知识管理视域下高校电子档案管理的对策
黄秀雪
[摘 要] 文章阐述了知识管理的内涵，结合我国高校知识管理研究现状与高校应用电子档案管理的难点的分析，提出了知识管理视域下加强高校电子档案管理的对策：一是进一步建立并完善知识管理信息系统；二是构建科学、完善的档案管理制度；三是提升档案数据信息的安全管理；四是重视高校无形资产的管理。
[关键词] 知识管理视域下 高校 电子档案 管理
中图分类号：G271 文献标志码：A
美国学者彼得·德鲁克（Peter F·Drucker）是知识管理的创始人之一，知识管理这种理论，当时在国外是萌芽的时期，他的著作很多都是对实践经验的描述和实践经验的总结。美国的巴顿（Barton），鲁迪·拉各斯（Rudy Ruggles），欧文·拉兹洛（Ervin Laszlo），戴尔·尼夫（Dale Neef）等出版了《第三代管理思想》《知识对经济的影响力》等书。这些理论对高校电子档案管理的研究和应用产生了很大的影响[1]。
一、知识管理的内涵
技术学派认为：知识管理是对企业的信息进行的管理。这个领域的研究者们很关注对技术产品的开发和利用，关注对信息管理以及人工智能的开发与利用。
综合以上知识为基础，文章结合经济学中的价值链理论，采用陈加奎在《高新技術企业知识管理》中提出的论点，即：知识管理是所有与业务相关的有关活动的管理，包括知识的获取、知识的共享、知识的应用以及知识的创新[2]。知识管理本身就是一个基于信息技术知识的动态管理过程，知识管理特别专注于人和公司。在高校电子档案管理中，要积极应用知识管理理念，进一步利用商业知识的价值，进而提高高校知识管理的内涵[3]。
二、我国高校知识管理研究现状
自2014年以来，我国的许多高校在知识经济的研究和实践逐渐从宏观层面向微观层面转变。国家知识管理研究侧重于知识管理、核心内容、知识管理技术和知识管理系统。知识管理的背景可归纳为两个主要因素。一方面，它受客观环境的影响，如知识经济的到来，经济全球化和技术的快速发展。另一方面，客观环境的演变迫使企业面临巨大挑战。彼得·德鲁克说，真正控制资源和生产的决定因素不是资本、土地和劳动力，而是知识[4]。面对这种情况，每一所高校都希望获得自己独特的竞争优势，在新形势下继续生存和发展，所以必须找到自己的基本竞争力，知识管理的成功实施能够极大地提升国家地位，说到知识管理的成功案例必须提到华为公司，华为的竞争优势在于发展自主研发能力，招揽优秀人才，形成企业文化和知识管理。
三、高校应用电子档案管理的难点
在高校中应用电子档案还处于初步的实践阶段，因此在实际应用中还存在较多的问题，其中最显著的就是电子文件原始性。高校中应用电子档案的难点集中体现在以下几个方面：
第一，因为电子档案的电子文件制作过程是虚拟化的，因此相关虚拟化使得对其原件的界定难以实现。因为电子档案的制作与应用是在计算机平台和计算机技术的基础上实现的，可以根据用户的使用需求在不同的介质或网络中传播与输出。这就使得该电子档案能够突破空间与时间的限制，这在一定程度上导致人们获得的该文件信息没有区别，不能对该电子档案的原始性进行区分。
第二，电子档案中的电子文件容易被人修改，在修改之后也看不出被人修改的痕迹，这往往就会导致电子档案信息存在一定的安全问题。与传统的档案管理相比，电子档案中没有特定的字迹与笔迹，这样档案管理人员可以根据工作的需求，将电子档案信息用不同的字体、字号输出，看到该电子档案文件的人们则不能简单从字迹上来辨别其原始信息的来源。而且因为电子档案的信息能够被人们从网络中获取，这就很容易导致电子档案在应用中存在电子文件有可能被非法截获或更改的危险。
第三，与传统的档案信息相比，电子档案信息文件的存储载体不固定，根据人们的需求可以灵活地使用不同输出方式。如果电子档案中的部分信息是需要长期保存的，就需要相关的技术人员能够对其进行定期的复制与保存，对其载体进行转换，从而保证信息安全。
