系统、加强人才培养等方式,使档案管理的数字化目标真正得以实现。

    1.提高管理意识,强化基建工作

    在档案管理工作中,长期受到传统管理理念影响,为管理模式创新带来较大难题。为实现数字化管理目标,应勇于冲破传统观念的束缚,促进数字化技术价值的发挥。在正式工作之前,面向全体管理者进行培训,使其深刻意识到数字化管理的意义和价值,引导管理者树立数字化理念,并循序渐进地开展与之相符的管理模式,使传统模式得到数字化改造,促进数字化管理理念的贯彻落实。

    在思想认识提高后,还应作用于实践,加强软硬件的基础建设。在信息时代下,基础设施是指信息网络,单位应增加对档案管理工作的投入量,创建局域信息网,在此基础上创建完善的档案管理系统,还应在专业知识培训、基础建设等方面提供充足的人力、物力支持,保障档案数字化管理目标顺利实现。

    在档案数字化之下,软硬件的投入也不可或缺,通过使用电子软件、信息设备等,使传统纸质档案朝着数字化、信息化方向转变。同时,相关机构应配置数量充足的计算机设备,满足数字化管理的硬件需求,具备文字、图像处理、声像扫描等功能。此外,还应针对档案管理现实需求,选择功能更强大的软件系统,只有软硬件条件相应,才可使数字化根本需求得以满足,实现数字化建设目标。

    2.完善监管机制,构建网络系统

    (1)制定档案整理标准

    针对当前卫生档案存在的机制短缺、管理标准不统一的问题,应通过制定档案整理标准的方式,实现数字化管理工作优化,为相应管理机制提供有力支撑,具体措施为:根据档案类型的不同,对文件存储、建档、归档方式进行明确,由此提高整体工作效率。此外,还应制定档案监督、检查、考核机制,由此规范员工行为,激发其工作热情,使数字化管理更具实效性。

    另外,还应加强档案基础性,一方面有选择性的开展数字化管理,与卫生监督档案相关资料情况相结合,选择应用率较高的档案实施数字化建设;另一方面创建科学完善的信息系统,以档案原件为基础,将信息录入到系统中,成立数据库。

    除此之外,还应对数字化管理实施全面控制。在档案管理过程中,应对档案质量进行着重检验,提高质量监管与验收力度。在数字化处理后,原件务必完整保管,对于扫描时造成的损伤应提前修復;对经过数字化处理的档案图像、数据质量进行检测,确保扫描件与原件相符,内容与图片清晰,幅面准确,如若出现质量问题应重新扫描。

    (2)构建档案质量管理体系

    为了将纸质档案与电子信息精准的匹配,可将条形码技术引入档案管理中,也就是在业务系统中,每份档案都会自动形成一个条形码。当一项业务完成后,系统可自动将信息导入档案管理系统中。档案室在接收纸质档案后,只需扫描条形码便可将档案信息与系统信息校对,确保二者相一致,全过程可参照ISO9001质量管理体系来实现。

    对于纸质档案来说,可采用抽检方式进行检验,一般是抽检20%,针对抽检文件的整体情况、档案数量、文件页数与装订等逐一检查,一旦出现破损、涂改、丢失等情况将立即追究责任。对于顺序混乱、文件正反颠倒、装订不符合规定等情况,要求重新修正,确保合格率达到100%。如若抽检合格率超过99.9%,则允许验收通过,如若未达到这一数值,则全部返回自行检查,直至与验收要求相符合。

    对于图像扫描、目录建库的成果,抽检量可为全部档案数量的10%~20%之间。其中,要求档案编号的选择扫描页码与电子目录页码相同,扫描档案件与原始文件的准确率应为100%,一旦发现错误之处,图像数据将被全部返回自行检验;要求条目录的合格率大于99%,如若抽检合格率低于99%,则将其返回重新检查;其他数据抽检时的合格率超过98%即可,如若低于该数值,则要返回重检,直至与验收要求相符。

    对于档案挂接成果,可抽取20%进行验收,要求档号、题名、图像完整度以及挂接准确度为100%,一旦发现有错误则被判为“不合格”,要求重新检查,其他数据的合格率达到99%即可满足验收要求。

