网络环境下高校档案信息资源共享探析
徐正辉
摘 要：随着信息化时代的到来，信息技术在各个领域都得到有效应用，高校档案资源从传统纸质文档开始向信息数字化、现代化方向转变，高校档案信息资源共享也得到了一定的重视和发展。本文从高校档案管理现状出发，从多个角度探讨了档案信息资源共享的问题，就档案信息资源共享体系的构建、实现机制、模式类型、适用范围和具体要求都进行了一一的阐述，希望可以给高校档案管理人员在实现档案信息资源共享上提供一些有用的建议。
关键词：网络环境;高校管理;档案信息;资源共享
随着信息化技术的发展，人们的信息获取渠道更加多元化，人们也逐渐重视起社会公众信息的知情权。在高校教学管理中，学生和教师以及社会相关人士对获取当下档案信息的愿望逐渐加强，而为了更好地推进高校档案管理改革，传统档案管理的神秘性已经不能满足当前人们对信息获取的需求。因此，为了更好地推进高校档案管理，实现现代化档案管理制度，强化和重视档案信息资源共享成为当前高校档案管理中的重要任务之一。笔者结合多年高校档案管理经验，从多个角度分析了高校档案信息资源共享体系的构建，旨在更好的推进高校档案管理改革，创设更为良好的高校学习管理环境，为广大师生提供更为优质的档案信息服务。
一、高校档案信息资源共享的意义
1.高校信息档案的具体含义
高校档案管理是高校校园管理的重要组成部分，它是将高校内部教学、研究、物资管理、财政管理、组织活动等对学校发展有关的文字、视频、图片等信息进行保存记录和整理的工作。根据多年对高校档案管理工作的研究，高校档案信息对高校自身发展有着非常重要的指导意义，通过对高校档案信息的研究，可以对高校发展演变历程建立有着更为明确的了解，就像阅读史书一样来对高校未来发展的工作有着很好的借鉴作用。此外，随着档案信息的积累，很多无用信息需要进行及时的去除，传统的档案管理方式显得较为落后，工作效率很难满足当前高校发展进程，这就需要高校将信息化技术整合到档案信息管理中，让高校教学、科研、管理等各个方面进行全面发展。
2.高校信息档案共享的含义
随着高校招生规模的不断扩大，高校内部学生信息总量呈几何倍数的增长，为了更好地管理校园内部学生信息，实施高校档案管理信息化、数字化已经成为未来档案管理的必然方向。而随着学生和教师对档案信息了解需要的增加，构建高校信息档案共享体系就变得尤为重要。
高校信息档案共享是基于互联网信息技术，将高校内部各个部门的信息进行有效的整合，让档案信息管理更加完善，以此来提升高校档案管理服务水平。为了更好地实现这一管理目标，学校需要完善校园内部网络数据库、搭建良好的信息交流平台、实施更加人性化的档案管理服务方式，让校园内部的档案信息应用者可以切实接收到高校内部各种知识信息，为校园内部教学、科研提供更为便利的工作条件。
二、网络环境下高校档案信息资源共享需要注意的问题
1.进一步完善档案信息共享模式
现如今，大部分高校实施档案信息化管理时间尚短，各个学校基本上都属于自行的摸索阶段，通过何种模式来进行高校信息资源的共享，成为当前高校档案管理者需要重点研究的问题。
高校的综合管理设计到很多方面，其难度远远大于一般的企业管理。对于高校本身来说，学生的个人信息、图书馆内信息、教学科研相关信息、学校的各种活动信息等不同的信息数据，因为所管辖的部门不同，因此对应的信息很难得到有效的整合，且因为缺乏具体的信息收集标准和审核标准，使得各种信息内容显得较为驳杂，后期如果需要进行精细化整理需要耗费大量的人力物力。所以高校需要大力的推进档案信息化建设，并根据学校的发展需求建立一套更为完善的档案管理模式，以此来实现校园内部的档案信息共享。
2.提升档案信息的隐私性和保密特性
学生和教师在享受档案信息共享带来的便捷性同时，还需要承担信息泄露所带来的风险，想要进一步推进档案信息共享的发展进度，应该将信息的私密性和保密性重视起来。
档案信息共享和档案信息保密性听起来是相互冲突的，但这就是互联网信息的特点，它是信息共享和信息保密两种方式的独特表现，两者其实是相互依存，共同发展的，校园管理人员应该建立正确的信息价值认知，学习并了解互联网信息保护技术，以此来构建安全的网络信息交流平台。这一点在很多高校都没有得到有效实施，校园网内部数据漏洞过多，缺乏专人的更新和维护，整体的信息交流显得滞后，信息安保性能较差等等，这些都是高校档案管理人员需要重点研究和亟待解决的。
