基层档案保管状况检查的思考
唐晓琳 郭倩
摘要：档案保管状况检查是档案保护的重要内容，对于维护档案实体安全、延长档案寿命具有较大意义。文章结合实际工作经验，介绍了将PDCA循环法应用在档案保管状况检查中的方法，通过策划、实施、检查、改进，科学、有效地开展档案保管状况检查，分析了档案保管状况检查中存在的常见问题，并提出了改进建议，如提高档案人员的责任意识、加强档案人员技能培训、运用RFID等新技术提高检查效率等。
关键词：PDCA循环 档案检查 档案保管
档案保护贯穿于档案工作的始终，在档案收集、整理、鉴定、保管、利用等诸多环节中，档案保管环节耗时长，需管控的因素多，需投入的精力也较大。国家档案局2018年发布的13号令《机关档案管理规定》中第四十条规定：“机关档案部门应当定期组织人员对档案数量进行清点、对保管状况进行检查，定期对电子档案的保管情况、读取情况等进行检查，发现问题应当及时处理，并建立检查和处理情况台账。”由此可见，档案保管状况检查作为档案人员的基本工作内容之一，对于维护档案实体安全、延长档案文件寿命具有较大意义。如何科学、有效地开展档案保管状况检查，成为基层档案人员十分关注的问题。
一、PDCA循环法在档案保管状况检查中的应用
PDCA循环法作为质量管理的有效工具，同样适用于档案保管状况检查。该方法将档案保管状况检查全过程划分为检查策划（Plan）、检查实施（Do）、检查分析与总结（Check）、改进（Action）四个阶段（见图1），循环滚动，不断提升档案保管状况检查的工作质量与效果。
（一）检查策划
检查策划阶段是针对档案保管状况检查进行整体策划，确定档案保管状况的检查范围、方法、时间、人员等内容。
检查范围需要根据库藏档案数量及档案人员配置情况来确定。库藏档案数量较小，人手充足，可以在年度内实现库藏档案检查的全覆盖；库藏档案数量大，人手紧张，只能抽取其中的一部分进行抽样检查。无论是全覆盖还是抽样检查，在确定检查范围时均需遵循以下原则：
1.应覆盖库藏各类载体，纸质、光盘、磁盘、实物等均应被纳入检查范围，不可缺项。
2.应覆盖各个年代，以每10年为一个区间，各个年代产生的档案均应被纳入检查范围。同时，对于年份较久的档案，抽取检查的比例可适当提高。
3.应覆盖各类别档案，文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等均应被纳入检查范围；对于同类档案，应覆盖全部型号、项目。
4.如果单位档案库房由多个房间构成，则应覆盖所有房间。
检查方法可分为全面调查及抽样调查，抽样调查又可细分为系统抽样法、分层抽样法。全面调查具有全面、详尽、系统的优点，但相较而言，抽样调查既能节省人力、物力、财力，又能取得比较正确的统计资料，因此在实际工作中应用较为广泛。[1]分层抽样是我们经常采用的方法，根据库藏档案的不同形成年度及不同类型，将库藏档案分成若干个层，再按照随机的原则，从各层中分别抽取一定数目的样本，构成样本库。[2]
针对检查时间，检查可分为定期检查与不定期检查。定期检查需确定检查频次，按月度/季度/半年/年进行，建议选择相对固定的时间，便于记忆与执行。不定期检查可在环境与人的因素发生变化时进行，如汛期/雨季后应加强检查；档案人员离岗或工作岗位变动进行档案交接时，须对所保管的档案进行一次全面清理，亦不失为档案保管状况检查的好时机。辽宁大学赵彦昌教授在《清代地方档案保管问题研究——以〈黑图档·嘉庆朝〉为例》一文中写道：“盛京户部侍郎明兴阿在到任后，协同管理内务宫殿事务，清点了各宫殿存贮的包括档案在内的物品的情况……定期对档案进行清点，可以减少档案丢失的危险，即使丢失也可以及时地补全。清点的同时也可以实现对档案物理保护的检查，对其中破损严重的档案及时修补。”[3]
检查人员要根据具体情况确定，一般由档案工作人员组成。需要说明的是，为确保检查效果，在开展检查前，应对人员进行有针对性的培训，培训内容应围绕不同载体档案检查要点、档案常见受损情况、档案检查表的填写等展开。
（二）检查实施
