设计院档案管理信息化的研究与实践
史岩岭 张文昊
摘 要：档案是公司发展和生产经营活动的记录，档案管理是以档案为核心开展的管理活动。当今，以计算机技术和网络技术为依托的现代信息技术，已渗入到设计类公司日常工作的各个方面，以手工方法为主的档案管理，在信息共享的大数据环境中暴露出不足。本文以大数据环境为背景，概述了设计类公司档案管理工作的特点，分析了档案管理工作的变革与发展，对档案管理工作信息化方法进行了探讨，让档案在公司发展中发挥其应有的作用。
关键词：档案管理;发展;信息化
在大数据时代，数据共享以及数据的应用成为了行业发展的重要支撑，大数据就是通过信息长期流动形成的具有应用价值的稳定资料。档案管理是对已有信息内容的管理，在大数据时代，对档案管理提出了更高要求，传统的档案管理，已經很难满足工作需求，更不能实现档案管理自身的发展，所以要充分的、合理的利用当前信息技术，来满足实际工作中对档案管理工作的信息化要求，档案管理工作发展的最终模式就是要实现档案信息化。
一、设计院档案管理工作特征
1.档案归档不完整
档案归口管理部门的档案通常不是由档案部门自身形成的，服务的对象也不是档案部门。档案形成者档案意识不强烈，对哪些材料应该归档没有主观意识，而档案人员不能全程参与档案的形成，导致档案收集并不是真正意义上的齐全。在利用方面，档案部门只是单纯的文件保管者，一旦利用者不是形成者时，就会出现使用困难。
2.档案形成周期长
设计项目从初期的可行性分析、安全分析，到施工图设计、竣工图设计，最后到验收，一般耗时少则几个月，多则几年，档案产生持续的周期较长，档案的及时收集、管理、保存、入库利用受到影响。
3.档案成套性强且专业众多
档案文件形成于整个项目建设的全过程，从数量到内容都十分繁杂，反应了设计项目从提出、可行性评估、审批、设计、验收等专业领域的全部内容，记载了项目设计的全过程，这些专业之间既有不同，又相互联系，组成了一套复杂而又繁多的档案有机整体。
4.档案案卷数量多、文件种类多、载体形式多
一个设计项目的从无到有，再到最后完成的完全生命周期管理往往很长，少则几个月，多则数年。一个项目的档案文件收集时间也很长，文件数量多，文件收集贯穿项目从前期准备、选址、建设、运行到退役的全过程。文件种类可划分为工程文件、生产文件、行政文件及其他文件，包括在项目工程建设和生产活动及其他有关工作中直接形成的记录有信息的材料，如技术规范、说明书、图纸、进度计划、大纲、报告、合同等。载体形式包括纸质和非纸质载体，其中非纸质载体包括照片、光盘、磁盘、磁带等。
5.档案的现实性及动态性
项目设计档案具有较强的现实使用价值，档案在项目的设计建设中不断被提供利用，加之项目设计建设过程耗时长，文件资料随着项目的建设过程逐步形成，文件收集到整理形成档案需要很长时间，且文件资料需要多次修改升级，直到项目验收后，文件档案才能相对稳定，对档案的收集管理增加了难度。
二、新形势下档案管理问题日益突出
1.纸质档案管理具有局限性
纸质档案管理占用极大的存储空间，要有单独的档案室存放档案实体，投资大;纸质档案利用过程中，从各级档案架中搬来搬去，无法避免纸质档案的撕坏、掉页等，而且相应文件资料在存档时只保留一份，当这份文件被一人借走后，再有他人想借，必须等待这份文件归还后才可再办借阅手续，文件资料的利用率非常低，且借阅实体档案也存在丢失的可能性。档案管理信息化可以形成一个档案信息网络，对于档案的管理、借阅等非常方便。
2.电子档案需求突出
在档案管理工作中，工作人员对档案的分类排放，有利于档案的再次查找借阅，可是随着越来越多的项目的推进，库房中分类排放的档案越来越多，完全依靠人工检索和账簿查阅，不依靠现代化检索工具，大大地降低了档案的利用效率。同时，随着甲方要求的多样化，或地理位置的限制，相比提供纸质档案，提供电子档案更加方便，应实际工作的需求，档案管理工作由纸质向信息化发展迫在眉睫。
