高校固定资产管理内部控制探究
蒯迎平
目前，我国的高等教育事业正在快速发展，高校在正常运行过程中，固定资产是其中非常关键的一项经济要素。加强对高校固定资产在内部的控制，是提高固定资产应用水平的重要举措。如果内部的管控措施确实，会影响高效固定资产的整体运行效果，所以高校应该建立一种能完善固定资产的体系。本文从内部控制缺陷、内部管控的必要性、加强控制的方法措施等方面对高校固定资产管理进行探究，提出了改进高校固定资产管理内部控制的对策。
一、前言
近年来，我国的高等教育事业逐渐壮大，办学条件越来越好，高校的固定资产也在不断的增加，固定资产的增加为高校提供了充足、优越的教育资源。但是，仍有一些高校存在固定资产利用率不高、配置不科学等现象，对固定资产的管理也存在着许多内部控制上的缺陷。提高对高校固定资产管理过程中内部控制重要性的认识，积极采取咳血完善的内控措施等问题，非常值得我们深入分析和研究。
二、高校固定资产内部控制的主要缺陷
（一）管理方式相对落后。
许多高校对固定资产的管理方式还在沿袭以前的老套做法，管理的方式较为落后，缺乏与时俱进的现代管理方式。固定资产如果按照分类别管理，再由财务部门进行统一的核算管理，这将会让管理达到更高的效度。而有些高校却依然没有一套完善而配套的固定资产管理制度，从而导致固定资产管理混乱无序。
（二）固定资产资源配置不尽合理。
管理部门在配置资源时，不能合理的分配。固定资产购置时有一些资源配置不能及时的上报给财务部门，以至于一些配置不能下发到各个部门。而一些比较贵重的仪器设备，在下发过程中更需谨慎，它们不仅受到使用、管理方面的限制，还受到了维修方面的制约，如果相关部门缺乏沟通，购买的仪器设备仅为自己所用，则会影响固定资产的利用率。
（三）固定资产记录不当。
高效财务部门在进行固定资产核算时，需要全方位的进行核对，资产登记做到钱物分离。如果不能形成科学、有效、共享的台账信息，那么高校内的各个部门在财务上的信息就会出现较大差异，财务部门在核算时往往会重复记账，甚至在核算过程中出现账实不符的现象。
（四）固定资产的购置、使用及维护处置等环节没有真正实现信息共享。
目前，高等院校大都实行系部（或二级学院）直接管理模式，责、权、利下放到系部或二级学院，而每个系部或二级学院在管理上是相对独立的，在固定资产管理上就极容易造成信息不畅、各行其是等现象的发生。也因此会导致以下问题的出现：各部门不了解全校固定资产的总量、种类等信息，在购置环节容易出现重复购置等问题;在使用环节，各部门更多地考虑自身的便捷性，不能统筹兼顾其它部门的利用率，从而降低了固定资产的整体效益;维护环节需要技术和材料支撑，有些技术和材料的制作学校本身就可以解决，但由于不在一个部门，再加上信息不能共享，结果有些固定資产不能得到及时维护，有的甚至直接当作损坏品予以处置，造成很大的浪费。
三、高校固定资产严格内控的必要性
高校的固定资产是高校各个部门能有效进行教育教学工作的物质基础，固定资产的内部管理能够有效地反映该学校的资源配置以及管理水平。高校固定资产的内部控制主要是通过学校的制度建设和管理体系的建设予以加强的，通过内控管理可以不断提高固定资产的利用率，充分发挥办学条件中的资产优势，促进学校整体工作的有序发展。当前，我国的高等教育事业正处在快速发展时期，高校的投入不断加大，固定资产的管理水平亟待提升。因此严格、高效的资产内控工作是整个学校管理中的重中之重。进入新世纪后，人们的生活条件不断改善，广大学生对高校的教育环境、生活环境及各种物质条件的要求越来越高，加强高校固定资产的内部控制，合理配置固定资产的应用资源，有利于更好地满足高校学生对物质条件日益增长的心理需求。此外，社会经济的快速发展，在一定程度催生了科技研发，各种新设备、新材料不断涌现，不论其种类、数量，还是特质、特性，都影响着高效固定资产的购置计划和内控方法。固定资产的配置越来越高，必然要求管理人员的素质越来越高，整体管理水平越来越高。
四、加强高校固定资产管理内部控制的方法措施
（一）建立健全管理组织，增强管理者的责任意识。
为了增强管理的权力，必须明确学校领导（包括分管领导、部门领导）的责任，建立完善的领导机制，比如成立一个工作小组，专门负责固定资产内部建设工作，小组成员按照固定资产管理的有关程序和要求，梳理固定资产管理的各个流程，熟悉各种环节的运行。这既需要他们有一定的固定资产的管理能力，还需要他们具有一定的承担风险的责任意识。在内部控制过程中，分管领导应指导部门负责人根据固定资产管理的规章制度，对具体的管理人员进行绩效考核，在确保固定资产保值的前提下，积极探索固定资产增值的新方法、新路子，这将会有效地促进固定资产内部的控制。
