巧用Access解决预算单位国库支付回单打印问题

2022年10月13日12:00:09巧用Access解决预算单位国库支付回单打印问题已关闭评论
摘要

施永利【摘要】? 预算单位国库支付回单是单位财务的重要原始凭证,是期末进行对账的重要依据,也是审计查询的重要依据。由于预算单位国库支付不能实现诸如企业网上银行自助打印的功能,预算单位会计人员在打印处理回单上耗时又耗力。文章采用Access工

    施永利

    

    

    【摘要】? 预算单位国库支付回单是单位财务的重要原始凭证,是期末进行对账的重要依据,也是审计查询的重要依据。由于预算单位国库支付不能实现诸如企业网上银行自助打印的功能,预算单位会计人员在打印处理回单上耗时又耗力。文章采用Access工具将国库支付网上的回单信息巧妙地转换成数据库信息并充分和财务信息相匹配,实现自由实时打印,解决了回单打印整理问题,极大地提高了回单处理的效率。

    【关键词】? Access回单;打印

    【中图分类号】? F232? 【文献标识码】? A? 【文章编号】? 1002-5812(2019)17-0105-02

    一、预算单位国库支付回单打印现状分析

    经过十几年的建设,我国财政资金的支付已经建立起了比较完善的国库集中支付模式,预算单位在实行国库集中支付后,出现了两种支付方式,一种是授权支付,另一种是直接支付,目前直接支付的占比越来越大,有些地方财政直接支付的比例已经达到了95%以上。授权支付时预算单位根据自行开具的授权支付单存根联和原始凭证一并记账,直接支付时预算单位根据代理银行开具的《财政直接支付入账通知书》(简称回单)及有关原始凭证记账。单位直接支付时由单位在国库集中支付网上申请,财政相关处室审核,再通知代理银行支付,从单位申请到银行拿到回单要有2—3天的时间,单位通常是定期到银行打印回单,并将回单分插在凭证后面。近年来财政也进行了改革,在国库集中支付网上的支付凭证栏增加了直接支付入账通知书打印栏,但由于单位凭证记账和银行支付存在着2—3天的差异,再加上财政审批直接支付时由于内控分工的要求,财政审批的顺序和单位申请的顺序也不一致,导致单位记账的凭证顺序和国库集中支付网上打印的回单顺序不一致,在单位业务量比较大的情况下,财务人员将回单插入会计凭证往往费时费力。

    为解决上述问题,有两种方式可以考虑,一是考虑将回单打印好后单独装订,目前有少部分单位这样处理,但这种处理方式有不太合规的方面,因为《财政国库管理制度改革资金支付管理暂行办法》明确规定,对财政直接支付的支出,预算单位根据代理银行开具的《财政直接支付入账通知书》及有关原始凭证记账,而且采用这种方式会计凭证的顺序和通知书的处理顺序完全不一致,造成了将来对账、审计等工作的麻烦,不利于单位的财务管理;二是将回单标上记账凭证号,然后分插到相对应的会计凭证后面,这种方式是完全符合规定的,但手工查找核对确认凭证号要花费很多时间。若能采用简便的方法在装订凭证时实时打印出回单附在凭证后,这样就可以有效地节约查找的时间,然而目前财政国库网上的打印并不具备这样的功能。

    二、采用Access设计回单打印

    针对上述状况,笔者尝试用Access来解决回单打印的问题。根据国库支付网上报表栏中的支付信息直接导出Excel表,注意要删除表头和表尾的合计(这两行是合并单元格的方式,将表导入Access中时,合并单元格是不能导入的),同时不建议删除表列,尽管电子表的列很多是没用的,但在Access中处理数据是可以选择性使用表列的,这样可有效减少修改的工作量。打开Microsoft Access 2010,建立数据库Database1,在该数据库中导入国库支付信息Excel表,形成数据库中的名为“第一页”的表,然后对该表在创建功能下严格按照国库网上代理银行的回单格式和内容(见上页表1)进行设计。