3.档案载体形式繁多
随着互联网技术飞速发展，信息技术日新月异，档案载体形式从原来单一的纸质到电子、磁盘等，档案利用方式也随之变化，档案内容成套性强、专业分类精细化导致档案分类越来越高。传统的纸质档案保管方法已经不能适应新兴的电子档案，新载体的使用和保存都面临重大挑战。
三、新形势下设计院档案管理工作的变革
1.促进设计院档案管理信息化
作为设计院信息化建设的一部分，档案信息化建设要与设计院的发展相适应。随着现代信息技术的飞速发展及同时产生的大量电子文件，档案管理信息化的研究与建设成为档案管理工作的重中之重，档案信息化管理相对于传统档案管理，有着丰富的档案资源、大量档案数据的存储、快速的传输、便捷的检索等优点，由传统档案管理向档案管理信息化的发展迫在眉睫。
（1）增强档案现代化管理意识
要实现档案管理的信息化，就要增强档案的现代化管理意识，在档案管理信息化的建设过程中，要提高档案管理人员的素质水平，增强档案信息化管理意识，积极参加单位、行业组织的相关教育培训，不断拓宽专业知识面，提高自己的业务工作能力和应急处理水平。利用科学管理思想，实现档案管理中的主动服务，使档案管理工作由传统向信息化转变，更加符合实际工作需要。
（2）引进先进档案管理系统
档案归口管理部门应按实际工作需求调研，引进符合设计院研究需求的档案管理系统，利用先进的信息系统来开展档案管理工作，以实现归档档案电子化、档案管理流程化，减少不必要的时间浪费，以更多的精力投入到档案管理中。同时，档案归口管理部门要注重提高档案管理人员自身的工作能力，及时引进实用的档案管理信息系统，挖掘各方面潜力，把各种档案的潜在价值转变为经济价值。
（3）建立并完善档案管理制度
档案管理制度是档案管理工作的依据，可以有效的提高档案管理工作效率和质量。档案信息化一方面是通过现有的扫描技术，把纸质文件转化成电子文件归档，实现库存档案的数字化转化;另一方面是直接从档案管理系统上获取相关电子文件。该制度既要完善档案管理中的业务流程，符合信息化建设要求，使电子档案的管理环节和步骤得到细化，又要包括安全措施，使归档的电子文件和档案安全、完整。同时，在档案管理制度中要有档案管理的统一标准，因为它们是实现档案管理信息化的基础。
（4）优化档案队伍、创新服务机制
档案人员素质的培养不再局限于专业知识、业务流程、规章制度，应加强纸质档案到电子档案的转化、电子档案的录入及档案管理信息系统使用的培训，使档案管理工作人员熟练的掌握档案管理信息系统相关操作规程，为档案管理工作信息化夯實基础并提供有力保障。不断拓宽知识面，提升工作能力，增强业务水平，成为档案工作信息化的支撑人才，促进档案工作逐步从传统的管理手段向信息化转变，引领档案工作实现全面、持续、快速、健康发展的新常态。
2.建设并完善设计院档案管理信息系统
档案管理系统，是通过建立统一的标准，规范整个文件管理，构建完整的档案资源平台，涵盖整个设计院的项目档案、文书档案、实物档案、电子档案、声像档案等，支持档案管理工作的线上处理，从归档资料前期收集、信息录入、整编、存储到借阅的档案全生命周期管理，节省不必要的时间浪费。档案管理信息系统为设计院的档案信息化管理，提供完整的解决方案。
（1）加强档案管理标准化建设工作
档案管理工作标准化是档案管理工作的依据。在以设计为主的企业中，要严格规范档案的标准化，标准化具体包括：图框、图签标准化;CAD制图标准（图层、字体、标注等）;电子档案归档的标准化;项目信息属性标准化;档案归档结构标准化;档案编号标准化。这为后期档案管理系统中档案的收集、管理、利用和建立数据库工作打下坚实的基础。