（二）有计划安排固定资产的需求配置，确保固定资产投入的合理性。
工作小组应该会同其他的相关部门，根据高校每个学期或某个阶段所要举办的活动以及开展的工作，对需要添置的固定资产进行认真的分析和科学的预算，如一些相对贵重的器材需要合理的购买其数量，也需要对一些特殊配置进行认证，不盲目购买一些不必要的器材，更不能无计划地重复添置。在采购之前，应该同上级分管领导反应，经过集体研究的决策，确定能否实施购买。另外，高校应根据部门的设置情况和专业调整规划，适当、适时赋予相关部门一些固定资产的调配权和决策权，在购买一些必要器材或办公设备时，不必通过集体的决策，可以自行购买。这样，既缩短了配置时间，提高了管理效率，也能充分调动部门管理者的积极性。
（三）建立现代信息管理系统，实现固定资产管理网络化。
高校固定资产需要及时、真实地录入计算机管理系统中，达到出即入账的效果。如今，有一些高校的资产录入需要一套相对复杂的程序，需要花费一定的时间，看似浪费时间，但这样做实际上为各部门的后续使用提供了信息资源库。因为，这套系统学校的各个部门都有随时查阅的功能。固定资产实施信息化管理，不仅能够提高内部控制的实效，还能在固定资产使用过程中出现问题时，能够及时查出是哪个环节出现了问题。
为了让高校固定资产使用更加高效、更加合理，高校还需建立对固定资产的维修系统，保证固定资产能正常运行。在进行定期维修时，需要部门承担，而在进行大规模维修时，则需要资产管理部门或请专家进行研究，制定方案，共同维修。
（四）制定配套的固定资产内部控制制度。
在建立固定资产信息管理系统之后需要更加的完善其内控制度的建设，比如规范登记学校固定资产和管理台账的制度。利用固定信息管理系统对资产进行统计，明确学校固定资产的动态状况，如哪些建筑、设备需要维修，哪些器材需要重新添置等。建立配套的内控制度，主要是为了让学校的固定资产有刚性的管理措施，使一线的管理员和使用者都有责任感。相关部门应根据内控制度做好学校固定资产的种类、数量、价格、使用对象等信息资料的登记工作，安排专人对固定资产进行一些定期或不定期的检查，及时调整固定资产的库存，妥善保管相关资产资料，确保财务信息的真实性和完整性。
（五）加强高校固定资产管理队伍的建设，建构科学的管理体系。
不论管理科学如何发展，人总是管理工作中最活跃的、最关键的主力因素，所以，提升管理者的素质才能真正提高管理水平。学校领导要充分认识到提高管理人员素质的重要性。在管理队伍的建设上，一要重视基层管理人员的选聘，既要关注管理能力、专业水平，又要关注职业道德、合作精神和责任意识。在选聘过程中，选贤任能，坚决杜绝任人唯亲;二要定期组织资产管理人员进行专业培训，在培训方式上，坚持内外结合，可组织她们去外校参观学习，借鉴先进的管理经验，可聘請有相关专业知识背景的专家到学校讲座;在培训内容上，注重实践性和前瞻性相结合，管理措施要易于操作，便于应用，应指导应用大数据原理，推广网络管理技术 。
（六）建立内部监督机制，提高对固定资产管理的监督能力。
建立监督机制旨在提高固定资产管理的正确性和有效性，使每一层级的管理人员都能够规范自身的职业行为，及时弥补管理中的漏洞。因此，高校应重视监督机制的建设，充分协调学校纪检、巡察、后勤、财会、工会等各个部门，使其发挥各自的职能优势，全方位加强学校固定资产的内部监督工作。
在具体监督过程中，要严格控制固定财产的采购事项，在进行采购事宜前，需要学校主要领导进行集体会签，各个部门的主管，尽可能参与进来，必要时还需要进行专家论证。在确定购买之后，严格按照政府的采购要求进行采购，金额较大的采购项目适宜采用公开招投标的方式进行;在固定资产使用环节，重点监督使用的计划性、保值性和增值性，确保固定资产不过度使用，不无序使用，不无保护使用;对固定资产流动环节的监督，不仅需要财务部门的参与，还需要后勤、系部等各个部门的介入，对固定资产的使用、购买和管理共同实施验收工作，各部门也需要加强自己的业务能力。监察人员需要对固定资产进行严格的控制与监察，切实履行自己的岗位职务。
五、结语
高校固定资产属于国有资产的一部分，如今在高校固定资产内部控制方面还存在着诸多的问题，在一定程度上影响着固定资产的保值率、利用率和完好率。因此，高校必须要针对存在的问题进行分析和研究，并制定相应的内部防控措施，切实加强高校对固定资产的内部管理职能和监督职能，不断提高固定资产的使用价值，做到物有所值，管而有序，督而有效。
（作者单位：江苏经贸职业技术学院）
