新形势下档案收集工作前瞻性研究
邹黔荣
[摘要]新形势下档案收集工作前瞻性研究具有重要的价值，要明确档案收集工作前瞻性指导原则与问题，利用多种管理举措改善工作现状，提升档案管理与服务质量。通过分析新形势下档案收集工作前瞻性意义、指导原则与问题，探讨提升档案收集工作前瞻性的对策，为档案收集与管理工作提供支持。
[关键词]新形势；档案收集；前瞻性
新形势下档案管理工作必须有极强的前瞻性，从档案收集开始，以前瞻性的眼光打造高质量档案管理工作，做好各类档案的高效开发、利用与管理，为新时期深入挖掘档案服务价值提供强有力支持。档案收集工作要遵循现代化、信息化建设步伐，立足于现阶段管理不足，做好工作改进与创新，利用现代化管理理念与技术全面提升档案工作水平，服务各行各业发展，实现新时期档案管理工作的进步与创新。
1、新形势下档案收集工作前瞻性意义
1.1、服务国计民生
我国档案工作以服务国计民生和发展大局为中心，以“三个体系”建设为重点，确保各项事业发展得到有力保障，新常态下，档案管理工作肩负着重大责任，档案收集作为档案服务价值发挥的关键，积极提升档案收集工作前瞻性有重要意义。面临新时期的政治经济和民生发展的新常态，档案工作必须升级，在以往的基础上开拓创新、发扬光大，积累有益经验，运用现代化理念和信息手段从收集阶段开始就提升前瞻性，打造高质量档案管理服务，切实解决新形势下诸多国计民生问题，引领档案工作新发展。
1.2、发挥档案独特作用
提升档案收集工作前瞻性是发挥档案独特作用与价值的关键，是为大局工作作出新贡献的必要选择。从档案收集工作开始，提升前瞻性，有助于找准档案服务发展的结合点，加强档案对接服务，提升档案服务经济社会发展的针对性和有效性。档案收集工作前瞻性的提升有助于进一步强化其为广大人民服务的作用，以为民、便民、利民、惠民为出发点和落脚点，进一步促进档案开放、开发与利用力度，为多个领域档案管理工作与服务工作的开展提供支持。
1.3、促进档案工作提质增效
档案收集工作前瞻性的提升有助于进一步夯实工作基础，促进档案工作提质增效。收集工作前瞻性的提升有助于更好的加强档案工作顶层设计，搞好统筹谋划，为编制好档案事业发展规划、提升规划前瞻性与系统性提供支持。档案收集工作要紧跟数字化资源建设潮流，积极打造信息化档案馆，强化档案安全管理、解决基础工作问题，做好档案保护与开发，进一步加大对新行业特别是新社会组织、新经济组织开展档案工作的指导力度，促进各类地方特色的档案资料的收集归档，解决好档案资源建设问题。档案收集工作的前瞻性是加强组织领导、增进档案事业发展合力的有效途径与必然选择，有助于增强档案工作的主动性，从长远发展入手，制定出有指导性的档案发展规划。
2、新形势下档案收集工作前瞻性的指导原则与问题
2.1、指导原则
档案收集工作前瞻性的保障必须遵循相应的指导原则。一是逐步完善原则，在档案收集、归档与完善过程中，对档案收集及内容必须结合长期的观察、分析、综合工作，为做出全面、准确判断提供支持，逐步完善档案资源建设。二是前瞻性原则，档案作为影响过去、现在及将来的重要因素，在收集工作中必须遵循前瞻性原则，当先行者，先行介入，先行服务的先行思维，做到档案工作应建尽建，全面覆盖，归档文件材料要应归尽归，应收尽收，对档案资料的重要性与价值有明确认识，明确不同时期、不同部门的档案收集重点，注意收集齐全、完整、系统，并及时保管好。三是积极主动原则，档案人员要解放思想，更新观念，主动作为，围绕本地区本部门，乃至党和国家的中心工作去设计和谋划本部门的档案工作，并对本地区本部门工作的职能、业务范围、工作内容要有整体把握和全面了解，收集档案时才会“有的放矢”、“胸有成竹”，同时做到“眼勤、手勤、耳勤、腿勤。四是动态性原则，档案的收集要紧跟时代发展潮流，根据不同部门、项目等需求，及时收集与归档，做到准确、有效、及时补充，以确保档案服务价值。五是客观性原则，档案收集工作涉及资料必须保证准确性与客观性，这也是其得以长期保存、反复使用的价值所在，收集资料时必须对资料来源、资料内容等进行对比验证，以确保档案信息可用性。六是保密性原则，档案收集工作中不少类别资料本身对保密性有较高要求，在收集时必须谨遵这一要求做好档案资料的保密工作。
2.2、问题
缺乏现代化管理意识。档案收集工作要顺应信息化、数字化等潮流，做出变革与创新。目前档案收集管理工作由于受长久以来的传统管理模式、思想影响，在工作中现代化管理意识不到位是普遍问题，反映在实际工作上，就是收集工作前瞻性认识不足、举措不到位，导致档案管理与开发、应用严重滞后，不利于档案资源的进一步开发。
