浅谈事业单位劳务派遣人员档案管理
沙磊 黄冰明
摘 要：近年来，事业单位越来越多的采用劳务派遣的用工形式，来缓解日益增长的业务需要与编制紧张的矛盾。由于劳务派遣人员“人档”分离的特殊性，在实际工作中，劳务派遣人员档案管理的规范化、精细化、标准化还有待提高。解决这些问题，需要档案管理机构、用工单位和劳务派遣人员三方形成合力，共同做好劳务派遣人员档案管理工作。
关键词：事业单位;劳务派遣;档案管理
所谓劳务派遣是指由劳务派遣机构与劳务派遣人签订劳动合同，把劳动者派到具体用工单位，再由用工单位向派遣机构支付服务费用的一种用工形式。近年来，随着事业单位人事管理体制机制改革持续推进，事业单位越来越多地采用劳务派遣的用工形式，以此满足事业发展和用工用人需求。劳务派遣人员的加入，进一步丰富了事业单位用工形式，充实了事业单位人员队伍，同时也给事业单位的人事管理工作带来新的挑战。而事业单位劳务派遣人员的档案管理正是其中亟待解决的关键环节。
一、事业单位劳务派遣制实施背景
1.推动事业单位事业发展的需要
党的十九大提出“打造共建共治共享的社会治理格局，加强社会治理制度建设”。事业单位作为提供社会公益服务的机构，一方面，积极承接各级政府部门因行政体制改革和职能转变而调整的管理职能。另一方面，緊密结合本单位的业务职能，不断扩展业务范围，积极参与加强和创新社会治理工作。随着事业向纵深发展，事业单位对专业人员和管理人员的需求在不断增加。但由于事业单位改革还处在关键阶段，人员编制一直处在“收紧”的状态，造成事业单位人员紧缺的问题越来越突出。劳务派遣人员是对原有事业编制人员的有效补充，对事业单位工作的开展起到有效支撑作用。
2.实施“大众创业、万众创新”的需要
在“大众创业、万众创新”的大背景下，国家出台多项人才激励政策，鼓励科研人员通过离岗创业、在职创办企业等多种形式参与创新创业，促进知识成果转化，实现科学研究与市场应用的紧密结合。大规模的创新创业工作对事业单位人才队伍提出了更高的要求。事业单位以专业技术人员为主体，主要从事核心科研工作，需要招聘劳务派遣人员从事辅助研究、基础管理等工作，保障科研工作和创新创业工作的顺畅运转。
3.推进事业单位人事制度改革的需要
目前，事业单位人事制度改革进入攻坚期和深水区，其中最重要的环节就是破除现行制度中阻碍人才流动的体制机制障碍。传统的事业编制人员管理体制，造成事业单位人员队伍固化，新陈代谢缓慢，退出机制不健全，存在“只进不出”的情况，影响了事业单位人员队伍的整体活力和积极性。相比而言，作为一种市场化的用工形式，劳动派遣更加灵活高效，对于健全人才流动市场机制，激活事业单位人员队伍的“一池春水”具有重要意义。
二、事业单位劳务派遣制人员档案现状
根据《劳动合同法》第六十六条，劳务派遣人员从事“临时性、辅助性或者替代性的工作”。但现实中，科研事业单位劳务派遣人员早已不局限在辅助性工作岗位，而是参与到单位综合管理、科学研究等多方面工作中。事业单位通过规范管理，在薪酬待遇、政治生活、考核评优等方面基本实现了一视同仁。但由于劳务派遣人员档案一般存放在劳务派遣机构或者户籍所在地人才服务中心，存在“人档分离”的情况，造成档案管理的规范化和标准化还存在着较多问题。
以笔者所在单位为例，采用劳务派遣的用工形式有近10年的时间，现有劳务派遣人员近200名，与事业编制人员比例达到1：1.5，其中35岁以下劳务派遣人员占到65%，比同年龄段事业编制人员占比高出47个百分点。在岗位分布上，在科研业务岗位工作的占比达到91%。劳务派遣人员中有59%具有硕士研究生以上学历，具有较高的整体素质，对全院科研业务工作的开展起着积极的作用。2019年笔者依托中央基本科研业务经费开展了“事业单位编外人员管理研究”项目，对劳务派遣人员管理现状进行了调研。根据表1调研数据显示，受到户籍限制，全院劳务派遣人员中仅有34%的档案存放在京内，有7%的人员档案仍然存放在街道或毕业院校，更有5%的人员表示已经不知道档案的去向。
三、劳务派遣人员档案管理存在的问题
劳务派遣人员流动性大，工作单位、工作地点变动频繁，对劳务派遣人员档案管理工作提出了更高的要求。从劳务派遣人员档案管理现状来看，在档案材料规范化、档案管理精细化、档案管理人员队伍专业化等方面都存在着一些问题和不足。
