如何提升招标采购管理效率
王继军
中图分类号：F279 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2020）07-124-02
摘 要 对于煤矿企业来说，提高招标采购管理效率，能为企业的现代化规划发展提供动力支持。基于此，本文先分析了企业招标采购管理的发展现状，重点研究其中存在的问题；其次，探讨了招标采购管理效率提升的必要性；最后，列举招标采购管理效率的对策，具体如下。
关键词 招标采购 管理效率 管理制度 绩效考核
随着国家社会经济发展，近几年政府和煤矿企业在安全开采领域投入的资金和资源不断增加，政府采购机制改革推进，使矿业集团公司的采购经济总量攀升。此举对支持煤矿企业发展创新产生了积极影响，同时扩大了经济效益和社会效益。在这一发展背景下，构建更完善高效的招标采购管理模式，对企业发展有现实意义。
一、企业招标采购管理发展现状
（一）方式手段不先进
部分企业采用原始的招标采购管理方法和系统，计算机硬件设施不完善，使用者对系统积极接纳与全面推广的工作没有落实到位。从事招标采购管理核心部门及管理人员仍旧依靠传统纸质办公模式，通过线下会议推动和解决问题。这种大量手工工作模式增加了招标采购管理人员工作负担，遏制工作效率提升。此外，部分企业虽然采用了招标系统，但是在投入使用前期仍有信息汇总错漏等问题发生，各项数据信息表达不准确，增加了管理层的困扰，使系统使用者，尤其是招标采购管理中心负责人不能将全部工作转移到系统中，新手段和新方法的推广受到限制[1]。
（二）目标界定不科学
我国能源发展规划和全面小康建设发展规划提出，要使我国国民经济实现全面发展，在能源供应和能源使用方面，要保证可靠、有效。对于煤矿企业若想在发展中实现上述目标，就要积极参与到集团化、集约化、精细化与高效化的标准建设与管理当中，满足行业整体建设改造和生产经营现代化调整需要。但是，从实际发展来看，煤矿行业部门企业在招标采购管理的观念上还存在守旧思想，且在工作开展中受到各类条件因素牵制，使得招标采购需求计划分析模糊，引导供需双方之间和供应方之间的关系不和谐。各企业期望以低价满足行业高速建设发展需求目标，使得整个采购环境和各方面之间的关系造成负面影响。
（三）流程设计不合理
大部分公司招标采購管理流程设计与执行主要依托原有流程蓝本，且受原有招标采购行为影响深远。虽然部分企业与时俱进积极引进其他国家和地区同行业先进的招投标管理模式，但是与本企业实际发展情况有出入，设计调整与执行力度方面稍显不足。从实际发展来看，招标采购流程设计和执行重点主要集中在招标实施工作环节，其中仅涵盖主要环节，包括立项、开标会议、标书审查和合同签订等。但是，对具体信息分析、招标文件制作备案、应急方案制定和标准有效性论证等一些重点环节没有给予足够重视。比如，在招标采购立项过程中，项目信息的具体分析被忽略，出现因为个别招标信息错漏或者临时反复更改而产生的紧急情况，这种情况不仅降低项目连续性和效率性，也扰乱了整个市场环境的秩序。
二、提升招标采购管理效率的必要性
招标采购工作是企业获取工程项目资源的主要途径，符合要求的企业参与到采购环节，与同类型企业公平竞争，可保证招标公司获得最优质资源，降低后续风险，也提高了结构稳定性。
（一）有利于获取优质资源
对于大部分的工程项目来说，都需要大量物资，而且项目开展对于各类物资的要求都较高。但是，市场中能提供物资企业众多，各类投标方需要准备严谨方案，以供用户参考做出合理选择。在现代化物资招标采购管理模式下，企业可以根据多方面影响因素，综合考虑选择出最优质的项目资源，保证工程项目可以顺利开展，减小工程中的施工风险，从而得到最优的经济效益[2]。
（二）有利于创建公平环境
以往工程项目物资选择环节，主要是通过熟人介绍或者企业直接选择适合的资源供应厂商展开合作。现代物资的招标采购模式中，投标方各自准备资料，以公平竞争竞价方式，争取合作机会。这种招标方式在严格管理控制下，能为自身发展争取度更多权益和机会，有效防止以权谋私问题发生，而且还优化了市场环境。
（三）有利于扩大经济效益
对于各个行业来说，招标采购工作都是目前物资采购管理模式强化的重要方法，在得到优质资源基础上，能提高企业经济效益。而且，招标采购物资使企业对物资资源投入精力下降，对资金顾虑减小，有效加强了监管力度。这种模式能降低行业内的违规操作，对控制与降低采购成本和提高企业经济效益有重大意义。
三、提升招标采购管理效率的对策
招标采购高效化建设是一项较为复杂的工程项目，其中不仅涉及到采购的各个环节，而且对整个招标活动都有重要影响，要坚持系统建设与统筹发展路径，推动各项工作高效化发展。
（一）建立统一规范的管理制度
