人事档案利用中存在的问题以及解决对策
邓媛方
中图分类号：D630.3 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2020）08-015-02
摘 要 人力资源相关工作在其进行的过程当中，人事档案管理非常重要，将对人力资源管理的水平造成直接性的影响。社会经济的进步让市场竞争日益激烈，不管何种领域的企业或单位，想要全面提升自己的综合实力，增加市场经济占有份额，才能确保自己不被激烈的市场竞争所淘汰。因此，必须有效的进一步强化人力资源的开发与管理，实现人事档案管理工作的推进与发展。目前，在我国的人事档案管理与利用的过程中存在诸多的严重问题与不足。文章将对人事档案管理相关概念与特征的研究中，对其中所存在的问题进行分析，并探讨其妥善的处理办法，提高人事档案管理人员的工作素质，驱动人事档案管理按着信息化、数字化的方向发展。
关键词 人事档案 利用 问题与对策
人事档案是我国人事管理制度、干部管理制度以及各种行政管理制度中关键性的组成部分，对于整个行政管理制度的更新与改进都起到了至关重要作用。基于我国急速发展的社会经济，我国的人事档案也应紧跟时代发展的潮流来全面地进行有效的改革。但是，我国现阶段的人力档案管理存在严重的利用问题，其相对应的解决办法引起了业界的广泛关注。人事档案详细地记录了一个人工作的能力，成长的经历以及思想品质等方面的重要内容，是证明一个人资质与学历的重要材料。因此，必须积极地做好人事档案的收集、保存以及利用，充分确保我国人力资源的优化配置。
一、人事档案的定义与特点
（一）定义
人事档案管理制度包含了一个人的社会经验、政治理念、道德品质、职业技能以及工作条件等多个方面的内容[1]。人事档案是每一个人身份、学籍以及资历的凭证，集中反映了一个人的经历与道德，对每个人薪酬的涨幅、社会的发展以及是否享有社会保障，组织关系是否完整等个人信息产生直接性的关联。因此，人事档案具有一定的法律效力，是一个人生平活动轨迹的重要记录手册。
（二）特点
1.真实性[2]。人事档案是重要的凭证信息，关系到单位进行人员的招聘与人员的退休。建立人事档案的目的，目的是充分地满足社会的需求，将每个人在社会实践活动中的经验进行详细的记录，以此为用人单位提供一份高信赖程度的选择依据。但是人事档案在实际的工作过程中，个人或单位对人事档案的重视程度严重不足，并没有在初级阶段将有效的原始人事档案信息记录与归档。在日常的人事档案管理工作中，对于个人学习与工作的原始信息记录不够谨慎与完善，导致人事档案中所记录的个人三龄，即年龄、工龄、党龄，以及二历，即学历与工作经历信息存在重大的误差。这一系列消极情况的发生都对人事档案信息的真实性造成了严重的不良影响。
2.综合性。人事档案通常情况下都是对个人基本情况的记录，其内容涵盖个人的成长经历、信息经验、政治表现以及家庭情况等多个方面，同时也包括个人的获奖记录以及单位的评定与评估等等[3]。人事档案是对每一个人成长史的详细记录，涉及个人思想发展历程的真实活动轨迹。因此，人事档案就好比一个大型的信息记录数据库，记录着每个人的信息。
3.保密性。人事档案中的内容涉及每个人多个层面的利害关系，其中包含当事人众多的个人信息，属于当事人的私人秘密，不可随意向外人公开，需要严格的被保管在档案管理室中。即使是人事档案管理的工作人员，也不能随意地翻阅人事档案资料，严禁泄露。
二、人事檔案利用所存在的问题
（一）不合理的管理方式
基于严格的保密性政策，人事档案的管理是一个完全封闭的形式，其工作的重点在于档案的收集与保管，进而导致对档案信息的有效利用严重忽视。由于人事档案内容的特殊性，导致人事档案的管理必须严格遵从保密性的原则，封闭管理也是必要的。但是，人事档案管理相关工作人员应该有这方面的意识，保密并不是人事档案管理的唯一目标，确保档案最大限度地发挥作用才是根本原则所在。如果一个人的基本材料一进入人事档案，就意味着永远被封存，不到人逝世的那一刻绝不拿出来利用，那么人事档案的真实性与实用性又意义何在呢？由于个人的信息资料是被相关管理部门垄断管理的，以此就可以增强单位对个人评价的与鉴定的主观性[4]。因为在人事档案利用方面欠缺足够的正确认识，进而在此基础上建立起来的任何结论都是停留在形式表面的。加之，人事档案的利用并未严格地进行有效的监督，进而极易导致因人事档案所引发的纠纷、争议以及诉讼事件的发生。究其主要原因，就是因为人事档案严重的缺乏透明度，没有合理的公开。
