企业合同管理制度及合同信息化建设

2022.09.16

项灿

中图分类号：F243 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2020）07-094-01

摘要合同管理是每个企业，特别是集团企业管理中必不可少的一环。科学、规范的合同管理，能促进企业对外经济活动的开展，防范经营风险，减少经济纠纷，维护企业合法权益。本文就企业如何实施好合同管理以及合同管理信息化建设思路进行探讨研究。

关键词合同管理合同信息化

自《中华人民共和国合同法》（主席令第15号，以下简称《合同法》）发布以来，各企业纷纷制定了适合自身企业的、个性化、具有实际指导意义的合同管理办法或合同管理制度。如何全面、科学制定合同管理办法和制度，这是需要首先思考研究的問题。在合同管理办法制定后，可利用信息化手段进一步提高合同流转效率和管理水平。

一、企业合同管理办法的制定

企业的合同管理办法一般需要根据《合同法》，结合企业经营范围、组织架构以及企业内部管控分级合理制定。合同管理办法需要考虑的主要方面有：办法适用范围、主体签订资格、会审部门职责、合同审批权限、审批流程等，其它诸如：合同签订授权、合同变更、纠纷处理、合同归档等，这些均可参照《合同法》执行，本文不再赘述。

（一）办法适用范围

企业合同管理办法的适用范围，主要根据企业内部管理制度，一般可为集团母公司或整个集团（包含下属子公司）范畴。因《中华人民共和国公司法》和一般的公司章程中对子公司都有董事会、股东会决策规定，故在实际案例中，管理范围限于集团母公司占大多数。而一些集团公司为了在集团层面力求推行全面合同管理制度，也可在集团公司的合同管理办法里增加对子公司合同管理的要求，例如：集团全资及控股子公司合同管理参照本办法执行、集团子公司应制定各自的合同管理办法等等。

（二）主体签订资格

对于集团母公司而言，从法人主体上讲，大多数母公司所属单位和职能部门只能以集团母公司名义签订合同。但是，部分集团公司内存在一些具有增值税一般纳税人资格的单位，这些单位已取得合法经营的资格，一般对外业务较多且有独立的纳税识别号，虽然属于母公司体系，无独立的法人，从提高对外经济合作效率方面来讲，在得到集团公司授权和合同对方表示认可下，可以其各自名义签订合同。

（三）会审部门职责

会审部门可由多个职能部门组成，如：法律事务部、财务部、计划合同部、技术部、质量安全部、审计部等等，根据提起会审合同的类型和合同涉及的具体事项，由企业合同主管部门组织相应职能部门对合同进行会审。对于重大非常规合同可规定须经过集体会商或专题研究。

（四）合同审批权限

合同审批权限是合同管理中最重要的部分。权限合理的设定，不仅能提高工作效率，也能均衡责、权，促进企业良性发展。合同审批的权限宜分级分类设定。所谓分级分类，就是指什么类型的合同须由集团公司层面审批，什么类型的合同仅需承办合同事项的所属单位或部门审批即可。这里对合同的类型区分一般可划定某个合同价款范围或某类别的合同，亦可根据集团公司实际情况，授权所属单位（如分公司）履行其内部管理规定即可自行审批合同。

（五）合同审批流程

合同审批流程应根据合同签订的主体资格和权限分别设定，对于集团所属单位以其单位名义签订的合同，因可授权其履行内部管理规定自行签订，故可要求其制定各自的合同审批流程，按其内部合同管理的流程实行审批即可。而对于集团母公司的合同审批流程则是需要重点明确的，一般可分为：草拟、收文、初审、会审、分管领导审核、主要领导审批、法人审签、上传归档等几个节点。各节点可根据实际情况选择相应的角色加入。

二、合同管理信息化建设

广义的合同管理信息化覆盖面可涉及合同拟定、审批、签订、进度管理、支付管理、合同验收、合同评价等，其主要适用于与项目管理系统结合的工程类企业。

对于多元化发展、综合类的企业来说，宜适合定制狭义的合同管理信息化平台，即仅包含合同拟定、审批、签订、归档和分析统计功能。为便于集中功能，减少多平台、多账户、多密码的繁琐操作，合同管理信息化平台宜建立在企业OA、NC、ERP等平台之上，同时可开发相应的手机App模块并联合VPN实现多端点、随处、实时、高效、安全办公。

合同管理信息系统覆盖范围和审批流应与上述企业合同管理办法对应，合同统计、分析应基于合同数据的归类。对于某个集团的合同数据归类可采取树形结构形式，可按集团公司、全资及控股子公司分类，每个类别下可按各部门或各子公司进一步分类，每个部门、子公司下又可按合同类别、在批状态细分。合同数据的查询可在单独类别中查询，亦可设置统一搜索，支持按合同名称、承办单位名称、合同状态（在批或已批）分时间段、按金额区间查询，并能导出查询结果用Excel打开。在此基础上，进一步开发合同统计、分析功能，以达到自动统计数据，便于实时掌握企业合同信息数据。

三、结语

企业合同管理需要根据自身实际情况依法、科学、合理制定相应的办法或制度。随着信息化技术的逐渐推广，信息化管理已经成为一个现代化企业管理的重要工具，而信息化的合同管理已成为当前企业合同管理建设的新方向，更是企业合同管理发展到一定阶段的必然选择。