大数据背景下事业单位档案管理信息化研究
摘 要：档案管理工作作为事业单位行政管理工作中必不可少的一项重要内容，对事业单位的运行和管理起着非常重要的作用。随着时代的发展，大数据信息化技术的运用，对事业单位档案管理工作提出了更高的要求，同时，事业单位如何有效的利用大数据带来的便利进行档案管理工作研究，提高档案管理工作效率，实现档案管理工作的规范化和信息化，也是目前而言值得探讨的问题。本文通过简述大数据时代下档案管理工作的意义，分析目前事业单位档案管理工作的现状，并提出了一些大数据时代档案管理工作的开展策略。
关键词：大数据时代;事业单位;档案管理
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.097
1 引言
随着大数据时代的到来，对事业单位档案管理工作的迎来了全新的挑战，由于多种因素的影响，档案管理方式的轉变除了由传统的纸质档案信息资源管理转换到电子档案信息数据库以外，事业单位通过线上网络系统进行档案管理依然任重道远。实现大数据在事业单位档案管理工作的应用，便需从根源入手，了解目前事业单位档案管理工作存在的问题，结合大数据技术的发展，才能进一步提高事业单位档案管理工作的水平。
2 大数据时代下档案管理工作的意义
1）数字化。随着大数据时代的来临，数字化时代已经开启，档案管理也受到了影响，需要进行数字化管理。互联网技术为档案管理在数字化的形成、存储、管理、利用等方面上提供了现代化的手段与方法。因此，档案管理需要跟上时代的脚步来进行改变，从纸质版档案走向数字化档案。
2）保密性。对于事业单位而言，无论是在以前的年代，还是处在当今的时代，档案管理的保密性都是一个最为重要的存在。因此，随着大数据时代的来临，面对黑客的攻击、网络病毒的入侵，做好网络安全的相关措施，保护档案的安全，是当今时代档案管理所面临的重大挑战。
3）便捷性。传统的档案管理具有一定的局限性，即档案管理工作的效率较低，且很容易发生信息丢失的情况。大数据时代的到来，事业单位可以利用互联网技术对档案进行管理，例如可以在较短的时间内保存大量的数据信息、数据信息不易丢失、数据信息易于处理分析等等。总而言之，随着档案信息化的高速发展，数字信息越来越多，档案管理数字化极大的方便了人们的生活。
3 事业单位档案管理工作现状分析
1）档案管理制度不完善。由于档案管理制度和管理办法较为传统，档案管理信息化发展的程度也不足，与现阶段大数据技术和信息化技术的发展脱轨。事业单位的领导者也没有意识到档案管理的重要性，对档案管理中的建档与归档都没有产生足够的重视，甚至还缺少完善的且最为基本的档案管理制度，也缺少规范的操作程序。对于无论什么种类的管理活动而言，制度规范是必然的规范形式。事业单位的档案管理制度是起着对实践作出指导的作用，因为制度的建立要先于实践，尤其是利用大数据处理档案管理信息，实现档案管理信息化发展，必须首先需要做到制度先行，但是随着时代的不断进步，公司现存的档案管理制度已经不能够满足大数据时代对档案管理的需要了，例如在档案保管形式、多维信息的档案管理、电子档案管理等方面都管理制度都是缺失的。
2）档案管理人员素质需要加强。随着大数据时代的来临，在对档案进行管理的实际工作中，要求档案管理人员需要把声音、画面、文字等来输入到档案管理系统中去，因此，对档案管理工作人员的综合能力的要求也越来越高，大数据时代对档案管理工作者提出了更高的，必须熟悉大数据技术和档案信息化管理流程，然而有一些档案管理工作人员仍然保持着原有的想法，不愿意去改变，仍然运用原有的想法来对档案进行管理，他们在实际的工作中常常会遇到各种问题，导致工作不能够顺利的进行。
3）档案管理存在网络安全隐患。当前，事业单位档案管理存在网络安全隐患。在档案管理中，首先档案管理人员的网络安全意识不足，这就导致档案信息很有可能发生缺失，这给档案的网络安全管理带来了极大的隐患。其次，计算机的系统所处在的过程是动态的，且使不断变化的，因此系统应用的安全性能并不是一直稳定的，在对档案进行管理的过程之中，会有可能由于在档案系统内部进行网络资源共享，少数用户对档案信息的暴露导致被外部的人员窃取、传播，这就造成了档案信息泄露，甚至会导致档案管理系统发生崩溃。在对档案进行管理的过程之中，还容易面临网络病毒攻击的风险。
4 大数据时代对事业单位档案信息化建设的相关措施
1）档案管理制度规范化。若想档案管理工作做的优秀，那么就必须要具备严格且完善的档案管理制度。因此，事业单位必须要重视并建立起完善的档案管理制度，不光光要把档案工作的每一项基础性工作最好，还要符合新时代对档案工作的要求，严格依法治档。档案管理的规章制度包含了文书档案分类编号、文件资料收集标准、各类文档的保密规定、借阅规章制度、整理标准、保管制度、文件归档制度与分类规定等等。
2）提高档案管理人员素质。对档案进行实施管理的直接负责人为档案管理人员，而档案管理对工作人员要求服务性高、专业性强，且需在思想观念、文化程度、理论水平、专业素质等多个方面都具备一定的水准。合格的档案管理人员不但要热爱自己的工作，尊重档案，且具备踏实严谨的工作作风与保密意识，由于档案工作管理人员工作的性质与需要，档案管理人员经常会与重要信息接触，具备保密意识是至关重要的。因此，事业单位提高档案管理人员的专业素质至关重要。事业单位要让档案管理员自身所具备的专业素质能够与大数据时代的档案管理工作需要相吻合，要定期组织档案管理人员去培训学习，可以通过专业技能培训、学习观摩、专家授课等多种的形式来将档案管理人员的职业技能提高，从而跟上时代的脚步。
3）加强网络安全技术。档案管理信息的网络安全包含了两个方面的内容，即网络运行安全与网上信息安全。网络运行安全指的是在对档案进行管理时，要求档案管理的信息网络软件系统与硬件系统设计合理，能够正常运行，管理人员管理严密，操作规范，让整个网络系统都能够按先前规定的那样正常运行，让本应该发挥出来的功能正在的发挥出来。网上信息安全则指的是需要让网络中的档案信息的存储、传输这两个方面的安全得到保证，档案管理人员必须要保证档案信息的有效性、真实性、保密性与完整性，而档案管理新网络的安全设计到了人文环境、硬件、物理环境、软件、人员与信息等多个方面，这就要求技术人员需要对档案管理的安全保密工作进行深入的分析，从档案信息进口、传输、使用这三个方面上来采取相应的保护措施。
5 结束语
大数据时代带来的管理信息化给事业单位档案管理工作带来了极大的便利，与此同时，大数据的真实性和安全性也为这项工作的进行增加了一定的挑战和难度，为了更有效地实现档案管理工作的顺利进行，事业单位应提高档案管理工作信息化管理水平，重视档案管理工作的创新性与实用性，以此迎合新形势下信息数据更新换代的飞快速度，切实做好事业单位档案管理工作。
参考文献
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作者简介
江蓉（1983-），女，本科，副研究馆员，重庆市渝北区中医院工作，研究方向：探索利用信息化手段管理档案。