（2）档案资源收集
一是图纸打印收集。在CAD软件中嵌入出图管理系统，设计人员完成图纸设计后，进行图纸打印的同时，对每张图纸进行身份编码，即二维码，同时将图纸的电子文件收集到打印服务器。图纸打印收集如图1所示：
二是电子文件直接上传。对于需要归档的电子文件，系统自动归档到图档系统，通过二维码自动识别、拆分图纸、转换成浏览文件、自动创建文件放置目录架构。电子文件上传如图2所示：
三是档案信息条目录入、批量导入。没有电子文件的档案，以条目的方式存储于档案系统中，可以单条录入，也可以通过excel录入方式进行批量录入 ，自动创建条目放置目录的层次架构，以到达清晰的结构化档案信息。
四是与其他系统集成收集。档案管理系统与公司现存办公自动化系统进行集成，在办公自动化系统上对需要进行归档的文件进行整理后，实现一键归档，自动归档到档案管理系统中。
五是纸质档案收集确认。归档人在档案系统中录入归档清单，发起归档流程，整理纸质档案，并在系统中打印归档清单一并移交到档案室。档案室工作人员在系统中接收到归档流程，接收纸质档案，以归档清单为基础进行归档确认，纸质档案归档确认后进入到系统正式档案区提供利用。
（3）档案资源存储
规划数据存储位置，根据档案的类型进行多库存储，根据档案介质的性质分为电子档案存储及条目存储。以数据应用为目标，多格式数据同时存储时，存储格式包括主文件、只读格式的浏览文件、附件、引用等。档案资源存储要做好安全控制，并定义严格存储服务器操作规范。根据安全要求按季度、按年对档案数据进行备份，以备不时之需对档案数据进行恢复。
（4）档案资源管理
科学地对档案进行分类，根据档案内容的不同，进行多库横向管理;根据档案入库的时间不同进行纵向分类。参考行业标准和档案管理中目录整编的相关原则和要求，并以实际的业务过程为依据，整编档案存储目录结构。除自动生成档案属性外，补充完善档案属性，装袋装盒整理，打印编码，粘贴入库。根据需求按年对需销毁档案进行整理，根据档案保管期限生成鉴定清单，以鉴定清单为基础开鉴定会议，根据鉴定会议结果，对于需要销毁的档案在档案系统中形成销毁清单、填写销毁原因，打印清单，并将记录移动到销毁库，根据销毁清单进行实物的销毁。不销毁的档案，在档案系统中修改保管期限。
（5）档案资源利用
在档案管理系统中输入关键字对所需档案进行模糊检索，也可组合多个档案属性，进行精准检索。档案管理人员对用户进行不同权限的授权，可以浏览、借阅、下载。系统能进行全方位数据统计，对档案信息的录入和使用情况进行统计，供各个层次的管理层对项目进行深度的了解和项目进度的监控，以及针对特殊情况进行报表定制，以此作为档案管理人员和工作的考核依据。
四、结语
总之，在新的大数据形势下，企业档案管理需要进行变革与发展。虽然实现档案管理的现代化是一个长期的过程，具有较强的挑战性，需要在实际工作中不停地摸索与探讨，但它是社会发展的必然趋势，也能更好地适应企业的建设与发展。因此，档案管理要紧密结合企业发展的需要，与时俱进，开拓创新，主动掌握时代节拍。我们档案管理人员也要在工作中抓住机遇，加强学习提高自身素质，冲破原有的管理观念和方法，发挥主观能动性和科学头脑来打造现代化的档案工作系统，不断改革创新，形成一套科学的档案管理体系，对于企业档案管理工作的现代化和科学化做出应有贡献。
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（作者单位：中核第七研究设计院有限公司）
基金项目：中核七院档案管理信息化建设项目研究与实施。
作者简介：史岩岭（1991—），女， 汉族，山西忻州人，工程师，本科学历硕士学位，从事科研档案管理。
