煤炭行业档案管理工作面对的问题和对策
王丽荣
中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2020）06-086-02
摘 要 煤炭企业的档案管理内容不仅记录了煤炭企业的经营发展情况，还对整个煤炭的生产环节和管理工作等产生的资料和信息进行记录。当前，煤矿企业的档案管理类型主要包括：文书档案、财务档案和科技档案等类型，这些档案信息中涵盖了煤矿企业的采煤系统、通风系统和运输系统、地质系统等工作体系中的信息，是煤炭企业发展过程中的重要和核心的资料。其不仅总结和归纳了矿井的发展历程，还是几代煤矿人运用自身的智慧和汗水积累的有价值的资料。因此，在新时期下为了能够提高档案管理的水平，本文针对相关问题进行分析，以供参考。
关键词 煤炭 档案管理 问题 对策
煤炭企业是国家能源的重要来源，关系到我国经济发展，因此所记录的历史信息及相关的数据尤为重要，特别是在企业遇到问题时，首先想到的是查企业历史记录，经过查阅档案，结合当时的具体情况，一些问题便迎刃而解。同时在选人用人方面，每个员工在企业发展中都有其特殊的表现，在档案中都记载着好的一面和不好的一面，经过查阅档案，对每个员工都有一定的认识和了解，这样在提拔领导干部时使领导班子成员对一些员工更加有保障，更能做到量体裁衣。综上所述，档案管理工作在煤炭企业发挥着很重要的作用，对企业长期、稳定的发展起着非常深远的作用。
一、煤炭企业档案管理的重要意义
主要包括以下几点：1.为管理层决策提供帮助。企业档案中所记录的是一个企业所有经营活动和生产活动的信息，煤炭企业更是有着更加庞大的信息量，其中包括生产经营、人事变动等信息，涵盖了企业在整个发展过程中的经营成果及其历史。这些信息往往能在企业遇到困难时，提供经验性的解决措施和方向性的帮助。从这些方面而言，煤炭企业的档案管理工作有着十分重要的价值，应当给予足够多的重视。2.维护企业合法权益。企业的档案卷帙浩繁，尤其是一些原始凭证，在企业审查中也是会起到重大作用，使管理者更为清晰地了解公司的资产构成状况。在面对涉及经济纠纷时，原始凭证就是企业最有力的武器，能够帮助企业维护自身合法权益，避免较为重大的损失，为企业的正常运营和发展提供一定的保护。3.提高企业的经济效益。煤炭企业档案涵盖了生产、经营、人事、技术等内容，也见证了企业的发展，记录了企业的成功与失败[1]。这些数据经过有效的分析和管理，能够在较大程度上起到借鉴和警醒的作用，使企业能够在面对困难时，引领企业能够顺利走出困境，进而节省企业成本，提高企业的经济效益。
二、煤炭企业档案管理存在的问题分析
1.煤炭企业的领导对档案管理不够重视。主要体现在资金投入不足和人员素质不高等问题。资金投入不足：随着我国科学技术的不断发展，我国的档案管理已经由原来的手工操作转变成电子文档，并且采用计算机互联网，但一些煤炭企业的领导只重视生产管理，忽视档案管理，由于对档案管理资金投入不足，一些煤炭企业档案管理仍停留在半手工操作层次，造成档案记录不完整、不全面和不真实等，极大地影响了档案管理的发展。人员素质不高：由于一些企业对档案管理的不重视，对档案管理人员的选用门槛过低，极大地阻碍了企业档案管理的发展。
2.煤炭企业档案发展动力不足。前进的动力是推动自身发展的重要因素，也是主导因素，一旦失去这个动力，任何事物的发展都会趋于停滞，就好像在当前的教育环境下，大学作为学生的目标，在实现以后，家长和老师一旦放开管制，学生就会在大学中沉沦，依然是无法成为一名栋梁之材的。企业档案发展也是同理，煤炭企业作为能源企业，成立前期往往受到政府的高度重视，也都受到政府的支持和管理。而对档案的管理，并不是企业自身意识到其价值所在，而是政府强制要求下不得已才进行企业文档的管理。而目前社会处在经济转型期，国家放开管理，致使企业档案发展难以摸清楚方向，由此导致档案堆积如山，无人问津。至此，档案管理就成为空谈，档案的整理工作也没有专职人员去负责，等到库房无法存放更多的档案时，再临时抽调人员开始档案整理，但是这些档案都是数年积年累月下来的，又岂能是简单整理就能完成的工作；再加上临时抽调人员去整理档案，导致的工作延期也是要计算的损失。甚至想要放弃档案保管的企业的个人也不在少数，连企业档案本身都被忽视了，更不用说企业档案价值的挖掘了。在部分人眼中，连企业档案是否应该存在都被怀疑，可见企业档案管理的必要性在人们心中的地位已经岌岌可危了。
3.管理流程机械化。如果不改变人们对企业档案管理的认知，其功能将逐渐单一，成为保存文件的库房罢了。而当前的管理制度，却把库房变得像个流水线，缺乏相互联系。从文件的收集到整理，是简单地按照标题进行分类、编目、装订后，再摆放得整整齐齐，这一套流程就结束了。从中可以看出，每个管理过程基本就是个流水线，只要能保证按时交接就可以了。挖掘其中的价值、细密地分类是不太可能的，毕竟只是为了应对检查。这样一来，整个管理流程基本形同虚设，更別说发掘更大的价值。煤炭企业的企业档案管理大多依照传统模式进行，这也就不可避免地导致企业档案管理的流程也是宛如流水线一样的作业了[2]。