全国范围内的招投标管理法律法规是企业展开招标采购标准化管理的重要基石。国家发改委在近期展开的地方性招投标管理清规工作，是实现高效化建设的重要步骤。例如，企业在发展过程中可以将《招投标管理法》和《招投标法规实施条例》中有关内容作为制定统一管理制度的准绳，重点清理当前企业招标采购管理规定中，与上述法规不符或有地方保护主义倾向的内容，妥善处理好擅自设置准入门槛等问题性法规，建立统一规范化管理制度。同时，在经营发展期间，企业还要积极配合法律法规执行的衔接工作，理清两项法规内容的适用范围，明确监管机构工作与相关单位负责的问题，推进地方采购法律法规尽快出台[3]。
在构建统一规范的法规条例之后，还要进一步完善招标采购管理规范性文件体系。各类规范性文件主要指的是在法规范畴之外，以政府部门或者其他团体组织为主导，制定出的非法规性质文件内容，具体包括了国家、地方、行业和企业标准。例如，在矿产领域的“采购经理岗位要求”和“系统工程采购设备与技术规范”等内容。通过完善上述标准类规范性文件，更有利于展开活动验收与质量控制工作，通过对采购人员的任职条件、岗位要求等做出规定，能有效确保采购活动开展的效率与质量。
（二）推进高效率管理体系建设
招标采购实践层面涉及到标准化控制、审批、操作、评价与质疑处理等多项内容，除此以外，还涵盖了采购品目、文件、程序与行为等要素。可见，招标采购管理工作内容复杂，并且融合了多个领域多个工作内容。在进行标准化与高效化管理体系建设中，要同时推进协同配合管理模式，只有这样，才能发挥出标准化最大积极作用。
例如，某企业在对招标采购品目范围进行了高效化调整，根据采购范围，对采购对象的类别、代码、内容和编排形式的实施进行了调整。经过调整之后，构建出统一且通用的品目编码模式，整合物资需求，实现了标准统一管理，从而提高了采购管理效率。同时，企业还全面梳理整合已有的编码系统，在新增、描述、技术等参数分别描述，切實提高了采购物资品目的管理效率。围绕供应商准入和材料使用等环节，对供应商产品目录进行管理，实现了持续优化改进。作为招标采购管理工作的重要信息载体，采购和招标文件内容是采购方为明确需求基准制定出的供应商活动指南，同时也能为评标专家提供参考依据。在标准高效体系构建中，要注重各类文件、告示、通告与回执文件的格式标准化问题，判断措辞严谨性和内容合法合规性。杜绝标准化建设中出现违规操作问题。
在招标采购管理中，程序是保证工作合法、有序、严谨、科学的重要基础，程序规范化建设要求对各项管理规定中的预算、计划、质疑投诉与采购方式等进行精细化规定，明确各环节时间限制与具体流程。协调好各方要求，保证整体程序与流程都能发挥出最佳功能。对此，要求在招标采购管理高效化建设中，针对采购人员、代理机构工作人员、供应商、评审专家和监督管理人员的不同身份特征，细化明确各自的职责和权利，制定相应处罚规定，确保招投标采购活动合规合法和客观高效。
（三）加强招标采购管理绩效考核
规范化科学的绩效评估考核办法，能对招标采购管理模式进行量化分析，根据考核结果，可进一步对当前使用的采购管理方法加以优化调整，以此不断提升采购管理效率。特别是在进行事后绩效评价时，不仅要确保招标采购活动合法与合规性，还要注重采购活动合理与效用性。建立完善的招标采购管理绩效评价机制，加强考核管理，有利于促进采购当事人在整个采购周期内重视“最大化发挥采购物资价值”标准，同时还能有效避免因标准不完善而使整个采购管理流程失控，最终出现成本过高，效率低下的情况。
例如，某企业在构建完善招标采购管理评价机制之后，对参与采购管理的人员进行了考核，结合考核结果进一步展开人才集中培养工作，成立高效化的采购专家人才库。企业明确优秀管理工作人才是提高管理绩效的关键，所以，在结合内部发展情况，制定出“采购人才培训考核方案”，将人才的培养和考核管理纳入到企业的发展战略与年度计划中，加大管理培训和考核力度，以此强化采购管理人员与操作人员综合素质与业务水平，保证集中招标采购管理工作落实到位。在成立的专门人才库中，进行集中采购，合同谈判与验收把关，以节约人力、财力。对于部分集团类型公司来说，由总公司成立专门的招标采购部门专家小组，将整批采购项目一次性招标采购完毕之后，再交付给子公司，便能减少下属公司的工作量，同时也能节约时间，提高工作效率。集团总公司建立人才库也方便对招标采购管理人员监督管理，加强对采购项目的质量把关。
四、结语
综上所述，实践证明，系统、规范、标准和信息化的招投标采购管理模式，能提高企业的招标采购管理效率，从而有效节约人力、物力和资源成本。相关领域管理部门工作人员，要加强高效化采购管理模式宣传力度，积极参与队伍建设，明确管理指标体系，实现财务平台与管理平台对接，全面提升工作效率。
参考文献：
[1]汤靖，潘宝珠，朱一新.招标采购全生命周期管理模式的探索——以高校为例[J].中国集体经济，2020（15）：52-53.
[2]金学权.浅议建设工程物资招标采购过程管理控制分析[J].居舍，2020（13）：124.
[3]胡博.规范化管理理念下强化高校招标采购工作质量的路径[J].中外企业家，2020（9）：60.
