发电企业备品备件“以旧换新”管理与信息化系统深度融合的建设构想
张士全
中图分类号：F275 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2020）06-094-02
摘 要 国有发电企业实现市场化运营后，随着发电业务集约化、精益化、标准化的要求越来越高和信息化支撑能力的不断提升，成本控制已成为发电企业提高竞争优势的核心力量。由于物资管理贯穿于火电厂、风电厂和光伏电站的整个生产经营过程中，中央企业招标采购环节已经建立和完善了一系列符合国家法规的招标采购制度，并且集约化采购模式逐步在各大发电集团实施，在党的十八大提出一系列全面依法治国新理念新思想新战略以来，中央企业实现依法治企成为落实全面依法治国战略的重要组成部分，中央企业的招标采购环节合规性已提升至历史最高水平，因此采购后的物资管理俨然成了经营成本的末端控制手段，据现场调研了解，待检修作业的大量备品备件均因保管不善、失效过期、技术淘汰、损坏丢失等形式严重导致利用率下降、采购成本增加、“小金库”滋生等问题，缺乏更加精细化和规范化的管理。现阶段发电企业信息化建设开展主要是基于ER P（Enterprise R esource Planning）管理信息系统来实现财务业务的一体化管理，由此提出备品备件“以旧换新”的管理模式，结合现有ER P系统建设平台将“以旧换新”管理模式完全嵌入，建成流程规范、管理全面、应用便捷的备品备件管理平台，实现末端成本的有效管控，为企业全面管理提升、降本增效打好基础。
关键词 以旧换新 信息系统平台 成本管控
启动备品备件“以旧换新”仓储管理模式与信息化系统融合工作，通过分析企业现有的备品备件管理模式，结合当前企业在业务开展过程中对备品备件精细化和规范化管理方面的迫切需要，分别从备品备件管理的流程、备品备件管理的信息化系统支撑、备品备件管理考核评价等方面进行全业务、全流程、全方位的分析与研讨，在借鉴当前国内外部行业的备品备件管理理念的基础上，对备品备件全生命周期进行管理，将备品备件管理业务、流程及考核分析工作进行细化与落实，提升發电企业备品备件管理质量，提升备品备件的使用率，进一步降低采购成本和规避管理风险，为企业管理提升和降本增效起到促进作用。
一、建设思路
备品备件“以旧换新”仓储管理模式不仅仅是单纯的实物管理，而是在现有的ERP系统建设平台下的利用信息化的手段进行备品备件管理的一种新的管理提升方式，管理工作需企业上下高度重视，管理部门和业务部门有效配合，以信息化手段为支撑，才能保障备品备件“以旧换新”仓储管理模式与信息系统融合工作有效推进。一是以业务需求为导向，梳理现有备品备件管理业务与流程，实现“以旧换新”仓储管理模式与信息化系统融合的规范化、标准化管理。二是利用信息化手段，落实备品备件从领用出库、以旧换新回收、回收物资再利用等环节进行全面监控和跟踪，对以旧换新回收情况的准确性、及时性、完整性并进行分析和预警，及时发现回收过程中的问题，提高回收业务开展效率。三是从企业精细化管理和降本增效角度出发，各业务部门高效配合，在信息系统的支撑下实现管理部门实时的监督和管控[1]。
二、顶层设计
备品备件管理工作以“以旧换新”仓储管理模式与信息化系统融合为核心进行推进，主要涉及两个较大层面的综合考虑。
业务层面：据现场调研了解，因待检修作业领出的大量备品备件均因保管不善、失效过期、技术淘汰、损坏丢失等形式严重导致利用率下降、成本增加、“小金库”等问题，缺乏更加精细化和规范化的管理，从公司精细化管理与降本增效的角度，其废旧的备品备件仍然可进行二次的维修并重复利用，对于一些已经报废的备品备件仍然存可进行回收后变卖，故基于此类备品备件的特殊性提出“以旧换新”仓储管理模式与信息化系统融合的构想，“以旧换新”管理模式即“领用前需要将原有已废旧的进行归还后可进行再次领用”，结合备品备件在现有ERP系统的管理情况，融入此类备品备件特殊管控理念，实现备品备件从领用、回收、到再次重复使用全业务全过程的闭环管理。