三、提升煤炭行业档案管理的相关对策
1.转变观念，提高重视程度。开展档案建设对于提高企业工作效率、减少劳动成本、提升企业经济效益具有重要作用，但当前煤炭企业对档案建设的重视程度不够，需要转变观念，意识到档案数字建设的价值，从而推动进程。从管理者层面而言，应将档案数字化工作纳入企业整体规划，将档案建设经费纳入年度预算，为数字建设提供资金支持。从档案从业者而言，要更新工作观念，重新定位档案工作在信息时代面临的机遇与挑战，明确自身存在的不足，积极学习新的专业知识、提升信息技术以应对建设的需求。
2.实现办公与档案管理的一体化发展。伴随着大数据、互联网时代的到来，煤矿企业业务不断增多，办公规模倍增，这就导致煤矿企业无论是在产品的开发、技术上、财务上、销售方面以及人事方面都存在着大量的文件。这些文件内容与档案管理内容联系较大，档案管理部门在对这些文件进行整理、提交和归档时如果采用传统的办公软件或者办公手段等，不仅加大了档案管理人员的工作压力，使得档案管理工作出现混乱等问题。因此，面对海量的信息，只有采用档案管理自动化系统，将煤炭企业中的基础办公和档案管理工作进行相互融合，才能实现办公与档案管理一体化的发展，并有效地节省了人力和时间方面所产生的损失，提升了档案管理的工作效率。
3.积极推进煤炭企业档案管理制度建设。煤炭企业档案管理应当和智库相链接，依靠智库所拥有的庞大的知识资源，明确分析企业的各项情况，对企业进行方向性的引导，改变以往被动式的服务模式，提供更加具有主动性的服务，从而变成一个能够创造经济价值的部门，使人们改变过去的偏见，真正意识到档案的价值，也能够提高煤炭企业档案管理工作者的认同度，提高服务质量。
4.资金支持。档案管理和其他管理一样，要达到一定的规模和标准就要给予一定的资金支持，办公设施、先进设备的引进、技术人员的聘用等都需要资金。目前我国较为先进的档案管理已经达到计算机数字化网络管理，形成多媒体网络信息库，可以与同行业形成档案信息共享，并利用机读档案、声像档案等新型档案载体为对象实现对档案的保存和保护，实现档案资料的真实性和完整性。但目前我国大多数煤炭行业档案管理还达不到很高的水平，这就要求煤炭企业的领导在建立标准时要高，资金投入要实，资金达不到一次到位，也要制定计划，分次投入，做到逐步实现煤炭企业档案管理现代化。
5.规范管理，强化安全性能。信息安全是档案数字化建设需要考虑的重要问题，加强安全性能既包括档案实体的安全，纸质档案数字化过程中要确保原始档案的完整性与安全性，做到不损页、不缺页。档案管理还应确保档案信息的安全，特别是涉及煤炭企业机密的档案，因此，档案从业者应具备高度的保密意识，采取档案业务外包的企业应与外包企业签订保密协议以确保信息的安全。而对于档案管理后期的安全保障，一方面要运用计算机加密技术、定期杀毒等措施防范黑客或病毒的侵扰，另一方面，注重管理软件的更新升级，做好数据迁移工作，以避免因數据兼容问题造成的数据无法读取等问题。
6.注重档案管理人员的继续教育。面对新形势的新要求，档案管理人员需通过继续教育开不惯提升自身素质以更好地适应时代的新发展。国家档案局联合人力资源和社会保障部印发《档案专业人员继续教育规定》，对多个方面对档案从业人员的继续教育进行了详细阐述。针对煤炭企业档案工作者应从三个方面着手着力提升自我素质：一是档案专业知识。档案工作是一项专业性较强的工作，而非档案专业的兼职人员理论知识不足难以实现档案的专业管理，通过系统学习档案专业理论知识十分必要。二是煤炭企业相关知识。煤炭企业是国民经济发展的重要支撑，是专业性企业，其档案管理具有专业性，特别是档案信息中涵盖的煤矿企业的采煤系统、通风系统和运输系统、地质系统等工作体系中的信息，需要专业人才才能明确，因此深化煤炭企业相关知识的学习十分必要。三是信息技术相关知识。随着档案管理工程的逐步推进，掌握必要的信息技术已成为档案管理人员应对档案事业发展新特点的必然要求，如Word、Excel等常用办公软件，档案管理系统、数据库操作，等等。
四、结语
档案管理对煤炭企业今后的发展起着举足轻重的作用，但目前我国一些煤炭企业对档案管理重视程度不够，因此在资金投入和人才引进及培养方面还存在不足。只有不断提高企业管理人员的档案意识，不断加大资金投入，吸引更多素质高、能力强的人员加入，煤炭行业档案管理工作才能不断提高。
参考文献：
[1]李春林.对提高企业档案利用率的几点认识[J].办公室业务，2019（A01）：44-45.
[2]白舒帆.人事档案管理现状探析[J].现代国企研究，2019（20）：185.