1.档案材料规范化程度需要提升
2018年《干部人事档案工作条例》出台后，机关事业单位和国有企业开展了多次干部人事档案专项审核工作，但对于劳务派遣机构和人才服务机构的档案管理情况缺少有效的监督检查。从接收的劳务派遣人员档案情况来看，与机关事业单位档案的规范化水平差距较大。
（1）材料整理不规范，材料规格不统一。劳务派遣机构和人才服务机构，往往被动接收材料，对于接收的归档材料直接装袋，很少做规范化、标准化的材料整理。一是材料纸张大小不做统一，对于幅面过小的材料没有进行托撮，或者粘贴不牢固，对于幅面过大的没有裁减或者折叠;二是材料装订不规范，没有在材料左侧预留装订边，有的则随意装订造成遮挡材料内容;三是档案材料没有使用尺寸合规的档案盒存放，很多使用的是档案袋，容易造成材料污损、受潮等情况。
（2）材料归类不清，编目存在错误。档案管理机构对劳务派遣人员档案只“存”不“管”，对档案材料审查不到位，对于接收的材料是否需要归档、归入哪一类缺少专业性鉴别，随意接收和归档，有的甚至不做分类归档。此外，对于档案不做编目，或者编目不全，新材料存入档案不及时更新档案编目。编目时，未按照档案材料形成时间的先后顺序或内容的内在联系排列顺序进行排序，排序混乱、材料杂乱，给今后档案查阅和利用造成极大困难。
（3）归档材料不规范，质量不合格。由于缺少鉴别，造成存入档案材料质量不高，存在填写不规范的情况。最为常见的情况是归档材料没有填写形成时间，没有署名签字，没有填写单位意见或是缺少单位盖章。在填写《干部履历表》等登记表时，存在填写不认真，使用涂改液随意涂改等情况。这些看似随意的行为，给今后档案审查和利用都埋下隐患。
2.档案管理精细化程度仍需加强
由于档案生成部门和档案收集部门分离，造成档案管理机构和用工单位对劳务派遣人员档案管理的责任分工不清晰，在档案管理上出现了“两不管”地带，主要表现在档案生成、移交和转递等方面。
（1）档案材料生成不及时。受到传统体制内、体制外人员管理思想的影响，用工单位人事部门往往忽略劳务派遣人员人事档案材料的生成。在开展年度考核、职称评审等工作时，优先对事业编制职工的归档材料进行整理归档，对于劳务派遣人员的归档材料往往先放一边，由于不负责具体档案管理，没有上级检查的压力，工作上存在惰性，很多时候材料存放一段时间就不了
了之。
（2）档案材料移交不及时。劳务派遣人员在用工单位工作期间形成的各类归档材料，如在职培训、后续学历、考核鉴定、职称晋升、奖惩处罚等材料往往由用工单位直接交到劳务派遣人员手中，或者一直存放在用工单位，不能及时移交档案管理机构。特别是在工作发生调动时，往往只由档案管理机构转递档案，存放在用工单位的材料没有归入档案一并转递。这种档案管理方式，极易造成材料丢失和篡改、调换，严重影响档案材料的完整性和安全性。
（3）档案材料转递不规范。实际工作发现，很多档案管理部门没有严格按照《干部人事档案工作条例》要求“通过机要交通或者安排专人送取”的形式转递档案，有的采用普通快递，有的甚至交由职工本人转递，给人事档案的安全带来很大隐患。劳务派遣人员工作变动频繁，档案管理机构轉递档案时不跟进、不提醒，最后的结果是档案管理机构、劳务派遣人员都不知道档案的去向，造成档案遗失的重大损失。
3.档案管理人员队伍专业化水平有待提高
自2015年起，人事档案管理作为公益服务，产生管理费用由国家财政承担，档案管理机构取消档案管理费。相比“零”收益的档案管理工作，劳务派遣机构和人才服务中心更愿意把更多地人力、物力投入到代理人才招聘、工资发放、社保缴纳等“高”收益的业务领域，对人事档案管理工作的重视程度不高。
（1）缺少专业档案管理人员队伍。档案管理人员是档案管理的具体操作者，其专业水平直接决定了档案管理的整体水平。目前，劳务派遣机构和人才服务中心，都很少配备专业的档案管理人员。绝大多的档案管理人员缺少专业知识储备，全靠在工作中摸索积累经验方法。在开展档案专项审查时发现，很少有单位配备专职档案管理人员，很多单位不得不聘请退休的人事干部来整理档案，人事档案管理人员青黄不接的情况十分严重。