国家档案局丁德胜在《机关档案的保管与保护——〈机关档案管理規定〉解读之九》中，将档案保管状况检查内容划分为以下四个部分：档案数量检查、排架次序检查、损坏情况检查和归库检查。[4]笔者通过文献调研，结合实际工作经验，对这四个部分进行补充（见表1）。在检查的同时，检查人员需填写“档案检查记录表”，该表涵盖文件类别、案卷号/文件号、问题记录、原因分析、问题处理、检查时间、检查人签名（见表2）。
（三）检查分析与总结
这个环节分为两个部分，一是对发现问题的档案进行处理：[5]
1.对于出现破损的，进行修补修复；
2.对于出现锈蚀的，剔除金属物，重新使用档案专用装订工具进行装订；
3.对于出现黏结的，小心谨慎地揭开，情况严重的用白纸隔开；
4.对于出现霉斑的，进行臭氧消毒，必要时对原件进行复印保存；
5.对于出现虫蛀的，使用熏蒸法或冷冻法进行除虫；
6.对于光盘/磁盘部分内容无法读取的，及时进行数据恢复与转存；
7.对于档案人员无法处置的，应及时报告领导，并请专业人员进行处置。
二是对检查情况进行分析与总结。检查不是终点，对检查得出的数据进行统计分析十分必要，将同类问题合并，总结出库藏档案保管状况常见的问题，以及出现这些问题的原因，梳理出我们在档案收集、整理、保管、借阅各环节中应注意的事项，实现档案保护的全流程控制。
（四）改进
在改进阶段，对于执行中好的经验，应予以提炼及标准化，便于下一次检查工作时实施；同时，将检查中遇到的问题予以总结，放入下一个PDCA循环，持续改进库藏档案保管状况。
二、檔案保管状况检查中存在的问题
（一）对档案保管状况检查的重视程度不高
档案馆对档案保管状况检查的重视程度不高，是因为：一方面，档案保管状况检查工作缺乏有效的监督评价体系，未被纳入档案工作年度计划，未进行系统策划，也没有建立检查执行情况的考核体系，检查往往流于形式，“为了应付检查而检查”；另一方面，档案人员自身对档案保管状况检查的重视程度不够，如果按照事物的紧急和重要程度进行归类，档案保管状况检查往往被归入“重要而不紧急”之列，“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”，档案人员在意识层面没有给予足够的重视，导致该项工作开展的随意性较强，检查结果的可靠性程度不高。虽然档案受损从量变到质变的过程比较缓慢，且不易察觉，但一旦出现质变，就比较难以抢救。[6]
（二）档案保管状况检查的质量不高
档案保管状况检查的质量不高，主要体现在两“重”两“轻”：一方面，重纸质载体，轻电子载体。纸质载体档案的检查比较直观，大部分时候通过肉眼即可进行分辨；电子载体档案损坏情况较为隐蔽，光靠肉眼观察难以发现。电子载体档案的检查需要借助设备，比如光盘的检查需要借助电脑、光驱；磁盘的检查需要使用专门的磁带机。在实际工作中，档案人员比较重视纸质载体的检查，却疏于对电子载体的检查。事实上，电子载体一旦损坏，很多电子数据都难以恢复，会造成无法挽回的损失。另一方面，重检查，轻分析。传统的档案保管状况检查重视“检查”这一动作，却忽略了对检查结果的统计与分析。相较检查而言，统计与分析需要对数据进行挖掘和分析，对档案人员的能力提出了更高的要求，会让部分档案人员产生畏难情绪。但唯有通过分析，总结经验教训，才能发现档案保管中存在的共性问题，举一反三，做到有的放矢。
（三）档案保管状况检查的效率不高
对于基层档案人员而言，档案保管状况检查需要投入大量的精力，是一项费时又费力的工作。即便档案人员非常重视档案保管状况检查这项工作，也掌握了相应的检查方法，依然无法克服传统人工检查效率低这一缺点，因为档案人员需要逐类、逐盒、逐件、逐盘地进行检查与核对，并针对每一个细小的问题进行记录与处理，远非一时之功。在档案人手十分紧缺、其他档案业务又十分繁忙的情况下，这种低效率、高人工消耗的弊病体现得更为明显。
三、加强档案保管状况检查的对策
（一）建立有效的监督评价体系，提升档案人员的责任意识