技术层面：结合现有ERP系统平台对备品备件的管理的基础上，以业务需要为导向，利用信息化手段实现“以旧换新”业务管理模式，使得管理要求不再是形同虚设，而是有机地将管理和信息系统融合，实现管理的信息化提升。
三、基础数据管理
目前集团公司集中管理物资主数据，集中确认和统一录入在主数据平台，专业人员按根据建设之初已确定的编码的规则和标准对所有物料进行了统一物资编码编制，考虑到发电企业的设备的复杂性、多样性，在传统的物料分类方法中进行了细化，按大类、中类、小类、品名、流水码精细化分类管理，保证所有物料编码与实物唯一匹配，杜绝一物多码或一码多物现象。具体的编码组成结构如下：
物资分类及物资编码是物资管理的基础，物资模块的所有业务都是基于物资分类和物资编码进行业务处理的，故实现“以旧换新”管理模式同样离不开物资编码信息的数字化管理和应用。由于本次“以旧换新”管理模式是基于现有ERP系统平台内实现的，待物资编码从主数据平台同步到ERP系统后，在ERP系统内进行回收物资的属性区分，暂定以物料编码中类为基础进行筛选，后续可根据实际的运行情况进行物料编码品类的增加或者细化到小类，从而逐步实现对物资编码精准的品类圈定。
四、建设内容
精准跟踪：实现“以旧换新”模式最关键的是确定跟踪基准，基于现有的完善的编码管理体系，一物一码的精准规则，故考虑从基础数据源头区分入手，将特殊管控的备品备件在物资编码内筛选出来，将确定的物资编码的中类在系统内维护，待此类备品备件出入库时ERP系统自动根据确定的物资品类判断进行跟踪，避免了因人为判断造成的疏漏和工作效率降低，从而实现精准跟踪[2]。
特殊管控：基于基础数据回收属性的判断，特殊管理的备品备件在领用出库时在出库单内加以标识，同时特殊管控的备品备件在领用申请时，系统自动校验未回收的历史出库明细进行预警提示，使得回收工作有迹可循，可以根据发电企业作业的特点，分为日常维护、等级检修、技改工程等项目，根据作业项目科学合理设置回收预警，既能满足实际业务的有效管控，又能提高现场作业人员的工作效率。
精准回收：对于特殊管控的且已经出库的备品备件，回收时根据现场技术人员的鉴定结果区分可维修和已经报废的备品备件，回收的备品备件入库时在回收子库上进行区分，可维修的备品备件入修旧利废库，报废的备品备件入报废物资库，同时系统自动校验该备品备件历史的出库明细，材料员根据实际归还情况并与历史出库明细进行关联，实现精准回收（回收数量=出库数量）。同时结合配套使用的“特殊物资回收统计报表”可实时的跟踪查询，报表内统计了所有特殊管控的备品备件的出库数量、回收数量、待回收数量、逾期未回天数等明细信息，对于逾期未回天数过长的可进行分析并考核，为日后上层管理部门的监管及考核提供了强大的数据支撑，实现了末端成本有效的管控。
闭环管理：针对已回收入修旧利废库的备品备件，待库内可维修的备品备件进行维修或者重复使用出库时均需要再次跟踪，直至该备品备件报废后处置。基于项目成本考虑，因其第一次领出时已通过成本科目完成了成本统计，故此时领用可维修的备品备件财务模块只管理数量不再重复统计成本。“以旧换新”业务管理模式与信息系统融合后，各业务部门根据既定的业务流程有效配合，使得备品备件从出库、回收、再利用等关键环节均得到全面的管理。全业务闭环管理流程如下图：
五、结语
为了更加适应电力企业生产特性和设备运维模式，“以旧换新”管理应该更加准确地定义为“领新退旧”管理，通过开展“领新退旧”业务管理模式与信息系统融合工作，结合现有备品备件实际管理的情况，完善了特殊管控的备品备件在业务管理上的缺失，规避了物资管理末端的管理风险，规范了特殊管控的备品备件回收的业务流程，强化了备品备件的全生命周期管理，提升了企业精细化管理，为企业降本增效起到促进作用，使得物资管理工作持续化、常态化推进，从而提升发电企业的物资管理及应用水平。
参考文献：
[1]钱仲文，王锋华，张旭东.电网企业物资管理-ERPMM的研究与应用[M].北京：中国电力出版社，2018，8.
[2]林克.电网企业物资管理-ERPMM的研究与应用[M].北京：中国电力出版社，2008.12.
