大数据时代医院电子档案管理的几点思考

2022.09.26

佟丽丽

中图分类号：G276 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2020）06-112-01

摘要大数据时代的发展开启了一个新时代，变革着人们的生活、工作和思维方式，也推动了档案管理模式的革命性变化。本文主要以呼伦贝尔市精神卫中心为切入点，通过分析电子档案管理现状和存在的问题，提出有针对性的对策建议，是对医院电子档案管理领域的有益探索。

关键词大数据档案管理应用

呼伦贝尔市精神卫中心信息系统建设适应医改的需求，努力向深层次方向发展，建设面向临床一线的数字化医院，实现医疗资源共享，利用信息技术进一步简化患者的就医流程、降低医疗成本、提高工作效率、方便患者就医，切实解决患者看病难、看病贵的实际问题。该院的电子档案外围建设主要是通过电子医务建设实现的，电子医务几乎涵盖了医院日常工作的各个方面，建设了包括门诊预约、挂号收费、病案管理、移动护理系统、微信“智慧医院”平台、固定资产管理、OA 自动化办公系统等83个信息管理系统，这些计算机系统产生了大量的电子档案。

一、电子档案管理存在的问题及原因分析

（一）电子档案管理工作权责不清，管理部门多且分散

医院的电子档案主要由以下几部分组成：文书类档案、人事档案、财务档案等由行政科室保存；图片、影像等宣传类的媒体资料由宣传信息科保存；患者的医疗病例由病案室保存；医技科室的X光片档案、检查化验类的档案由负责检查的科室保存；日常办公产生的电子类的文档分散在个人办公电脑里；文献、资料类科研电子文档存储于图书馆的电子文档系统中。这些众多种类的电子文档分别在医院的不同部门进行管理，而这些文档又具有交集，很难明确划分这些部门在电子文档管理工作中的各自权限，而且这些部门之间很多时候缺乏有效的沟通。一旦出现问题，往往会出现谁都有权力管，谁又都不管的局面。

（二）电子档案管理制度不健全

医院电子档案管理制度的不健全对医院电子档案的安全性来说是一个很大的威胁，没有一个行之有效的工作制度，权限不明确，造成了电子档案管理工作的混乱。

（三）资金投入不够，电子档案存在安全隐患

医院建立了电子档案室之后缺乏持续性的资金支持，如防火墙、入侵检测等技术设备没有固定的资金维护，这些看不见、摸不着的威胁，不像传统档案室的安全威胁那么明显，这也是产生安全隐患的主要原因。此外，电子档案管理需要大量数字化的硬件设备，这些设备需要耗费大量的资金进行购买安装和日常维护，致使目前电子档案管理工作的硬件不能满足日益发展的电子档案工作需求。

（四）档案管理人员水平不高

由于医院电子档案管理部门众多，导致电子档案管理者也较多，这些管理者分散在不同的岗位，且大多是身兼数职，有很大一部分人对电子档案管理不是十分了解，在日常工作中对网络安全、病毒防范、电子档案使用权限、电子档案归档等工作存在各种不合理的现象。同时精神卫生机构的专业性很强，如果没有一定的专业基础知识，很多电子档案是很难看明白的，这也给电子档案的管理人员提出了更高的要求。

二、建立和完善医院电子档案管理的对策

（一）建立协同机制，整合档案资源

以规范各科室的电子档案为切入点，以网络资源共享为纽带，规范全院的档案管理行为与服务模式。拆除一个个以科室为单位的“信息孤岛”，形成全院整体的电子檔案管理系统。由专业人员对行政、医疗、医技、护理等部门的档案信息进行统一管理，实现对分类目录、案卷目录、专题目录的共享，掌握基本的信息资源和档案查询方法。以便迅速、全面地调阅所需档案信息，为工作提供便利，从而更好地服务于患者。

（二）建立健全电子档案管理机制

以法律为准绳建立一套有效的电子档案管理机制，最大限度地使电子档案管理工作流程化、便捷化。所有电子档案管理工作都要遵守法律法规，杜绝一切有意或无意的电子档案破坏活动，同时也对故意实施电子档案信息破坏的不法分子产生震慑作用。另外，合理的电子档案管理机制还可以有效地预防和解决医患纠纷、医患矛盾。

（三）加大资金投入，加强电子档案的安全保护

大力加强防火墙安全防护建设，除了在内网和外网之间使用，还应在内网不同安全等级的系统之间设置防火墙；加强网络入侵检测防御系统建设，在电子档案管理系统数据存储之前设置网络入侵检测防御系统，这样如果有网络入侵，不论源头在哪都可以有效保护电子档案数据。为网络入侵防御设备配备专门的硬件设施，以确保高速的处理性能。另外，网络入侵检测防御系统不但要对外来信息进行检测防范，还要对自身保护的数据进行检测，以确保进入和出去的数据都是安全的，做到双向保护。

（四）提高电子档案管理者的综合素质

因为电子档案管理者是医院电子档案工作的主体，所以必须加强管理者的主体意识、服务意识、业务水平、文化技术水平和实际操作能力。要求档案管理者必须掌握一些基本的医学、法律和行政管理知识，这样才能够保证原文件的真实性和可靠性。在熟练使用数字化设备的同时还需要具备扎实的传统档案管理的业务功底。此外还应该具备良好的沟通能力，因为在日常工作中需要经常与电子档案的提供者和使用者打交道，行之有效的沟通方式可以让电子档案的归档和管理工作变得更加顺畅。