1.针对档案保管状况检查工作，建立有效的监督评价体系。档案馆将档案保管状况检查纳入年度档案工作计划，纳入档案部门领导及档案人员的议事日程，增强规划性，减少检查的随意性，年底对照总结；将档案保管情况的好坏作为档案人员年度工作的评价依据之一，从制度着手，让这项工作成为“必选项”；同时，利用质量审查、安全检查、档案工作检查、档案规范化评估等契机，对档案保管状况检查情况予以二次确认。
2.明确守土有责，档案保护是档案人员的职责所在。档案馆可通过法制教育、警示教育加强档案人员的责任意识。新修订的《中华人民共和国档案法》已于2021年1月1日起施行，其第四十八条规定“单位或者个人有下列行为之一，由县级以上档案主管部门、有关机关对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分……（十）档案工作人员玩忽职守，造成档案损毁、灭失的”，明确了档案人员“守土有责”的法律责任。同时，通过警示教育，宣传档案受损的案例，突出档案受损后修复的难度、传递“事前干预”好过“事后补救”的观念，从意识层面提升档案人员对于档案保管状况检查的重视程度，坚持“以防为主，防治结合”的档案保护原则，防微杜渐，将隐患消灭在萌芽状态。
（二）加强档案人员技能培训，提高档案保管状况检查的质量
加强对档案人员的业务培训，主要包含以下三个方面：一是加强不同类型档案检查与保护技术的培训，让档案人员熟练掌握纸质、照片、电子、图纸、实物等不同载体档案的检查与保护方法、鉴别技巧、受损后的处理方法等，尤其要突出电子档案检查方法及备份机制的培训；二是要加强统计学知识的宣贯，如抽样方法、数据统计、数据分析方法等，让档案人员建立数据分析观念，提升数据分析能力，对库藏档案保管状况进行科学的分析与评估，总结共性问题，再反推档案载体形式、档案装具选择、档案收集、借查阅、库房软硬件设施配备等各环节中存在的问题，写出能够指导实践的专业的档案保管状况检查分析报告；三是加强对PDCA等质量管理方法的学习与应用，使档案保管状况检查这一工作形成良性循环。三管齐下，方可提高档案保管状况检查的质量。
（三）运用RFID等新技术，提升档案保管状况检查的效率
技术发展日新月异，给档案工作带来了许多便利。有条件的档案部门可以运用RFID技术（Radio Frequen？ cy Identification，无线射频识别技术）进行档案库房的实体管理，开展档案保管状况检查。目前江苏省太仓市档案馆、苏州工业园区档案管理中心、四川省档案馆均已使用该技术。[7]四川省档案馆将RFID自动识别技术与后台数据库管理系统相结合，实现了对馆藏清代档案自动在架盘点、顺架、档案动态追踪等管理。将新技术与传统人工检查相结合，不仅可以为档案人员减负，还能有效提升档案保管状况检查的效率及准确率。[8]
档案保护是一门科学，要根据实际需求配备除湿机、加湿机、空调等档案专用设备，严格控制库房温湿度，放置防虫蛀药物。在这些基础上，档案馆采用PD？ CA循环法对档案保管状况进行科学、有效的检查，对检查发现的问题及时进行处理，对检查得出的数据进行分析，继而指导档案保护工作，不断优化库存档案保管质量，才能真正筑牢档案安全防线。
注释及参考文献：
[1]袁可，喻宏贵，方秋生.灾害受损档案抽样调查研究——以“5·12”北川地震受损档案为例[J].档案学通讯，2015（3）：11.
[2]郝向东.浅谈系统抽样和分层抽样[J].统计与信息论坛，1996（4）：61.
[3]赵彦昌，姜珊.清代地方档案保管问题研究——以《黑图档·嘉庆朝》为例[J].档案学研究，2020（3）：146.
[4]丁德胜.机关档案的保管与保护——《机关档案管理规定》解读之九[J].中国档案，2019（8）：36.
[5]罗广国，宋海燕.灾害过后如何保管保护确保档案安全——四川省绵阳市城建档案馆馆藏档案抽样检查情况综述[J].城建档案，2016（3）：81-83.
[6]丁乐生.浅谈档案的抽查方法[J].四川档案，1989（3）：1.
[7]周一茗.基于RFID和ZigBee技术的档案库房管理[J].兰台世界，2017（9）：22.
[8]四川省档案馆保管处.实体档案管理现状专题调研报告[J].四川档案，2019（1）：21.
作者单位：中国工程物理研究院应用电子学研究所