（二）服务重点不对
依照我国对于人事档案管理的相关规定，我国的人事档案主要是为领导部门或者组织机构提供服务，人事档案的查阅权限归属一般是组织、人事、纪检监察、公安以及安全保卫等相关部门。有关条例中有明确规定：“任何个人不得随意查阅或借用本人或直系亲属的个人人事档案[5]。”这就足以表明即使是档案的当事人也没有权利查阅自己的人事档案，这就是人事档案的服务重点不对。人事档案创建之初的目的就在于，为组织和机关进行人才利用提供依据，这是应该提倡与坚持的地方，但是伴随着社会的进步与发展，国家对人才利用的重视程度日益加深，而人事档案管理工作的服务理念更应该以民生服务为重点，其服务对象的范围也应逐渐地扩大，人事档案的服务领域也应随之得到不断地拓展。
（三）利用效率不高
就人事档案利用的现阶段发展而言，其信息利用还是依照原有的相关工作制度。这些制度是在20世纪90年代，结合当时的发展实际来进行制定的。基于当时的社会状况，使得所制定的人事档案利用制度严重的缺乏服务性与开放性，对其利用程度的重视也严重不足。因此，在人事档案的利用方式上，也仅是停留在人工手动检索与纸质信息的查阅上，查询到相关的人事档案信息需要耗费大量的时间，进而导致人事档案的利用效率严重低迷。同时，如果反复多次的查阅人事档案，对纸质的人事档案也是一种磨损与伤害，需要档案管理人员不断的对其进行修补，无形中增加了档案管理工作的劳动量，同时对人事档案的完整性与安全性造成不利的影响。
三、提升人事档案利用效率的相关对策
（一）加强专业团队的建设
关于各级人事部门强大人事档案管理队伍的壮大，在相关的条例中对建设力度有明确的指示，必须选择具备较强责任心，并且思想积极、作风优良的共产党员来担任这一工作[6]。想要全面有效地激发这些工作人员的工作积极性，促进其综合能力素质的有效提高，相关企业单位必须对工作人员的日常生活与工作给予足够的关心与关照，同时重视对其专业工作技能的有效培养。一方面，相关组织定期开展人事档案管理业务知识的专业培训，确保工作人员对现代化的人事档案管理有一个积极全面的认识，并树立其对人事档案管理重要性的正确认识，引导工作人员对人事档案材料的整理、鉴别以及收集归档等相关的专业技术有深入的掌握[7]。另一方面，合理配置专职工作人员与兼职工作人员的工作任务，结合实际的工作将合理的薪酬制度落到实处。建立一支熟练人事档案管理各项工作，且具备较高工作责任心的专业队伍，实现人事档案管理外在形式的统一与规范，全面确保档案内容的真实性、实用性与完整性。因此，需要由相关部门制定合理的薪酬待遇标准，并以此为依据落实人事档案管理人员的薪酬待遇，确保维持其工作的积极性。
（二）适当公开人事档案信息
想要适应时代进步的相关要求，我国就人事档案的公开问题颁布了相关的条例规定，这是对公民能够有效参与政务工作，确保居民行使知情权、参与权与监督权的重要法律保证，同时也标志着我国的政务信息公开走进了全新的发展时期。条例中有明确的相关规定：行政机关在履行职责的过程中经过制作或获取的，按照一定的规范形式记录并保存的信息就是政府信息，人事档案归属于政府信息的范畴[8]。因此实现人事档案信息的合理公开，需要以政务信息的公开为先决条件，以此来适当的公开人事档案相关的信息，进而实现人事档案工作透明度的提升。
公民公正的享有信息利用的权利，需要人事档案信息的合理公开来作为支撑。基于历史性因素的限制，我国的人事档案与档案当事人一直处于分离的状态，被严格地控制在相关的组织部门当中。为了有效地保障当事人对人事档案信息的知情权，并结合人事档案保密性的相关特征，应合理地将人事档案利用所需的手续进行简化，拓展其利用的权限，让当事人能够科学合理的利用一部分自己的人事档案，以此来确保人事档案的真实性与完整性。
四、結语
社会经济的进步开放了人们的意识与思维，人们在人事档案的管理认识与管理方式方面存在于时代特征严重不符的重大问题。面对目前人事档案管理利用工作中存在的问题，需要切实的与实际情况结合，全面提升工作人员的工作素质、健全相关的工作制度，构建科学的现代化人事档案管理体系，强化人事档案的合理利用效率，从这四个方面积极推动我国的人事档案管理全面迈向科学化、信息化的发展方向，实现人事档案信息的最大化使用价值。
参考文献：
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