    (3)创建网络档案系统

    一是目录信息数字化。在数字化背景下创建档案信息目录,可为数字化建档提供更多便利。同时,采用扫描技术、OCR技术、摄像技术、多媒体技术等创建与之相应的档案资源,对组件档案的目录信息进行及时获取,并通过数字化形式存储下来,借助网络平台相互连接,使档案目录信息得到有效管理,逐渐形成资源信息库。通过目录信息转变,有助于档案资源交流共享,使信息化建设变成有效的构成内容,促进档案资源作用与价值全面提升,与目录信息化发展相适应。

    二是档案载体数字化。该项建设可使纸质档案、照片档案、音像档案与数字化要求相符合,创建多媒体数据库,对档案载体数字进行全方位维护,使档案管理打破时间、地域方面的限制,促进整个网络空间的高效应用。在档案载体中,应将档案建设科学性充分体现出来,使档案价值得到充分发挥,使人们对档案有更多的认识,从而丰富和完善档案管理内容,在数字化建设中实现全面开发与应用。

    三是档案专题信息采集。数字化是档案发展的必然趋势,同时也是档案网站创建的基础所在。通过采集档案专题信息,使数字化建设更加完善,在信息采集与建库中采取专业管理模式,实现数字化档案工程的全面推广应用。在实际工作中,数字档案建设可对文件信息全面分析,为各个需要信息的单位或图书馆提供充足信息支持,从而带动整体档案数字化推广应用,使建设意义得到充分凸显。

    3.加强人才培养,提高综合素质

    当今时代人才资源最为珍贵,属于社会工作的核心所在,在卫生监督机构中,领导者要充分认识到人才的重要作用,做好优秀人才的引进与培养工作。在人才引进中,不但要对学历、工作经验有所要求,还要求其具备较强的信息素养与信息技能,并针对内部员工开展数字化技能培训,使全体员工专业技能与职业素养得到整体提升。为了吸引更多有识之士的加入,还可适当提高技术人才的薪资待遇,使档案管理部门不断注入新鲜血液,人才队伍永葆活力。

    为了提高人才队伍的科技能力,还应贯彻落实档案管理信息化工作,通过岗前培训、继续教育等方式,重视全体员工专业技能与知识的培养,使信息技术知识得以普及。除参与培训活动之外,档案人员自身要树立自觉学习、终身学习的意识,不断更新知识体系,掌握更多现代化技术,为卫生档案事业做出更多贡献。

    此外,还应重视档案管理者严谨性建设。档案管理的目标是为企业提供有价值的参考信息,确保企业稳定发展与成长。对此,应借助培训活动使管理者充分认识到档案管理重要性,改变以往敷衍应付的态度,以严谨踏实的心态投入工作,并制定完善的考核制度,严格按照规章制度开展工作,对于无故缺勤、擅自离岗等个人因素导致的信息失真情况,严格追究责任,并给予严厉的惩罚。为了激发员工的工作热情,还可制定有效的激励机制,采用物质和精神两种激励手段,如为贡献突出者授予“爱岗敬业员工”称号,并给予一定的现金奖励等等,由此激励员工更好的开展档案管理工作。

    四、结论

    综上所述,在科技飞速发展下,各行业逐渐朝着数字化的方向转变,卫生监督档案管理行业也不例外。对此,管理者应积极转变管理思路,将数字化技术引入实际工作中,通过提高管理意识、强化基建工作、完善监管机制、构建网络系统、加强人才培养等方式,促进档案管理效率提升,为机构可持续发展打下坚实基础。

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    (作者单位:1.内蒙古赤峰市红山区卫生健康综合行政执法局;2.赤峰市红山区人力资源和社会保障局)

    作者简介:赵延红(1971—),女,汉族,内蒙古赤峰市人,副研究馆员,本科学历,从事档案管理的研究;邢磊(1981—),男, 蒙古族,内蒙古赤峰人,副研究馆员,本科学历,从事档案管理和干部人事档案管理方面的研究 。