浅析产权交易档案信息化建设工作

    马丽荣

    【摘要】随着计算机的发展及普及，各行业都加快了信息化建设的步伐，产权交易中心也加快了信息化管理的进程。特别是在产权交易档案数量不断增加的新形势下，为了能够更好的提高产权交易档案管理的质量，产权交易档案信息化建设已成为必然的趋势。文中分析了产权交易档案的特征，并进一步对产权交易档案信息化建设规范化、标准化、信息化内容进行了具体的阐述。

    【关键词】产权交易档案；信息化建设；特征；内容；注意事项

    一、产权交易档案的特征

    产权交易档案作为一种专门档案，其具有自身显著的个性，因此需要对产权交易档案的特征进行深入认识，从而为产权交易档案信息化管理工作奠定良好的基础。

    （一）档案文件来源的广泛性。产权交易档案文件形成主体具有多元性的特点，这也决定了产权交易档案文件来源的广泛性。在一宗产权交易过程中，其文件多来自于外单位的转让方或受让方，产权交易机构形成的文件数量较少，多是受理转让申请、发布转让信息、登记受让意向、组织交易签约、结算交易资金、出具交易凭证等普遍性程序形成的档案。尽管产权交易文件来源十分广泛，但对于这些外来文件的收集难度并不大，由于在产权交易过程中这些文件是产权进场交易必然要提交的，因此交易机构只需要严格执行文件流程管理制度即能够完成这些文件的收集工作。

    （二）档案文件作用的法律凭证性。产权交易是一项十分严肃的法律行为，这也使产权交易文件具有较高的法律凭证性，故收集的文件材料要符合真实性、完整性和有效性，从而保证交易行为的合法性和规范性。在对产权交易文件收集时，要保证文件齐全的基础上，还要对文件的合法合规性进行审核，这样交易过程中才能以这些合法文件作为凭证，并要担负相应的法律责任，避免损害国家及交易双方权益的行为发生，一旦出现国家资产流失情况时，要对导致该行为的机构及人员追究法律责任。

    （三）档案内容构成的成套性。产权交易中心在产权交易过程中是一个服务平台，通常是以一宗具体产权交易作为单位，这也使产权交易过程中形成的文件具有较强的关联性，即一宗产权交易活动会形成一套产权交易档案，因此也决定了当前产权交易档案管理的基本形式，即按套地收集、整理和保存。

    二、产权交易档案信息化建设的内容

    （一）建立和完善产权交易档案检索数据库。建立产权交易档案检索数据库这一项系统的工程，需要有计划有组织的进行。在具体实施过程中，在建立目录级检索数据库的基础上，要进一步对文件级检索数据库进行完善，从而打造一个高效、快速及准确的产权交易档案检索数据库。目前在信息技术快速发展的新形势下，各地产权交易中心都加快了产权交易档案信息数据库系统的建设步伐，而且将检索性数据与文件性数据有效的结合在一起，对产权交易相关的信息进行录入计算机，利用智能化信息检索技术来构建出完善的产权交易档案检索数据库系统。这样只需要键入几个关键词即可以完成搜索工作，有效的提高检索速度。

    （二）逐步实现产权档案的全文数字化。目前各产权交易中心档案数量十分庞大，而且呈现出逐年增加的态势，在当前产权交易档案信息化建设工作中，这些海量的交易档案需要加快实现全文数字化。这样即可以通过信息平台来为各职能部门及利用者提供档案信息服务。而且充分的利用各种缩微技术、扫描技术及光盘技术，可以有效的增加档案信息的存储量，利用较小的空间即可以完成产权交易档案信息的存储工作，而且所存储的信息更为直观，具有较强的可操作性，为开发带来诸多便利。目前我中心已开始有计划有步骤的开始实施产权档案全文数字化工程，力争在短时间内实现产权交易档案全部数字化，并实现网络化。因此在当前办理产权登记过程中，相关资料和数据都开始直接进行数据化处理，利用网络进行存储。对于历史档案信息，利用数据信息录入来对原始档案信息进行处理和存储，加快实现历史档案资料的网络化利用。

    （三）推进产权交易档案信息资源的二次开发。应用数字化技术手段与网络工具提高开发档案资源的能力与水平，积极利用现有的产权交易档案资源，营建档案资源共享的政策与环境，实现产权交易档案资源的合理配置，以自己独特的利用服务方式，为社会提供一种全新的传播、交流档案信息的方式与高质量的档案信息产品，不断满足社会对产权交易档案信息的需求，实现产权交易档案资源的社会共享。

    （四）电子数据安全性管理。产权交易档案信息化建设中会遇到档案信息的安全、保密等敏感问题。如网络链接、数据转换、网络维护等问题。因此，要认真制订工作方案，严格执行国家有关产权档案利用范围的规定，做到严谨周密、万无一失，确保档案信息的安全。同时，要制订严密的工作制度，采取物理隔离、防火墙、电子密钥、下载销毁装置等技术及完善备份的措施，确保产权档案信息数据库的安全运行和档案信息安全传输。

    （五）档案信息管理人才队伍的培养。档案数字化及数字化档案信息管理涉及到计算机软硬件与扫描技术、数字影像处理技术、存储技术和档案管理的基础知识，这就要求档案信息化建设人才不仅要具有深厚的档案学理论、计算机技术、还应具有与时俱进、超前创新的意识和主动踏实的工作作风以及丰富的工作经验，具有较全面的知识结构以及敏锐的信息意识以适应信息化建设的需要。因此，培养综合人才已成为档案信息化建设能否顺利进行的重要因素。

    三、结束语

    产权交易档案信息化建设是一项系统工程，近年来我国产权交易中心在档案信息化建设方面也取得了一定的成效，为全面实现产权交易档案信息化建设打下了坚实基础。目前运行的产权交易档案信息数据库系统，信息容量大、检索方式多、查询速度快、调档时间短、服务范围广、安全系数高以其便利、快捷、准确、资料齐全突显出优势，在产权管理、服务市场经济建设中发挥了极其重要的作用。在当前数字化工程的新形势下，各产权交易中心必须加快和有力推动产权交易档案信息化建设的进程，促进产权交易档案信息资源的开发与利用，使产权交易档案更好地为经济社会发展服务。

    参考文献

    [1]李铮.不容忽视的产权交易统计和档案管理工作——浅谈参加统计和档案管理专题培训班的心得体会[J].产权导刊，2013-06-01.