3.提升高校档案信息资源共享的适用性
在信息化时代大背景下，校园内部档案信息数据量非常庞大，学生和教师如何快速找到自身所需要的信息成为档案信息共享体系所面临的关键问题。现如今，虽然有了档案信息资源共享的体系建设理念，并在一定范围内得以有效实施，但经过实际研究我们可以得出，不是所有的专业和人群都适合档案信息资源共享的服务，信息之间的交流互动依旧需要专人进行专业的引导。因此，高校档案信息资源共享体系的建设应该满足适用性特点，在具体的结构设计和应用上不断创新，尽可能地做到信息数据的个性化匹配，只有这样才可以更好地进行档案信息资源共享的相关工作。
三、网络环境下高校档案信息资源共享体系的构建
1.网络环境下高校档案信息资源共享体系建立的具体流程
在经过不断的实践经验总结，当前已经可以总结出一套比较完善的档案信息资源共享的流程，具体地可以分为以下几个步骤。首先，完善校园内部信息化基础建设，建立以互联网技术为基础的校园内部信息交流网络，保证校园内部信息交流的便利性，并规范各种信息交流的格式，为今后各个部门信息可以无障碍交流打下良好基础。其次，建立完善的信息交流规范，划分好信息共享的具體范围，做好信息交流的保密工作，完善用户信息，让档案信息资源共享服务更加人性化和个性化。最后，及时更新相关信息，做好日常的维护工作。高校档案信息资源共享体系是一个不断变化和完善的过程，这需要组建专门的工作管理队伍，强化队伍内部人员的综合素养，及时地进行共享体系的更新，实现高校档案信息价值利用的最大化，推进高校档案信息化建设进程，为教师和学生提供更为优质的档案信息服务。
2.可共享档案信息的具体内容和特点
高校档案信息在网络环境下实现资源共享首先必须将档案资料进行数字化信息储存处理，且信息的存储格式必须统一，因此，只有实现档案信息的标准化，才可以更好地推进档案信息的资源共享。结合高校内部发展的实际需要，具体可以进行共享的档案信息包括以下几个部分：
高校内部图书馆馆藏档案的目录数据。在信息检索过程中，应该建立一套完整的数据目录，应该根据高校图书馆馆藏的档案基本情况，通过对原有数据按照科学、有序、完善的方式进行分类整理，将各种档案数据进行电子图片保存，并提前建立好相应的编号，以此来构建完善的数字化信息档案体系。在这个过程中应该对所录入的电子信息进行多次对比审查，保证数据的完整性和准确性，避免出现录入错误，在整体信息检索内容完成后，最好再建立一个使用意见反馈体系，让使用者可以加入到资料审查和完善的工作中。
结合档案资料的特点，构建多种专题数据库。通过一定时间的数据反馈，使用者通常局限于自身专业的资料查找，传统数据库会降低资料查找的效率，使得具体的数据获取体验下降。因此，为了提供更好的资源共享服务，应该构建多种专题数据库，并结合使用者自身的信息进行个性化的信息推送，有效提升资源的整合利用率。首先，在进入校园共享网络时应该要求使用人员填写相关资料，包括但不局限于姓名、年龄、专业、年级等信息，以此来对使用人群的使用偏好进行统计分析。其次，将各类型档案数据按照不同专业、类型设立专项的数据库，并实地进行更新，以此来逐渐充实数据库信息，让使用者选择起来更加高效。最后，完善信息搜索引擎，将大数据技术应用其中，通过数据分析和计算来优化资源配置，最大限度地发挥信息共享带来的收益。
在构架统一格式的电子数据库同时，还应该建立档案全文原貌数据库。其目的有以下几点：首先，减少传统纸质档案的存储空间，避免不必要的纸质材质保存，让档案数据可以更好、更久的进行保存，进一步实现学校资源建设的优化。其次，可以为将来的数据分析和对比提供真实数据，保证档案数据调整的有效性和真实性。最后，推进校园无纸化办公和数据化办公进程，促使校园信息交流更加便捷，便于今后的档案数据管理。
3.高校档案信息资源共享的范围和具体需求
（1）高校档案信息资源共享的主体。传统档案信息利用的主体主要是档案本身的形成者以及档案内容相关联的利用者，但在网络环境下，这种单一的信息利用主体得到了有效的拓展，它不再仅仅局限于个人或是小团体，可以拓展到企业、组织和个人，且同一个档案信息可以有多个共享主体，在整个信息资源表现上呈现多样性特点。