第四，随着信息技术、计算机硬件与软件技术的不断发展，为了能够保证电子档案的合理发展，就要求电子档案将实现电子档案结构以及各式的变化来实现电子档案的长期保存[5]。基于此，在高校中应用电子档案就要求必须是由原作者撰写或制作出来的， 在实际的应用中未被修改过，这样才能保证电子档案信息的原始性、唯一性，从而实现电子档案作为凭证和法律效力的作用。
四、知识管理视域下加强高校电子档案管理的具体举措
在知识管理视域下的社会发展背景下，高校的档案管理工作也必须要结合时代发展特征，积极引进电子档案法管理，并采取有效的电子档案管理举措，从而有效提升高校的档案管理工作质量。
（一）进一步建立并完善知识管理信息系统
高校必须充分利用互联网并创造相应的信息服务。互联网为高校带来了大量信息，其中就包括大量的教育教学资源。因此，高校可以使用互联网来完成大部分的电子档案的归结与管理。在知识管理视域下，哪些信息对高校有用，哪些无用，需要专门的服务来管理和过滤。这是信息技术高科技部门负责的工作。此外，信息技术高科技部门还负责过滤和传输公司信息，并在连接和共享公司知识方面发挥重要作用。
（二）构建科学、完善的档案管理制度
要想不断提升高校的电子档案管理质量，首先就需要构建科学、完善的档案管理制度。在高校中应用电子档案，在展开档案管理工作的时候，就要求相关的档案管理工作人员能够将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度， 并逐渐构建完善的电子档案管理工作流程，使得高校的电子档案管理工作的布置、检查、总结、考核信息管理工作和电子文件的归档工作能够达到高度同步。要求凡是参与高校电子档案管理的工作人员必须要掌握电子档案的归档原则、方法，逐渐构建制度化、标准化的电子档案管理[6]。
（三）提升档案数据信息的安全管理
因为在电子档案的实际运行中存在一定的信息安全问题，因此必须通过采取有效的措施来确保文件的数据安全。在档案信息管理中，因为印章和签署是档案文件信息的发生实际效应的重要标志，尤其在当前的技术条件下，高校的档案信息中一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸质形式保存。因为电子档案的电子文件的载体和技术还处于发展阶段，还不够稳定；电子档案容易被修改，且无修改痕迹，所以为了保证电子档案的信息安全，就需要相关的技术人员能够将高校的发展中一些关键、重要信息拷贝存档，从而有效提升电子档案信息的安全性。基于此，为了保证高校的档案信息安全，一些事业单位或企业中就应用了传统档案管理与电子档案管理相结合的“双轨制”档案信息管理方法，根据高校的发展实际情况将档案内容形成“两套制”，有必要将纸质档案、电子档案两种档案信息文件进行归档。
（四）重视高校无形资产的管理
在知识经济时代，作为高校无形资产的知识受到越来越多的关注。无形资产是指企业持有的非实物资产，其价值不能以普通会计方法计量。许多高校的管理层忽视了对一些隐形资产的管理，比如专利、软件研发资源创意、专业知识和师生关系等。另外，要树立高校教职工的知识积累和知识共享的观念。高校要主动寻找和应用知识管理，这可以显著和不断提高高校为师生服务的能力。
五、结语
总而言之，高校现有的应用传统档案管理方式已经不能适应时代发展的要求，为了更好地满足当前高校档案管理的发展需求，高校就需要积极地应用知识管理理念，加强电子档案管理，并积极地构建更加完善的档案管理体系，促进高校档案管理的持续发展。
参考文献：
[1]郑珧，郑沿，李翔.论有效管理知识型人才[J].人力资源，2019（20）：30-31.
[2]李依玲.知识管理理论在档案记忆再生产中的应用探究[J].档案管理，2020（1）：30-33，59.
[3]吴玉浩，姜红，Henk de Vries.面向标准竞争优势的动态知识管理能力：形成机理与提升路径[J].情报杂志，2019，38（12）：200-208.
[4]黄梦华.高校电子新聞档案管理模块建设研究[J].档案管理，2020（1）：81-82.
[5]尹明山.高校电子档案管理发展的影响因素分析[J].卷宗，2019，9（33）：92.
[6]郭倩.高校档案管理中电子档案管理策略研究[J].兰台内外，2019（19）：13-14.
