新时期企业档案管理现状分析及对策研究
摘 要：本文将深入剖析做好企业档案管理工作的重要意义，总结并归纳新时期企业档案管理的现实情况，分析其存在的凸出问题，并尝试从档案管理观念、管理方式、管理人才素质、管理宗旨等多个层面提出有效对策，以期为新时期企业提高档案管理水平提供些许借鉴。
关键词：新时期;企业档案管理;现状与问题;重要意义;对策分析
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.037
在新时期，企业发展迎来了新机遇，但经济发展形态也对企业管理提出了更高的要求。档案管理是企业管理的重要内容，是企业发展不可忽视的重要部分，但在企业发展中逐渐成为最容易被忽略的一部分内容。现阶段，我国企业在档案管理方面逐渐暴露出些许问题，如果不能深入分析存在的问题，找到解决问题的有效路径，便无法提高企业的档案管理水平。
1 新时期做好企业档案管理工作的重要意义
档案管理是企业管理中的基础性工作，做好档案管理可以有效提高企业的管理水平。档案记录着企业发展壮大的一切情况，是企业分配与利用资源的重要依据。规范、完整、及时更新的档案资料可以为企业发展和决策提供一定的参考依据，尤其有助于实现对核心资源的管理。新时期企业要想实现科学化管理，就必须从各个方面抓起，做到全面综合管理，而档案管理作为企业综合管理的重要组成部分，是构建完善企业科学管理体系不可或缺的重要内容。提高企业档案管理工作水平，有助于实现企业管理的现代化。
2 新时期企业档案管理的现实情况及问题剖析
1）企业管理者的档案管理观念亟待转变。企业管理者的档案管理观念较为落后，而且较为模糊，管理人员甚至不清楚何为档案管理、做好档案管理工作的重要意义以及如何进行档案管理。这些观念层面的问题使得管理者简单地将档案管理视为对企业资料进行管理，认为其不需要技术含量，将其视为可有可无的工作。很多管理者认为档案管理并不能为企业创造直接的经济利益，对档案管理的重视程度严重不足，因此，对企业档案管理工作投入的精力和时间非常有限。
2）档案管理人员专业性不强，业务水平有待提高。经济发展新形态给企业带来了严峻的挑战，很多企业为了减少人员费用，降低管理成本，常常让企业员工兼职从事档案管理，没有专门负责档案管理的人员。在这种情况下，负责档案管理工作的人员并不具备此方面的专业素质，缺乏专业的档案管理知识和技能。在新时期实现信息化管理是企业发展的必由之路，这些兼职人员没有接受相关的技术培训便上岗，是无法胜任档案管理工作的，他们不仅缺乏计算机、图书情报以及法律等方面的知识，而且对现代化的档案管理方式不熟悉，法将综合性知识加以运用，综合性业务水平较低。
3）档案管理体系不健全，管理主体较为混乱。档案管理体系不完善是很多企业在发展中存在的凸出问题，缺乏完整规范的档案管理体系会导致企业档案管理工作陷入混乱的局面。因管理体系不健全，出现多主体管理档案资料的现象，一些部门为了自己工作便利，便将档案资料暂存在自己部门，不仅会给其它部门带来工作不便，而且会因缺乏专门部门管理而出现档案资料丢失现象，这会对企业发展造成一定的损失。出现此种现象，根本原因在于企业对于档案管理思路较为混乱，缺乏完整、科学的管理体系，容易导致档案资料泄露或丢失。
4）社会服务力度较弱，档案价值未能得到充分体现。企业档案的价值不仅仅是满足于企业发展需求，还应与社会需求相结合，但多数企业的档案管理工作只是对企业资料进行收集、整理、归档等，未能体现出企业档案对社会的服务力度。档案管理人员只涉及到档案管理的基本环节，完全忽视了后期的开发和利用环节，将档案工作变成了静态的过程，未能和社会需求相统一，缺乏主动服务社会的重要意识。企业档案是非常宝贵的资源，如果仅仅封闭保存，不对其进行开发和利用，就无法发挥出重要价值，便不能为企业创造经济利益。
3 新時期企业档案管理的优化策略
1）积极更新观念，凸显档案管理的资产服务功能。陈旧的档案管理观念已经暴露出很大弊端，严重影响了企业发挥档案价值。因此，企业管理者应从意识层面提高对档案管理工作的重视程度，积极转变传统的档案管理观念，充分认识档案管理的重要价值，以期实现档案管理的资产服务功能。管理者在更新自身档案管理观念的同时，应将档案管理的重要性以及新的管理理念和方式告知档案管理人员，由此形成积极向上的企业档案管理文化和氛围，将档案工作变成动态管理的过程，为企业向上发展提供扎实的档案管理基础，努力实现资产服务化。
2）利用信息化技术手段，提高档案管理水平。新时期，大部分企业还在沿用传统的档案管理方式，未能有效利用信息化平台进行管理，这种比较单一、落后、效率低下的管理方式已经无法适用现代企业发展。企业应充分利用互联网平台，不断规范档案管理方式，积极构建信息化档案管理体系。企业可以创建一个档案管理中心，将企业的图文资料、情报信息等统一汇集在网络平台上，以索引的方式分门别类地设置，也可以按照时间顺序进行设置，这样不仅便于各部门及时查找所需要的档案资料，而且易于保存和更新，更有利于实现对档案信息资源的高度整合及共享。
3）采用现代化管理模式，提高管理效率。企业应积极采用现代化管理模式，取代传统单一、封闭式的管理模式，借助信息化发展契机，充分实现对档案资源的整合与共享。现代化管理模式不仅有效开发和利用了档案资源的价值，而且实现了档案管理的现代化，提高了管理的质量和效率。一方面，与陈旧的档案管理模式相比，此种模式可以节省大量的时间，提高档案管理的精准度;另一方面，云数据存储为档案管理提供了海量的空间和便捷的渠道，更有利于保障档案的安全性，维护企业的商业机密。
4）提高管理人员的专业水平，提升业务素质。企业在结合自身发展情况的基础上，可以配备一些从事档案管理工作的专业性人才，采取外聘的方式，聘用一些具有档案管理相关专业素养的人员，这样可以提高档案管理的规范化程度。此外，还要对在职员工定期举办关于档案管理的专业性培训，组建专门负责档案管理的人员队伍，不仅要做好企业档案收集、归档、编排工作，确保企业信息的完整性，而且要注重挖掘档案的深层次价值，加大对档案工作的研发力度，尤其是挖掘其为资产服务的潜在功能。与此同时，还应加强档案部门与其它部门之间的沟通与联系，及时了解档案信息的更新情况，并为其它部门做好档案信息服务工作。
5）坚持以服务利用为主的管理宗旨。现阶段，企业档案管理普遍存在过于静态化的现象，使得档案被封闭化管理，未能充分发挥出档案的价值。因此，企业应坚持以服务与利用为主的宗旨，尤其是加大对档案的开发与利用力度，将档案管理工作做活，真正发挥出档案对企业决策和发展的重要作用。与此同时，档案管理人员应注重开发档案的主动服务功能，提高企业对档案信息资源的利用程度。
4 结论
档案管理是企业管理中的重要内容之一，在新时期企业迎来了新的发展机遇，这也对档案管理手段和质量提出了更高的要求。做好档案管理工作对企业发展大有裨益，因此，理应不断完善档案管理体系，提高档案管理信息化水平。
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作者简介
聂虹（1974-），女，汉族，天津人，大学，档案馆员，研究方向：档案管理。