    对于标题、固定内容可选择设计工具中的文本框、标签框设计,并按照上表内容准确填写,对于需要自动生成的内容(即上页表1中标*的内容),可选择“添加现有字段”功能自由地选择添加相关字段,按照上页表1格式通过调整报表设计中各对象的格式将报表设计成和回单一样的格式。表1中有一个较难处理的问题是大写金额的问题(标“**”),由于国库导出的Excel表中只有小写金额,没有对应的大写金额,对此有两种处理方式,一种是在导入前就在Excel表中增加一列大写金额,并用函数自动将人民币小写金额转换成大写金额,假设小写金额为A1格,大写金额B1格=IF(A1<=0,)TEXT(INT(A1),[dbnum2]人民币G/通用格式‘)&元&IF(INT(A1*10)-INT(A1)*10=0,IF(INT(A1)*(INT(A1*100)-INT(A1*10)*10)=0,,‘零),TEXT(INT(A1*10)-INT(A1)*10,[dbnum2]&‘角)&IF((INT(A1*100)-INT(A1*10)*10)=0,‘整,TEXT((INT(A1*100)-INT(A1*10)*10),[dbnum2])&‘分))。然后可以運用拖动“十字”的方式将小写金额自动转换成大写金额,这样导入Access中大写金额字段就有了。另一种是在表格设计中选择大写金额栏后选择金额,然后在金额的控件来源中将上述函数写入,也可以生成大写金额(详见图1)。

    对报表中内容的格式、字体等调试后,即可很方便地生成和代理银行一样的回单(详见表2)。

    三、打印回单的处理及回单规范性问题

    (一)打印回单的处理

    通常打印的回单在装订凭证时要分插到每一张对应的会计凭证后,实际工作中经常是按编号排好会计凭证,然后在一批回单中查找凭证对应的回单,耗时又耗力。为了更有效地处理回单,可以有两种解决方法。方法一:在上述Access报表中设计查找功能,比如按单位名称、按金额查找,在装订凭证时逐个实时打印回单附在相应的会计凭证后。方法二:可以将财务对账工作和回单处理充分结合,即在国库支付系统和财务系统中导出支付明细的Excel表,通过排序(通常可以按支付金额排序)并辅以摘要等信息将财政国库支付和单位财务支付金额核对一致,单位财务支付信息中的凭证号就很方便地匹配到了国库支付信息中去,这样打印回单时可以按凭证号排序方便快捷地打印出回单。需要注意的是,如果财务系统的凭证号是文本格式,自动排序时并不能按照数值自然顺序排列,这时需要将文本凭证号转换成数值再进行排序,Excel中的文本格左上方的“!”可以很方便地将文本转换成数值。回单的顺序和会计凭证的顺序都是按照会计凭证号从小到大排列,装订凭证时只要依次分插在凭证后面即可。从上述方法对比可以看出,方法一要多次查询信息、多次打印信息,方法二将回单处理和财务对账融合在一起,回单可以一次性打印,也不存在找回单问题,省时又省力。笔者建议采用第二种方法。

    (二)单位自行打印回单规范性问题

    目前对于单位自行打印回单会计制度并没有一个明确的规定,单位自行打印的回单从实质上来说并不是银行的真正回单,但不管是财政网上打印的还是导出财政数据在Access中打印的,笔者认为,只要反映的内容是真实完整的就是有效的。为了防止相关的舞弊行为,回单打印的功能不得由出纳人员负责,防止出现出纳人员为了掩盖支付舞弊而人为修改打印数据的现象。

    四、结束语

    使用Access方式打印回单,不仅提高了会计凭证处理的效率,还提高了回单在其他方面的使用效率,比如报账人员需要准确的支付信息时可以在Access中快速寻找和打印,回单也可以以电子方式方便地传送给使用人,甚至还可以将这些支付信息进行分析、加工形成图表信息,然而这些功能在财政国库支付网上是无法实现的。希望本文的方法能够给预算单位的会计人员提供有效的帮助。X

    【主要参考文献】

    [ 1 ] 财政部.关于中央预算单位2012年深化国库集中支付制度改革若干问题的通知[S].财库[2011]163号.

    [ 2 ] 财政部,中国人民银行.关于印发《国库集中支付业务电子化管理暂行办法》的通知[S].财库[2013]173号.

    [ 3 ] 张强.Access 2010中文版入门与实例教程[M].北京:电子工业出版社,2011.

    [ 4 ] 徐卫克.Access 2010基础教程[M].北京:中国原子能出版社,2012.