浅谈中学档案管理的信息化建设
林永辉
摘 要：“百年大计，教育为本”，中学的基础教育尤为重要，目前很多地方的中学办学格局和建设规模都日益增大，这体现了各级政府和社会对教育的重视，以及提高青少年学生整体素质的迫切需求。但与此同时也给档案管理者、工作者带来了巨大困难与压力，我们传统的纸质档案管理观念和方式已经难以满足为学校、教育行政部门、广大师生员工服务的目的，档案资料的计算机信息化管理迫在眉睫。如何进一步发挥计算机信息化在档案管理中的作用，继而使中学档案管理成为服务教育、面向教师、学生工作的重要方面，是学校和相关部门亟需思考和解决的问题。
关键词：中学档案;管理;信息化建设
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.094
1 当前中学档案管理信息化薄弱的原因主要有以下几点
在当前进入21世纪，网络信息化比较发达的时代，国家对教育认识显著提高，各级政府对教育的投入已经有的很大的变化，当前我们的中学的信息化建设已经有了长足的进步。计算机多媒体网络教学等很多新技术应用在课堂教学、办公自动化等方面，对于档案管理方面的应用依旧很少。究其原因，主要有以下几个方面：
1.1 思想意识层面
应试教育思想对我们的中学来说根深蒂固，政府部门和社会的传统观念对学校的功能仅停留在学习、升学等层面，对档案几乎缺乏意识。多年的应试教育仅强调学生的成绩、学校的升学率，这就导致学校领导和师生对档案信息化建设工作缺乏应有的重视和规划，将大部分精力和时间都花到了教学管理上。档案管理信息化设施较为薄弱。在对学生档案实现信息化管理的过程中需要依靠一定的现代化管理设备，这些设备相对而言价格不菲。但是我国很多中学自身能力有限，经费方面本来就很困难，无法承担对这些现代化设备款项带来的压力。有些学校虽然引进了先进的管理技术，但是由于管理模式的制约以及自身能力问题，无法真正达到信息化管理的要求。比如在信息管理系统中包括数据统计、信息检索、资源网络共享、档案文件管理等多项功能，但是有些学校只对单一或者是部分功能进行使用，很多功能都无法得到开发利用。
1.2 技术层面
由于中学长期以来只引进基础教育学科的专职教师，缺少经过系统学习专业知识的专职档案管理工作者，不同于国外已经较为成熟的档案信息化管理体系，我们的中学的档案管理尚处于起步阶段，档案信息网络化建设不完善。目前在很多中学的网络化管理过程中，只考虑到了对校园网络办公系统以及校内局域网的建立，并没有考虑到校园内的各类档案信息化管理，这就导致了虽然在很多方面中学实现了网络化管理，但是在档案管理方面还走的是传统管理模式，处于和现代网络技术和计算机技术相脱节的状态，档案的信息化管理由于无法和其他部门的数据库以及相关应用软件相连接，无法实现档案信息的资源共享。同时档案的信息化管理还需要建立在一定的管理规范的基础上，但是目前很多学校对该管理手段没有足够的重视，在网络化建设过程中忽视了对管理规范上的统一，这些规范应该包括档案馆藏数字化标准、信息系统的开发和应用、各个学校之间的数据库连接等多方面的内容。
2 改善中学档案管理信息化建设有哪些措施
2.1 做好档案信息化管理的基础设施建设
档案工作的信息化建设已经与学校管理和教学的现代化进程密切相关，学校领导应该从思想上认识到档案工作的重要性，必须把档案信息化建设的这项工作纳入校园的信息化建设工作当中。档案信息化建设的顺利开展，学校需要制定周密科学的计划，实施长远的规划，以及建立良好的管理机制，从而体现学校发展对档案工作的要求以及档案管理上的需要。同时，学校需要重视硬件设施和人员的配备，不盲目追求“高、精、尖”，结合学校自身实际情况，力求经济投入最小化，实现效益最大化，使有限的人力、物力、财力得到最大限度发挥。 完善档案管理的网络化建设。单独地使用档案管理系统已不能适应办公自动化的要求，必须把档案管理系统接入到校园网，使之成为数字化校园的一个子系统，并使之與其他软件系统连接，形成一个巨大的信息网络，实现信息资源高度共享化，实现区域学校之间的网上查询和信息传递。
2.2 提高档案管理的数字化程度
数字化程度是档案管理的基础内容，也直接代表着信息化建设的水平，然而在大多数学校中还只是把纸质信息转化为数字信息，水平较低。当然考虑到目前中学资金不足、专业人士缺乏的现实，要求所有中学都实现最高水平的数字化也不可能。因此可以选择利用率较高、重要性较突出的档案优先管理，如学生的学籍档案、教师考核、课程设置等。不同于传统档案的管理方式，信息化建设应该做好目录、检索建设，以音像、光盘、文件夹等形式将数据永久保存，并依托网络实现数据资源的共享。目前大部分学校都已经建设了自己的校园网，可以将这些资料链接到相关网页，使之成为数字化系统中的一个子系统，从而形成一个立体的信息网络，提高数字化程度。
2.3 建设一支高素质的档案管理队伍
档案管理虽然依托计算机和网络，但归根结底依旧需要人员对其操作，并且对从业人员的素质要求非常高，既要有专业的档案分类、管理经验，还需要具备计算机操作、数据库管理、网络建设等相关技能，而我国目前并没有相应的课程设置。因此档案工作人员要锻炼和提高自身在电子环境下工作的能力，加强专业技能的学习，如参加计算机技术知识、网络基础知识、信息管理技术等培训，全面提高自身的文字能力、综合分析能力、计算机应用能力，使自己成为档案信息化管理的全面性人才。学校应该建立完善的档案人员培训和考核制度，有计划的对其进行深造教育，更新其知识结构，提高其专业技能，督促其认真学习，努力工作以适应新形势下对人才的新要求。此外，与其他职业不同的是，档案工作对人员的道德素质要求极高，在档案管理中经常会遇到一些涉及个人隐私或机密文件的重要信息，这就需要档案工作人员能够有坚定的政治责任感和高尚的道德素质，防止出现贩卖或利用这些信息从事一些对他人不利的非法行为。学校和相关人员要从思想上、行动上对档案工作人员进行教育，使他们能有较高的思想政治觉悟，政治敏锐性和鉴别力，从而建设出一支高素质的档案管理队伍。
2.4 要做好档案的安全保护工作
随着档案信息化建设的发展，档案的安全问题成为不可忽视的一个重要方面。其中最为常见的是档案信息的丢失和档案信息的泄露。工作人员的操作失误、计算机的故障、网络黑客的攻击等因素都可能导致文件在运行中丢失或者损毁。此外档案信息中有些是公开的，有些是需要保密的且有秘密、机密、绝密等严格的等级划分，如果这些信息遭到泄露或者丢失，对学校将造成重大损失。为了解决以上问题，从业人员需要提高自己的业务水平和职业道德素质，避免因为个人原因造成的文件损失。合理安全的规章制度，保证信息系统在一个安全有序和逻辑严密的流程中运行。针对网络攻击，可以引入科学有效的网络安全措施来应对，提高网络系统的抵御性，同时应该做好备份，当意外事件出现时可以立即启动备份文件，恢复档案信息的正常工作，减少不必要的重复性劳动。
参考文献
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