电子档案“单套制”背后的电子文件管理思想转变

    沈欣瑜

    摘 要：电子档案正面临从“双套制”向“单套制”的转变，这一转变对电子文件管理工作有着深刻的影响。电子档案“单套制”的推广不仅需要管理技术的支持，还亟须组织机构和档案部门转变自身的电子文件管理思想。在电子文件归档走向“单套制”的路上，电子文件的认识、电子文件的理念和电子文件的归档都在发生着改变。

    关键词：单套制；电子档案；电子文件；电子文件管理；双套制

    Abstract：Electronic archives are facing the transition from "double-sets" to "single-set"， and this change has a profound impact on electronic record management. The promotion of single-set electronic archive system not only requires technical support， but also needs organizations and archivists to change their ideas for electronic document management. As the electronic record archiving on the road to “single-set”， the understanding of the electronic record， management of electronic record and archiving of electronic record are all changing.

    Keywords：single-set system； electronic archive； electronic record； electronic record management； double-sets system

    前言

    2016年国家档案局在《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中提到，在有条件的部门开展电子档案单套制（即电子设备生成的档案仅以电子方式保存）、单轨制（即不再生成纸质档案）管理试点[1]。这一提法改变了长期以来电子文件管理中同时保存纸质和电子两份不同载体档案的做法，预示着电子文件管理工作中即将发生的重要改变。目前，电子档案的“单套制”管理已在上海浦东自贸区成功试点，正在以可见的速度向外推广。不同于过去的“双套制”保存方法，这种新的保存策略尽管已在实践中初露头角，但与之对应的理论研究却显得极为贫乏。显然，“单套制”的改变并不只是在于减去一份纸质文件，与此同时还有许多关于电子文件的多出来的要去完成。笔者认为，电子档案 “单套制”保存的背后牵涉到整个电子文件管理工作，为了少去归档过程中纸质档案的保存与管理，在此之前的全过程都应当相应地做出调整和改变。基于这点考虑，在“单套制”的起步阶段，极有必要对这一改变背后的电子文件管理思想变迁进行分析。

    1研究背景

    电子档案“单套制”是指对于由电子设备生成的电子文件，在进行归档时只保存电子档案，而不再生成和保存纸质档案的归档制度。在我国电子文件管理发展了20多年以后，这种制度才刚开始崭露头角，并且在社会发展和科技进步的推动下有望成为未来电子文件归档的趋势。通过对比原有的“双套制”所受到的争议，分析“单套制”推行背景，并简要介绍“单套制”的建设现状，有利于我们认识和把握本文研究“单套制”管理思想转变问题的基本背景。

    1.1电子档案“双套制”受到争议。长久以来，我国电子文件管理工作中同时归档纸质和电子两套档案，即所谓的“双套制”。2003年，国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》中规定：电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联[2]。由于“电子档案法律地位尚未确立及其长期可存取性尚没有技术保证”[3]，“雙套制”多年来在我国被广泛践行，已经积累了较多的理论研究和实践基础。目前电子文件“双套制”基本已经全部覆盖了全国档案事业，2016年全国47家副省级市以上档案馆以及一大批地、县级档案馆完成了异地异质备份工作[4]。同时学界对于“双套制”的探讨也始终没有间断，2002年彭坚认为“双套制”管理模式的存在具有必然性[5]，2014年陶水龙等分析了“双套制”管理逐渐暴露出的问题[6]，此后苏君华等直接提出“双套制”管理并非一种科学的管理方法，其背后是一种“被异化的谨慎”[7]。

    究其原因，我国早期的电子文件工作对象仍以纸质文件为主，当时“双套制”的施行重在通过将纸质档案数字化得到的电子档案一并保存来便于档案信息的管理和利用；随着办公信息化的程度加深，机关单位和组织机构正逐渐实现“无纸化办公”，公文运行往往全程都在电子环境下实现而完全不产生纸质文件，“双套制”在今天的实践中反而更多地表现为，在归档电子文件时还要另外打印出一份纸质文件以归档保存。正是在这样的背景下，“双套制”便捷利用的先进性逐渐隐去，日渐被诟病为浪费办公物料和存储空间的多余操作。为了解决“双套制”日渐落后的现状，学界和实践部门开始探索新的电子档案保存策略，国家档案局在此际提出“在有条件的部门开展电子档案单套制”，正是为这种探索指明了方向，具有先进的引导作用。

    1.2电子档案“单套制”试点推行。在信息化发展的背景下，随着电子档案的真实性、完整性、可靠性保障逐渐实现，电子档案的价值和效力也得到了社会的认可。正是在这样的基础上，2015年上海市、浦东新区两级档案部门和保税区管理局首创开展了电子文件归档和电子档案“单套制”管理模式探索，在一年多的试点工作中取得明显成效[8]。上海浦东自贸区于2016年出台了《关于加强中国（上海）自由贸易试验区电子文件归档和电子档案管理工作的指导意见》，提出了包括提高认识、推进实践、规范操作、提升水平在内的四点要求[9]，得到了国家档案局的肯定。