论高校创新创业档案建设的实然状态与应然指向
张宝强
摘? 要：本文针对当前创新创业档案建设亟待解决的问题，对以完善创新创业档案建设为突破口，提高思想认识、完善管理机制、加强档案编研、实施数据管理，不断提高档案管理水平等方面对实然状态和应然指向进行了思考。
关键词：高校创新创业档案;概念建构;实然状态;应然指向
Abstract： This paper consider actual state and ought to point about taking improving the construction of innovative and entrepreneurial Archives as a breakthrough， improve the ideological understanding， improve the management mechanism， strengthen the compilation and research of Archives， implement data management， and constantly improve the level of Archives management faced to inevitably many problems to be solved in the construction of innovative entrepreneurial Archives.
Keywords： University innovation and entrepreneurship archives; Concept construction; Actual state; Ought to point
高等學校“双创”教育过程中学生参加创新实验、发表论文、获得专利和自主创业等出现大量档案材料，对于准确评价学生的学习状况和服务学生的就业择业具有重要的参考价值，需要加强建设。[1][2]
1 高校创新创业档案建设的实然状态
1.1 思想认识不够到位。有些学校实现了档案管理的机构、人员、场地、经费“四个到位”，但是对创新创业档案这一新型档案门类认识不足、关注不够，行为不够积极。还有些学校学生创新创业内容比较分散，学生创新创业档案涉及面比较广、时间跨度比较大，建设起来有许多难度。加之部门之间条块分割、职责不够清晰，建设创新创业档案的热情普遍不高，高校创新创业档案建设任重而道远。
此外，许多学校档案管理模式落后，计算机和信息技术运用不到位，纸质档案存储浪费空间、使用不便、容易损坏。急需转化为可以存储的、数字化、电子化的档案信息，在计算机网络中有效保存。
1.2 政策制度不够健全。目前，高校档案建设的指导性文件是20世纪90年代初期出台的。当时，高等教育的发展规模和现在存在很大差距，尤其是高校创新创业教育尚未起步。因此，关于“创新创业”的档案门类还不存在。21世纪初期，高校创新创业教育开始萌芽，当时发展还是极为缓慢。国家出台的《高等学校档案管理办法》，关于学生档案的内容只明确了入学前的高中档案、入学登记表、大学学籍档案、毕业生登记表等内容，仍然没有将创新创业档案纳入档案管理范畴。
党的十八大以来，国家出台系列文件推动“双创”教育，高校创新创业教育蓬勃发展，取得了突出的成效。然而，还没有建立创新创业档案管理体系，许多创新创业档案材料散落在不同的部门或者学院，没有实行集中统一管理。
1.3 实际操作存在困难。由于资源掌握的不均衡，部门站位各不相同，高校创新创业档案建设在实际操作中存在许多困难。加之对高校创新创业档案本身研究不够，档案的归档范围、保管期限、使用开发等难以形成统一认识，档案管理部门在归档过程中存在许多这样那样的困难。
2 高校创新创业档案建设的应然指向
2.1 提高思想认识。高校创新创业档案是记录、传播大学创新创业文化的重要载体。高校创新创业档案建设，体现的是整个社会对高校创新创业教育的认知和态度，是对大学校园文化建设的重视程度、理解程度和支持程度的直接体现。
因此，高等学校必须牢固树立创新意识、发展意识，通过创新创业档案建设提高全校对深化创新创业教育改革的认识，不断调整对创新创业档案建设的认知程度。用高水平创新创业档案建设，服务师生和社会各界查阅和利用创新创业的档案需求，推进“大众创业”“全民创业”的蓬勃发展。
2.2 完善管理机制。高校创新创业档案建设是一项专业性极强的工作，必须规范管理、科学管理。在工作机制方面，要建立党委统一领导、职能部门牵头负责、各二级单位支持配合的工作机制，层层压实档案管理责任。要成立全校性的档案管理委员会或者档案管理领导小组，由学校主要领导牵头负责。
学校档案馆要发挥专业优势，协同学校有关部门做好职责分工和工作要求，明确创新创业档案管理的具体内容和要求。各个学院按照学校统一要求做好档案材料的定期移交和归档;在人员配置方面，要构建“学校领导——职能部门——基层学院”三级工作体系。
通过制度建设，确保每个部门至少配备档案工作分管领导和一名兼职档案管理员，并做好定期或不定期开展业务培训、工作指导和工作交流工作，统一对创新创业档案管理的认识，提高创新创业档案管理的水平;同时，加强创新创业档案建设的检查与考核，提高高校创新创业档案建设质量。
2.3 加强档案编研。以专业化的思维统筹档案管理工作。定期召开创新创业档案建设研讨会，明确每一个档案材料的性质、功能、归档范围和保管期限等，使得档案的过程管理、痕迹管理更为清晰，保证历史记录的完整性、归档材料的系统性。
在适当的时候，开展创新创业档案成果展示，进一步宣传档案知识，提高广大师生对创新创业档案建设的认识，更有针对性地开展创新创业档案管理工作，形成档案建设的良性循环。
2.4 实施数字管理。面对海量的传统档案资料，快速获取信息满足用户需要的难度愈来愈大。实行档案数字化建设与管理，是时代对档案管理工作的新要求。高校创新创业教育涉及内容多、人员广、范围大，也迫切需求实施档案数字化管理。
实施高校创新创业档案的数字化管理，将传统的以纸质为主的管理模式改为网上操作，一方面可以大幅度减少保管储存的费用和占地空间，另一方面有利于档案信息的查询和运用。
与此同时，实施高校创新创业档案的数字化管理，可以大大减轻档案管理人员的工作负担，有效避免反复复印造成的纸张浪费、环境污染和人员利用。
数字化档案由于可以原样电子化处理、数字化备份保存，这样还可以打破“孤本”限制，在不同部门、不同地域之间快速传输，有效实现档案材料的资源共享。[3][4]
用习近平总书记杭州考察时的讲话，就是要“运用信息化让城市变得更“聪明”。通过大数据、云计算、人工智能等手段推进高校创新创业档案管理的现代化，是新时期高校档案管理的必由之路。
*本文系2020年河南省高校人文社科类科技创新人才项目（项目编号：2020-cx-025）、2020年度河南省高等学校重点科研项目（项目编号：20A630008）、2019年度河南省高等学校重点科研项目（项目编号：19A630011）、2019-年度河南省教育厅人文社会科学研究一般项目（项目编号：2019-ZZJH-316）阶段性研究成果。
参考文献：
[1]李玲.高校学生创新创业档案建设与管理研究.档案管理，2018（3）：94-95.
[2]王琳.高校创新创业档案系统构建与管理.兰台世界，2017（21）：54-56.
[3]庞小铭.试论高校学生创新创业档案管理工作.创新创业理论研究与实践，2018（8）：108-109.
[4]李鸿，蒋宏灵.试论高校学生创新创业档案管理工作.档案时空，2017（8）：16-17.
（作者单位：河南工业大学? ? 来稿日期：2020-02-20）