管理举措不到位。档案收集工作前瞻性的提升需要设备、人才、资金、制度、标准等多方面的协助，实际工作中制度建设滞后、设备不到位、人才缺乏、工作基础不足等问题的存在严重制约收集与管理工作质量的提升。由于管理举措不到位，档案收集工作前瞻性受到影响，管理工作弊端重重，无论是对档案管理规定的实践还是档案资源开发利用工作的开展，都受到了直接影响，不利于新时期档案工作的改进与创新，对档案的收集、归档、整理、利用也会造成负担，因此必须与时俱进做出变革，提升档案收集工作前瞻性，以适应知识经济时代和网络时代档案工作新要求。
3、新形势下提升档案收集工作前瞻性的对策探讨
3.1、坚持档案管理依法化、创新化
加强档案管理力度，确保档案收集前瞻性。围绕新常态下档案工作创新要求做到依法治档，将档案工作置于大局中进行思考与谋划，树立大档案、大服务、大发展理念，提升档案收集与管理、规划工作的前瞻性、创造性与科学性。要积极贯彻依法治档理念与举措，提高档案管理科技含量，用科学的思想、方法和手段对档案进行有效管理，坚持档案自查，抓好档案目标管理责任制的落实，实现依法治档。
加强档案工作相关规定的学习，增强依法管理档案的理念，改变传统观念、工作习惯和工作方法，加大投入，科学治档。要适应档案工作标准化和电子化的新要求，建立档案全文数据库，组织档案管理人员学习有关知识，增强档案意识，提高档案工作水平，适应现代信息技术快速发展、融合趋势，在档案管理体制、管理制度、管理方式、管理手段上进行主动调整，按照存量数字化、增量电子化、利用网络化发展思路，提升档案信息化建设和服务水平。要积极探索“互联网+档案服务”的新途径、新机制，推进异地查档、跨馆服务，联合门户网站和微信、微博等新媒体，加快档案服务模式转变，实现由被动向主动、由单一向多元、由书面向电子的转变。
3.2、坚持档案管理制度化、优质化
档案管理要做到领导到位，工作中高度重视和支持档案收集工作，加强组织领导，将档案收集工作纳入全局考核内容，做到档案管理总管、分管到位，权责明确，配备专门、高素质、专业档案人员，形成全面且优质的档案管理网络。做到谁形成、谁收集、谁整理、谁负责、谁归档、谁组卷、谁移交的运行机制，档案管理要强化各项举措的贯彻落实，要积极制定明确规划目标、明确档案管理细则，健全完善规章制度，对各门类和载体档案实行集中统一管理，强化档案工作管理职责，并对档案室现存各类档案等进行整理，确保档案收集、分类、编目、案卷质量等符合国家管理新规范。
档案收集与管理要做到投入到位，档案库房管理积极采取“九防”措施，档案管理设施设备齐全，做到三室分开，档案的安全、技术保护和库房管理符合国家有关规定，积极加快档案现代化管理步伐，使用档案管理专用软件，建立档案数据库，实现计算机目录检索和文件全文查阅，提升档案建设与利用信息化水平，打造精品优质数字化档案资源。档案管理服务要到位，积极开发档案新信息资源，编制多种档案检索工具和各类有价值编研资料，采取多途径的利用查询手段，及时、准确地为领导决策和各部门工作管理提供各种信息，取得社会效益和经济效益的共赢。
3.3、坚持档案管理标准化、精细化
积极适应档案管理创新工作需求，从三方面入手服务档案管理工作的高效开展。要以强化档案标准管理为基础，严格遵守相关档案材料收集归档规定要求以及“实、全、准、细”规范标准，对原有档案进行全面整理，通过鉴别分类、查漏补缺、排序编目、装订成卷等程序，确保档案材料的完整性。进一步规范档案基础管理，以提高档案管理水平为目标，按制度健全档案，确保档案信息的准确性，对档案进行集中审核、整理、装订，保证规范化，配合档案信息化建设对信息及时更新维护，做到随变随改、随动随调，提高档案信息利用工作的效率和质量。
要以强化管理活动为核心，坚持规范化、精细化理念对档案室进行优化、改造，积极配备全新电子设备与设施，完善电子档案，全面提升档案管理工作的标准化、规范化水平。要以强化法律法规管理为保障，深入学习贯彻《档案法》等法律法规，加强档案资源建设，提升档案基础业务水平，深入开发档案信息资源，使档案工作能迈上一个新台阶，达到一个新高度。
4、结束语
综上所述，新形势下档案收集工作前瞻性的提升与保障有重要意义，要立足于档案收集工作实际，直面问题，做好档案的创新、依法管理，打造标准化、精细化档案服务，促进档案管理现代化、优质化，进一步提升档案管理工作质量，推进档案工作的开展。
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