浅谈提高档案管理工作实效性

2022.10.02

李聪

摘要：随着社会文明的高速发展，档案承载了记录社会活动中产生的各种有价值信息的重要角色。在当今知识经济快速发展的新时代，我们必须与时俱进、开拓创新，实现档案管理科学化、精细化，通过计算机网络等现代信息技术的应用，促进档案管理现代化，提高档案服务的有效性。

关键词：认识;问题;创新

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.023

档案管理是事业单位一项很重要的基础工作，其管理水平的高低越来越成为影响单位快速、健康发展的因素。随着社会的发展，档案的信息含量在不断激增，档案人员必须要顺应发展需要，提高认识，明确不足，不断创新工作思路，积极探索更高效的工作方法，不断提高档案管理水平。

1 提高对档案管理工作重要性的认识

档案是国家、社会和个人等社会活动直接形成的文字、图表、声像等形态的记录。档案工作是记录党和国家发展历史真实面貌的重要事业。档案事业主要由档案行政管理机构、檔案室、档案馆等机构组成，档案管理就是通过对各级档案部门的监管，进一步健全档案管理制度，促进档案开放与运用，发挥档案功能。档案管理是事业单位管理工作的重要组成部分，是提高单位工作质量和工作效率的必要条件，也是一个单位健康发展的需要。

2 客观认识档案管理工作面临的新问题

科技发展日新月异，信息化已不可避免地进入了档案管理的领域，因此，新形势下档案信息化建设成为历史发展的必然趋势。由于计算机技术的快速发展，目前档案管理工作已经从传统的档案管理逐渐过渡到现代化管理，节省了大量时间、人力、物力的消耗，大大提高了工作效率。但是，在实际工作中，现代化档案管理也出现了一些新问题。

1）记录的载体发生转变。在管理活动中，电子文件以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文档，电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。保存电子文档资料显然要比保存纸质文档要方便，但纸质文档“原始信息”的真实性作用也是电子文档所不可取代的。

2）管理分类产生变化。档案的传统分类方案将被打破，取而代之以信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中，计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目，便于查找提高了效率。传统分类方案对于数量较少、问题较单一的档案分类还是有实用性的。

3）接受与保管形式的转变。在网络信息化环境中，如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程，文件很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用。这就是说档案人员如果不进入到信息集成系统中去，则很难掌握到信息的核心部分甚至接收不到档案。新时期档案工作人员必须掌握现代信息技术，熟练使用电子信息系统。

4）电子档案工作面临的问题。首先是：电子档案原件的真实性问题。在使用计算机形成文件材料的过程中，拟稿者无法留下自己的笔迹，且很容易被删改。其次是：电子档案保存的长久性问题。很多单位将会实现无纸化办公，一旦网络突然瘫痪或被毁，电子文件可能会在一瞬间同时消失，造成难以弥补的损失。最后：电子档案内容的保密性问题。用网络的任何终端设备都能索取到存储在网络某一个设备上的电子文件。另一方面，一个终端上的电子文件也可同时发给若干个网络终端。

3 创新工作方法，提高档案管理水平

当下，档案管理工作面临着从传统向现代的重大转变，而如何加速实现档案管理的信息化，提高档案的利用水平，成为档案工作者不断探讨和研究的问题。新时期档案管理的核心是管理手段和保护技术的现代化，要加快档案管理现代化、信息化的建设：

1）深化认识。加快档案现代化、信息化建设必须提高档案管理人员运用现代化技术的能力，更新各级档案人员的知识结构，同时加大投入、增配软、硬件设施。把档案信息化建设作为政务建设的一个重要内容，逐步构建起各地档案信息平台，提高工作水平和工作效率、提高服务质量。

2）实现标准化档案管理工作。计算机技术的应用是档案工作技术现代化的中心，而电子计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的。要适应知识经济发展要求，加快档案现代化管理就必须实现档案工作标准化。

3）突显档案信息服务能力。长期以来档案部门一直存在“深藏轻用”的现象，而在当今信息时代，社会将更多地从信息服务的功能上去要求和评价档案部门，档案工作者必须具备较强的信息获取能力，增强鉴定和评估能力以引导利用者获得更多的档案信息。

4）推进档案现代化管理进程。在档案管理基础工作的各个环节中，计算机数据的准备工作是非常重要的。如果没有一整套规范、科学的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。

5）细化电子档案的管理。电子文件是社会进步的产物，确保电子文件档案的安全是当今档案工作遇到的新课题。在电子文件大量产生的今天，档案部门进行电子文件接收归档的首要任务是对所需归档电子文件信息内容的原始性、真实性鉴定，制定科学、合理及符合我国实际情况的统一的归档电子文件及电子档案的基本结构标准，这也是全面实施电子文件归档及电子档案管理的基础。

6）强化档案管理人员服务意识，提高综合能力。档案工作者要具备一定的信息能力，这才能适应信息资源管理工作的需要，要充分发挥档案工作人员的主观能动性、创造性，努力提高档案人员的知识水平和管理能力。

总之，提高认识，采用现代化档案管理方法，不断提高档案管理人员的综合素质是做好档案管理工作的重要内容。随着社会的高速发展，信息量的不断激增，对传统的档案管理工作形成了巨大冲击。我们必须要提高思想认识，丰富管理手段，以更现代化、细致化的工作提高档案管理的实效性。