（2）档案管理人员缺少业务教育培训。根据《档案专业人员继续教育规定》，档案专业人员继续教育每年累计不少于90学时，但由于缺少有效监督，劳务派遣机构和人才服务中心的人事档案管理人员很少能够达到要求。作为档案管理机构支持和提供继续教育的积极性不强，造成档案管理人员专业知识更新慢，不能够及时拓展专业技能、完善知识结构、提高能力素养。
（3）档案管理人员敬业精神和积极性不足。档案管理工作看似默默无闻，却关系到存档人员一生的成长成才。这就要求档案管理人员在具备专业能力的同时，还要具有较强的思想政治水平、事业心和责任感，具有兢兢业业、无私奉献的工作态度。而现实中，由于档案管理机构对档案管理工作的重视程度不高，直接造成其内部从事档案管理人员的责任感和积极性不强，工作中存在着“多一事不如少一事”的工作态度和作风。
四、劳务派遣人员档案管理改进对策
加强劳务派遣人员档案管理，是一项需要档案管理机构、用工单位和劳务派遣人员三方共同努力协作的系统工程。针对劳务派遣人员档案管理中存在的问题，提出如下几点建议：
1.档案管理机构
（1）提高档案管理的责任感和使命感。档案管理机构应切实负起责任，从讲政治的高度重视档案管理工作，贯彻落实《干部人事档案工作条例》有关要求，以高度负责的态度，努力提高档案管理的科学化、规范化、标准化水平。
（2）加强档案管理的制度建设。以建章立制为抓手，进一步完善内部档案管理制度和规范，通过制度建设，优化流程，规范管理，提高标准。加强对档案管理工作的监督检查，规范档案借阅、审查、转递流程，维护干部人事档案的严肃性、安全性与完整性。
（3）加强档案管理人员队伍建设。按照《中国人民共和国档案法》规定，做好档案管理人员继续教育工作，努力提高档案管理人员职业素养和专业素质。创造条件配备专业的档案管理人员，重视档案管理人员职业生涯发展，为他们能够安心工作创造条件。
（4）加大档案管理信息化投入力度。提高干部人事管理信息化水平，配备专用计算机、扫描仪、传真机等专业信息化设备，进一步完善电子档案。加强保管、立足利用，通过信息化手段提高人事档案的利用效率。探索利用微信、短信等手段，开发档案转递跟踪，保障档案转递安全到位。
2.用工单位
（1）转变传统用工用人观念。用工单位要进一步转变用人观念，在深化事业单位人事制度改革方面下功夫，在人事档案管理方面做到编内编外一视同仁，把劳务派遣人员视作本单位人才队伍的重要组成部分。把加强劳务派遣人员档案管理作为关心关爱职工、提升单位凝聚力的重要工作，以劳务派遣人员高度负责的态度，做好档案管理工作。
（2）及时生成、移交档案材料。及时生成劳务派遣人员档案材料，并敦促劳务派遣人员提交档案材料，做好档案材料的规范化整理工作。对于缺少或不规范的材料，及时通知劳务派遣人员补充完善。加强与档案管理机构的联系，建立定期移交档案材料的工作机制。
（3）加强档案管理的宣传教育力度。在本单位开展多种形式的宣传培训活动，向劳务派遣人员宣传人事档案管理的政策规定和人事档案的重要性，明确告知档案缺失可能带来的危害，从思想意识入手，帮助劳务派遣人员转变观念，提高对档案管理的重视程度。
3.劳务派遣人员
（1）端正对档案管理的态度。劳务派遣人员应充分认识人事档案的重要性，辟除人事档案“无用论”的思想观念，转变对人事档案不闻不问的态度，切不可出现随意“弃档”的情况。对于归入档案的材料，要认真填写，减少涂改，涉及日期、证件号码等信息不可凭印象随意填写，要认真核对，确保填写内容真实、准确。
（2）积极配合档案管理工作。
劳务派遣人员应与所在单位人事部门联系，按要求及时提交档案材料，积极配合人事部门做好档案材料的移交工作。与档案机构联系，及时了解档案管理情况，配合档案管理机构补充完善档案材料。在工作调动时，及时与档案管理机构联系，跟踪了解档案去向。
参考文献：
[1]普兴林.劳务派遣员工人事档案管理现状及改进策略[J].人力资源管理，2016
[2]张春杰.劳务派遣人员档案管理存在的问题及对策分析[J].中国市场，2018
[3]王 跃，王 威.劳务派遣人员档案管理存在的问题及对策[J].科技经济导刊，2017
[4]李春艳.浅谈事业单位档案管理的现状及对策[J].华章，2013
（作者单位：1.中国标准化研究院，2.中国消费者报社）