（2）高校档案信息资源共享范围的限定因素。高校内部档案信息是非常庞杂的，并不是所有信息都可以进行共享，具体的限定因素有以下几点：首先，档案资料内容的限制。这方面主要根据档案资料的关联者进行划分，如果是个人性较强的档案资料就不易进行共享，如个人病例、心理情况、家庭情况等。其次，有档案信息的等级进行限定。高校内部档案信息按照秘密的特性可以分为绝密级、机密级、秘密级等不同的级别，只有不妨碍高校发展的档案信息才可以进行共享，其他的则需要秘密保存。最后，根据档案信息的来源进行限定划分。高校内部信息资源共享体系不仅仅包含校园内部信息，个人也可以上传一定资料进行共享，根据不同的来源进行信息划分是非常有必要的。
（3）高校档案信息资源共享的范围。不同档案信息需要按照一定规律限定共享传播的范围，具体的可以将限定范围分为三个层次。首先，校园内部共享。主要指的是校园内部档案资源的共享，主要依靠与校园内部网络并不对外开放。其次，学校之间的共享。高校发展离不开信息的交流，因此，为了促进高校共同学习和发展，各个学校档案管理部门应该构建网络信息直通车，使得学校之间有效信息进行交流，以此来实现校园之间信息资源的共享，便于教师和学生的学习和教学研究。最后，社会共享。与校园内部共享不同的是，它是基于公共网络进行的资源共享，其目的是促进高校信息与社会信息之间的交流，便于社会相关人士可以更好地了解校园内部发展情况。
4.高校档案信息资源共享的主要模式类型
结合实际档案管理需求，实现档案信息资源共享主要可以分为以下几种模式类型：第一，集中式控制模式。即遵循传统档案管理模式，对所有档案信息进行集中管理，其優势是档案资源数据齐全，用户的资源查找更加便捷，整体的资源共享效率非常高。但缺点是管理和维护的成本非常高，需要大量的基础信息存储硬件来存储，不利于后期的拓展和维护。第二，分布式控制模式。这种模式不同于集中式管理，它将所有的档案信息分散到每个用户电脑中，降低了数据中心维护的成本，但具体的信息质量和信息管理能力相对较低，并不适用于大规模的信息资源共享。第三，集中式和分布式结合模式。这种模式将两者的缺点进行有效互补，可以将两者的优势最大限度地发挥出来，也是高校档案信息资源共享的主要形式。
四、网络环境下高校档案信息资源共享的实现机制
在网络环境下，想要实现高校档案信息资源共享需要解决多种因素的影响，结合实际情况来重新构建完善的档案信息共享体系，在技术上、管理上、规划上都进行不断的研究。因此，实现高校档案信息资源共享需要注意以下几点：
建立完善的运行保障机制。完善的档案信息共享需要一个稳定的网络环境，因此，高校在建立档案信息资源共享平台时应该建立相应的网络信息保障机制，只有这样才可以使得档案信息在网络内部安全、高效的流通和传播。另外，完善的运行保障机制需要在技术上和制度上两方面进行体现。
构建合理的合作激励机制。学校内部档案信息资源共享基本上都不是盈利性质的，学校反而每年都需要向其中投入大量的人力、物力、财力，如果没有进一步的制度完善，则很可能导致档案信息资源共享难以维系。所以，为了更好地提升共享信息的质量，学校应该积极与校外社会企业进行合作，并在内部建立完善的激励机制，强化用户之间的交流，激发内部档案管理人员的工作积极性，构建良好的共享体系生态环境。
强化信息共享平台的日常管理。完善的信息资源共享体系并不是一成不变的，管理者需要构建更加专业的管理队伍，强化对信息资源库的日常维护，及时回复用户所反馈的问题，以此来保证整个体系的良性运行。
五、结束语
在网络环境下，实现高校档案信息资源的共享已经成为当前各个高校发展的必然趋势，这对高校自身档案管理工作提出了新的要求和挑战。高校管理者应该认识到这一问题的重要性，从制度上、规范上、基础设施建设等方面不断的完善，以此来构建更加合理、科学、有效的档案信息资源共享平台，更好的满足高校内部教师和学生的学习教研需要，构建更加自由的学术研讨氛围，有效推进高校现代化管理进程，全面提升高校档案管理共享工作的服务水平。
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（作者单位：天津机电职业技术学院）
