盘点档案界“高频词语”（五）：实物档案
任汉中
据文献检索，“实物档案”最早出现于1884年，现已检索到540篇，最高峰是2013年，全年发表涉及“实物档案”概念的文献达54篇，2017年达45篇，至今势头不减，也可算是档案界的“高频词语”。文献作者虽多为基层档案工作者，其中也不乏高校学者，发表期刊有一般業务刊物，也有《档案学通讯》等业界的核心刊物，同时也伴随着争议的声音，有学者认为：“实物档案”概念的提出，给档案工作的理论和实践带来了混乱，应予否定。
“实物档案”源自于档案管理实践，在库房里确实存在着印章、锦旗、产品样本、奖杯等实物，由于其证据价值、原始性特征，并与库存档案具有密切的联系，并且比档案更直观地反映历史内容，在对外宣传和展览中比纸质档案更具优势，因此让档案工作者宠爱有加。而由于这些实物造型特殊、载体丰富、材质各异，在整理和保管要求上有异于纸质档案的管理，便从实用的角度生造出一个新概念——实物档案。在实践管理过程中，在没有找到合理的理论解释前，约定俗成的运用也无可厚非，但有好事者竟然试图在理论上为之正名，这就有悖于档案学的基本原理了，如果任其流行和广泛运用，真可能以讹传讹，给档案工作的理论与实践带来混乱。因此，我们不能不对“实物档案”这一名词进行认真分析，以正视听。
首先，从档案形成的基本原理去分析，档案本就是一种实物。档案的起源是因为人类早期就认识到人的大脑自然记忆的诸多缺陷，面对社会生活日益复杂和丰富的需要，记忆的内容不断增加，形成了记忆能力与需求之间的巨大矛盾，激起人类扩展记忆能力的创造性冲动。固化和强化记忆成为人类进化过程中的一种追求目标。于是，人类开始了将记忆内容外化于实物的尝试，最早产生了结绳、刻契、珠串、贝壳辅助记忆的方式，在文字出现之后，人类形成了共识的记忆符号——文字之后，才真正实现了将大脑记忆内容外化于物体的目标，完成了记忆物化的过程，从而产生了档案。由此可见，档案本身就是一种实物。“实物档案”的提出，用实物这一大概念去限定档案这一实物中的小概念，违背了定义的逻辑原则，也有悖于档案的基本原理，会造成档案学理论上的误导。
其次，从“实物档案”概念的对应关系看，也存在不合理之处。“实物档案”概念一出来，似乎意味着与之对应的还会有“非实物档案”。显然，“实物档案”论者虽然并没有明确否认其他档案也是一种实物，但没有意识到自己将档案库中的其他档案划分为“非实物档案”是一个无意的错误。在档案管理实践中，千百年来的档案管理工作就是一种实物管理，档案实物是档案管理工作存在的物质基础。即使是进入信息时代，我们在管理工作中会运用到许多虚拟技术，但档案仍然会作为一种实体存在，档案内容在任何情况下都会依附于一定的实体才能得到再现，实可谓“皮之不存，毛将焉附”。在任何情况下，档案管理都以档案实物为对象，而不会出现非实物的档案，因此，“实物档案”概念也没有存在的现实基础。
最后，“实物档案”的档案属性还值得讨论和商榷。“实物档案”也是在社会实践活动中产生的，并被作为证据有意识地保存下来的，具有原始性和一定的证据性，与相关档案有密切的联系，甚至是不可分割的一部分。尽管如此，“实物档案”仍然是与档案有密切关系的“物”，而不是档案。其原因在于，“实物档案”实质是社会实践活动中产生和形成的档案的附属物，没有这些附属物，不影响档案内容反映历史活动的真实面貌的证据作用，而“实物档案”脱离了相关档案内容，只能通过对实物的观察、分析和推测去获得某种深层次的信息，是一种孤立存在的不完整证据，其证据性作用则会大打折扣，不完全具备档案的基本属性和作用，与档案不能相提并论。
我们虽然否认“实物档案”概念的使用，但对档案库中大量“实物”的理论认识和管理规范仍然是必然面对和解决的现实问题，让我们无法回避。在当前的语境下，“实物”实际上是一个内容庞杂的概念，有文字记载比较全面的，如奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书等；也有文字记载较少的，如纪念品、礼品、奖品；也有根本没有文字记载的，如产品样本、标本等，虽然我们不能将“实物”等同于档案，但我们可将其统称为“档案附属物”加强管理。由于这些“实物”形制各异、保管要求不同，不便与档案放在一起管理，而应另辟保管空间，但应与其各自相关的档案始终保持书面上的联系。也就是说，在实际管理中可使两者在保管的物理位置上和保管条件上具有差异，但在内容保管上却浑然一体，不可分离，共同实现维护历史真实的社会功能。
既然我们在理论上将“实物档案”归属于“档案附属物”，在档案管理中也不必投入过多精力。机关单位档案管理在有条件的情况下，可将“实物”纳入管理范畴，但不用移交相关档案馆，而档案馆中的“实物”也不必另外划分出“实物档案”类别，在统计中，以“档案附属物”予以登记。
（作者单位：湖北大学历史文化学院 来稿日期：2018-01-27）
