人才流动、人事代理中档案管理存在的问题与对策

    赵彦红

    [摘要]传统的档案管理体制阻碍着人才流动，人事代理管理促使档案管理改革初见成效。随着社会的进步，人们不仅希望档案管理能够有利于社会发展，有利于人才流动，同时希望揭开覆盖在档案表面上的神秘面纱，使之成为公民的说明书，成为用人单位与当事人诚信的信约，促使人们以诚信去工作，以诚信回报社会。

    [关键词]人才流动；人事代理；档案管理

    人事代理是为了适应社会主义市场经济的发展需求而推行的一种新型的人事管理社会化方式。人事代理为营造人才合理流动的社会环境、解除人才在不同所有制单位之间流动而带来的后顾之忧、更好地保证和促进人才的合理流动发挥了重大作用，但与人事代理密不可分的人事档案管理问题，也成了档案管理中突出的问题。

    近年来，随着人事档案目标管理活动的不断深化，流动人员人事档案管理的地位和作用日益凸现。人才交流中心在流动人员人事档案管理工作实践中，高度重视基础设施建设，按标准对档案库房进行改造，购置了档案密集架，按规定实行了库房、办公、查阅三分开，配备了防火、防盗、防潮、防光、防蛀、防高温的设施，组织专门人员对流动人员档案进行了专业化的整理，为流动人员档案管理晋升一级工作打下了坚实基础。同时为广大流动人员提供了接转人事关系、调整档案工资、办理职称评定、退休和社会保险等服务。但在人事制度改革的深化过程中，流动人员人事档案管理也出现了一些问题，直接影响了人才的合理流动，迫切需要采取有力措施加以解决。

    一、流动人员人事档案管理工作存在的问题

    （一）流动人员人事档案管理体制未理顺。1996年12月，中共中央组织部、国家人事部发布的《流动人员人事档案管理暂行规定》明确规定：“流动人员人事档案管理机构为县以上（含县）党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构，其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案；严禁个人保管他人人事档案。”但目前该政策落实的并不理想，存在人事、劳动、教育等部门多头管理，不具备档管资格的企业和个人越权、违规管理等现象。这既造成了流动人员人事档案管理秩序混乱，又对流动人员人事档案的安全性、真实性构成了严重的威胁，使档案管理缺乏严肃性。之所以出现上述问题，主要原因还是对该规定的宣传不够，一些人员、一些单位不了解、不掌握关于流动人员人事档案管理的规定，不清楚流动人员档案涵盖的范围和管理机构等。

    （二）流动人员人事档案管理的相关政策难以适应市场经济发展的要求。随着人才流动的日益频繁，全国各地人才中心保管的流动人员人事档案的数量不断攀升，与此同时，大量无人问津的人事“死档”、“弃档”也不断增多，石家庄市井陉矿区人才中心现存流动人员人事档案1800余份，“死档”已超过150份，个别达到10年。当前人事档案管理制度仍保持计划经济时代的管理模式，在人事代理业务未开展前，人事档案纯属单位所有，很多单位从留人才的角度考虑，以卡人事档案为手段，来制约人才跳槽；同时还有很多流动人员对人事档案和人事档案性质、地位、作用认识模糊，档案观念淡薄，自动放弃档案，使档案遭遇冷落，导致“弃档”、“死档”。这就使得工龄无法计算，户口无处挂靠，职称不能及时申报，需要考研、出国政审等证明时无处可开，造成许多不必要的损失。

    （三）流动人员人事档案材料收集整理不规范

    人事档案是每个人形象的“缩影”，档案材料是流动人员身份、工作经历、学历、人事关系等最真实、最直接的证明。档案整理工作直接关系到人事档案的安全和流动人员的切身利益，但目前部分档案材料存在一些不规范的地方，一是档案材料的字迹不耐久，手续不完备、内容不完整。如，有的呈报表有呈报意见，无批准机关意见；有的履历表没有审核签署意见或没有盖章；有的政历审查结论和处分决定没有审批意见，还有的复印件也装入了档案袋，等等。这样的材料实质上不具有人事档案的可靠性，这就增加了流动人员性质确定的难度。二是流动人员人事档案材料内容陈旧，补充更新不及时。还有部分材料的内容单薄、缺乏连续性。一些流动人员人事档案中只有一些简单的履历材料，仅反映了姓名、性别、民族、工作时间、入党时问、文化程度及简历等基本概况，而反映本人工作实绩和技术特长等方面的记载比较少，不能“观其卷，知其人”。

