浅谈人才中心人事档案管理与利用

    张古明

    【摘要】在我国的档案材料中，人才中心的人事档案是其关键的组成部分。近年来，个人信息泄露的现象频频发生，面对真假难辨的情况，人才中心应该加强对人事档案的管理与利用，切实维护人们的隐私与权益。本文主要分析了人才中心人事档案管理与利用方法，仅供参考。

    【关键词】人事档案；管理；利用；方法

    人事档案是与人们自身具有紧密联系的人生记录。在我国的档案材料中，人才中心的档案是其中关键的组成部分。人才信息的重要根本在于人事档案，人事档案是关键的信息源。人事档案的管理工作在人事管理中发挥着重要的作用，也是不可或缺的一部分。人事档案的管理工作能够促进有关机构获取重要信息，促进人才中心对档案工作完善还有利于推动我国社会经济进步。

    一、现阶段的人事档案管理中存在的问题

    1、人档分离。目前人档分离的情况愈加严重。随着社会的发展，特别是随着人才资源配置市场化，人才流动日益频繁，人才的流动造成人档分离，甚至档案在个人手中存放长达数年，弃档不用的人员也越来越多。并且由于许多企业、公司、单位对档案没什么要求，导致了这种人档分离的情况愈加严重。2、人事档案内容缺少真实性。近年来，个人信息内容失真现象屡屡出现，假年龄、假学历之风愈演愈烈，面对真假难辨的信息，人事档案管理人员往往没有渠道来进行有效的鉴定工作，只能被动接收信息。而不真实的信息导致劳动部门、职称评定部门、退休申批部门等无法正确评估职工。3、人事档案缺少时效性。人事档案中的材料过于陈旧，都是对当事人历史的记录。虽然每年都在整理，已经放入档案的材料不会再审核鉴定，新放进去的材料也无非是些考核登记表、工资表等程式化的东西。人事档案是为个人求职、单位求才提供大量丰富、动态、真实有效的原始资料和数据，而真正反映当事人近期动态情况的材料却很少。4、开发利用率及发挥服务作用程度低。人事档案是记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现等内容的材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔任用干部的重要依据，人事档案信息管理还处于封闭或半封闭状态和被动服务局面，信息资源的利用程度不高，往往只限于干部考察和发展党员等方面，在人才选拔、人才稳定、单位求才等方面未能真正起到应有的作用。

    二、人才中心人事档案的管理与利用措施

    1、人才中心应该加强重视，落实管理工作。人才中心应该完善认识档案的管理工作，考虑把人事档案工作纳入日常的工作内容，要求档案管理员定期进行汇报工作，保证有效解决档案工作中出现的问题；同时，还应该定期分析与安排人事档案工作，制定相应的工作计划与方案，包括短期工作目标与长远规划，保证按照计划实施，合理安排，严格检查以及有效落实；应该有意识地关注档案管理者的任务和学习，如果相关人员在工作过程中获得良好的成绩，顺利完成工作目标，那么上级领导应该及时表扬，并认可员工。2、人才中心应该为档案管理工作提供一定的物质支持。应该将需要运用的费用添加到机构财务规划中，确保费用充足；应该充分借助办公楼准备拆迁的契机，完善档案管理工作的基本设施建设，保证“三室”分隔，也就是档案库房、办公室与阅览室应该分隔。应该给人事档案库房装置复印机、去湿机、加湿设备、防盗门窗等必备设备。3、安排专业的档案管理员，同时提升管理人员的能力。应该根据有关规定选聘档案挂历员，落实审核工作，保证人事档案工作达到升级的目标。这样有利于确保人事档案工作的长久性，提高人事档案管理工作的质量；同时，应该采取有效的方法来提升管理人员的能力，定期进行专业培训，促进管理人员充分地学习相关的反梁法规以及政策，档案专业的基础知识，运用充足的专业知识来更新知识体系，拓展视野，以此来指导档案管理工作，达到现代化社会对人事档案管理的要求标准；另外，人才中心应该重视对人事档案管理人员的思想教育，提高管理人员的工作能力和职业水平，坚持按照相关规定和要求展开管理工作，踏实、认真，完善人事档案管理的工作。4、建立健全的人事档案管理制度。应该在人才中心现行的归档机制与查阅制度的前提下，按照企业人事档案管理的具体情况，进一步完善人事档案挂历制度，包括审查归档制度、保管制度以及转递制度等，建立健全的管理系统。应该重视对档案信息的收集工作，检查档案工作的手续，以及内容的表达等，保证人事档案的搜集与归档的规范化和合理化，促进人事档案发挥出其应有价值。5、提高人事档案管理的现代化水平。要顺应时代的发展要求，把现代先进的科学技术手段，存贮技术：微机、缩微照相；防护技术：原子能处理、空调器、吸尘器；复制技术：扫描仪；装订技术：自动打眼机等应用到人事档案管理工作中，以提高档案管理的工作效率，延长人事档案寿命。6、注重档案材料收集，提高人事档案管理质量。档案管理人员应该及时收集与档案有关的各种材料，认真整理，细致鉴别，做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时进行处理，手续不全的材料要退回或告知形成材料的部门进行补办，确保材料齐全完整、手续完备，保证人事档案的权威性、准确性和真实性。7、充实人事档案的内容。在传统人事档案的基础上应增加一些能够反映个人综合能力、素质和由权威部门认定的业绩考核资料以及能够反映个人性格特征、专业能力、兴趣爱好等个性化的材料。

    三、结语

    人事档案的管理工作在人才资源的开发过程中起到关键的作用，同时人事档案的管理也是现代化社会文明建设事业的关键环节。人才中心在人事档案管理与利用方面，可以采取的方式包括：加强重视，落实管理工作；为档案管理工作提供一定的物质支持；安排专业的档案管理员，同时提升管理人员的能力等。同时，管理人员也应该树立正确的服务观念，主动地为档案的利用贡献力量。

    参考文献

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