    （四） 流动人员人事档案转递程序不规范

    在市场经济中，劳动管理制度和用工制度发生变化。随着人才的流动，人事档案管理部门必须随着该人员主管单位的变化及时将其人事档案转到新的主管部门或协管单位。档随人走，使人事档案管理的范围与人员管理的范围相一致。但是在实际的操作过程中，一些单位因改制清退、辞退人员后，没有按规定将其人事档案转交人才服务机构管理，使档案丢失；一些单位以聘用合同形式招聘人员，但没有按规定到人才服务机构办理人事代理手续，其人事档案没有及时移交。还有一些单位在转递挡案时没有按照规定填写干部人事档案转递通知单，也没有及时进行登记，致使档案去向无从查找。甚至一些单位违反政策规定将档案直接交给本人保管、传递，在邮寄转递过程中丢失或损坏。特别是一些大中专毕业生在求职过程中，私自携带档案，导致档案违规拆封，档案材料失真和遗失等现象。

    （五）档案管理水平有待提高。中央组织部明文规定“管理一千人的档案需要配备一名专职干部”，但实际上一人管理数千份档案的比比皆是。档案数量翻番，材料收集范围和归档材料数量大，利用频率大幅度提高，工作任务重、人手少。管理档案应付日常工作已需加班加点，钻研业务、探讨管理方法就无暇顾及。大部分档案管理者对流动人员人事档案的管理还只限于装好袋子，锁好柜子的程度。流动人员人事档案管理的信息化程度不高。在建立流动人员人事档案管理库，提高信息资源使用效率，用现代化手段管理流动人员人事档案等方面缺少探索与尝试。

    二、强化流动人员人事档案管理工作的对策

    （一）明确政府所属人才交流服务机构在流动人员人事档案管理中的惟一合法性地位，加强对外宣传，提高流动人员档案意识。增强整个社会的档案意识，提高贯彻执行党和国家人事政策和档案法规的自觉性。严格档案的转递制度，及时对各单位辞职、辞退人员和新聘人员进行清理，流动人员人事档案要及时转递。档案转递，应派专人或通过机要交通送取，严禁流动人员自带档案，对不按程序转递的人事档案，管档单位不得接收。对流动人员人事档案管理中出现的混乱现象进行严格整顿，依法管理。对不具备管理档案资格的中介机构、私营企业坚决予以取缔。

    （二）以人事代理制为契机，建立流动人员人事档案社会化公共管理服务新模式。人事代理制度是指代理机构按照国家有关人事政策法规的要求，受单位或者个人委托，以社会化服务的方式，代理有关的人事业务。它的最大特点在于实现人事关系管理与人员使用分离，变单位人为社会人，即单位管用人，而一些具体的人事管理工作则由代理机构负责。这种模式不同于过去人事档案管理偏重封闭内向、分散各部门的管理模式，而是向社会化、公开化的方向发展，摆脱了过去传统的以人事档案为核心的对单位的依附关系，保证了人才有充分的择业自主权；这种模式不仅能促进流动人员人事档案管理规范化、系统化，而且为流动人员人事档案管理走向社会迈出了坚实的一步。进一步促进流动人员人事档案管理制度更加完善，管理方法更加统一，管理程序更加规范。这种模式还能有效的激活流动人员人事档案的生命力，使一些多年来无人问津的“无头档案”找到的归宿。变“死档”为“活档”，充分发挥其应有的作用。

    （三）进一步明确流动人员人事档案目标管理方向。一是把好入口关，确保档案的完整。在接收档案时，一定要对每份档案认真地进行检查核对，一经发现材料短缺，必须及时向档案来源处索取，以此确保档案的完整。同时要加强宣传流动人员人事档案管理的针对性，对流动人员本人的宣传应侧重于档案材料的重要性；对用人单位的宣传应侧重于档案材料的审核把关和及时送达。二是提高档案管理人员素质，从政治素质.业务能力等方面对档案管理人员进行严格要求，推行档案管理人员持证上岗，明确岗位职责，加强日常管理。认真做好档案材料的收集、鉴定、整理、编目等工作，科学地管理流动人员人事档案，通过档案管理机构的规范化管理，不断促进流动人员档案管理的科学化、制度化、规范化建设。并逐步推进微机管理，提高档案管理现代化水平。■