新乡市档案馆2015—2017年利用情况调查报告
梁艳丽 张微 韩斐
摘 要：本文采用定量与定性分析的方法，对新乡市档案馆2015-2017年接待利用情况进行统计分析，得出利用人次逐年增多且企业职工占比过半、利用者年龄偏高学历偏低、利用者主要为新乡本地居民或居住地在新乡、本人现场查阅占绝对优势、数据库查阅数量逐年增高但仍以手工查阅为主、因私查阅远高于因公查阅人次等结论。提出手工查阅可能带来档案实体、信息安全等问题，应加强学术研究查阅服务、建立科室协调机制等建议。
关键词：新乡市档案馆；2015-2017年；利用情况；调查
1 调查内容及调查目的
以新乡市档案馆2015-2017年档案（资料）查阅登记本为统计对象，分利用者结构、年龄、学历、居住地、查阅目的、是否本人查阅、是否查到、查阅方式、查阅卷（件、册）次、查阅档案（资料）种类等12个大项50多个小项，对近三年的利用情况进行数据录入、统计、分析，以掌握查阅群体的基本特征，了解查阅工作趋势，为做好接待利用工作提供数据支持。
2 需要说明的几个问题
2.1 利用人次。档案（资料）查阅登记本未登记电话咨询人次及有关情况，仅登记来馆、来函查阅情况；史志局、党史研究室等编史修志人员根据工作情况有时长期在馆查阅，没有“签到式”登记；部分查阅人员尤其是未查到人员信息登记极不完整……这些都给调查工作带来了一定困难。调查报告中的数据以登记本上有效信息为基础，与统计年报略有出入。
2.2 利用者年龄、学历。2015年查阅者身份证号、学历栏绝大部分空白，该年度利用者年龄、学历无法统计，仅统计2016年、2017年利用者年龄、学历情况。
2.3 利用者居住地。利用者居住地分两种，新乡和其他，新乡所辖县（市、区）人员计入新乡。
2.4 利用卷（件、册）次。近年来破产企业职工来馆查阅人次较多。以保温瓶厂为例，为确保档案实体和信息安全，提供利用的是复制件，且长期放置在接待利用中心，该厂职工登记后可自助式查阅，查阅数量登记为该全宗的档案数量。基于此，不同类型、不同目的查阅者利用档案（资料）数量占比难以统计。统计时查阅卷（件、册）次分四個种类：0、1、2——10、10以上。
2.5 未查到问题。是否查到以复印情况为准，复印栏有数字，统计为查到，否则统计为未查到。未查到分三种情况：一是通过现场咨询，馆藏档案没有利用者所要查找的内容，查阅卷（件、册）次为0；二是通过数据库或纸质目录查找，没有查到，查阅卷（件、册）次可能为0，也可能大于0；三是通过数据库或者纸质档案查找，没有查到，查阅卷（件、册）次不小于1。因此，统计数据中未查到的人次大于查阅卷（件、册）次为0的人次。
3 统计利用情况分析
3.1 利用人次逐年增多且企业职工占比接近70%（表一）。2015-2017年利用人次分别为2703、3093、3535，呈逐年增多趋势，2016年、2017年较上年增加比例分别为14.43%，14.29%。企业职工近三年的占比分别为69.96%、70.77%、72.33%，为主流查阅者。
3.2 利用者年龄偏高学历偏低。2016年、2017年利用者年龄50岁及以上的人次分别为1984、2336，占全部利用人次的64.14%、66.08%；近两年学历高中及以下的人次分别为2140、2540，占全部利用人次的69.19%、71.85%。
3.3 利用者主要为新乡本地居民或居住地在新乡。近三年利用者为新乡本地居民或居住地在新乡的人次分别是2643、2994、3393，占全部利用人次的97.78%、96.80%、95.98%。这也印证了刘东斌先生的观点：档案的凭证价值有很强的区域性。[1]
3.4 本人现场查阅占绝对优势。查阅内容与本人有关或者受单位委托虽与个人无关但需本人查阅的统计为本人查阅，受他人委托查阅他人档案（资料）的为代理查阅。近三年本人查阅的人次分别是2657、2985、3406，占全部利用人次的98.30%、96.51%、96.35%；近三年利用者到档案馆现场查阅的人次分别是2701、3090、3534，占比均超过99.90%。值得深思的是，1990年至2002年统计的新乡市档案馆（一库）5106人次查询，所有利用方式都是来人查询，没有一人来函、来电或者网上查询。[2]十多年过去，服务方式单一的局面仍没有改变。
3.5 查到率逐年增高。近三年利用者查到人次分别为1811、2279、2844，占全部利用人次的66.70%、73.68%、80.45%，查到率逐年增高。
3.6 数据库查阅数量逐年增多但仍以手工查阅为主。近三年通过数据库查阅档案（资料）的人次分别为1092、1346、1600，但手工纸质查阅占比依次为52.87%、55.12%、54.90%，手工查阅占比过半。
3.7 查阅卷（件、册）次为1及以下的接近60%（表二）。近三年查阅卷（件、册）次不超过1的人次分别为1665、1852、2003，占全部查阅数量的比例分别为61.60%、59.88%、56.66%。
3.8 会计档案查阅人次居高不下（表三）。近三年分门类统计的档案（资料）查阅表显示，会计档案查阅人次分别为696、785、957，连续三年位列第一。
3.9 招工、知青档案查阅占比不容小觑（表三）。近三年招工、知青档案查阅人次分别为1129、1391、1635，占不同查阅门类人次的比例分别为47.48%、45.19%、38.73%。
3.10 其他专门档案查阅人次骤增（表三）。近三年其他专门档案查阅人次分别为77、123、641，后两年较上年增加比例分别为64.94%、421.14%。其他专门档案查阅中主要是人事档案。这部分查阅者主要是通过接班的方式参加工作的，没有招工表，只能通过人事档案中的接班表来确定参加工作时间。
说明：新乡市档案馆馆藏缺乏科技档案（本馆只有自己形成的科研档案），声像、照片档案利用较少。
3.11 因私查阅远远高于因公查阅人次（表四）。查阅主体分因公查阅和因私查阅两种：持单位介绍信、受单位委托查阅有关内容的为因公查阅，持身份证等个人有效证件的为因私查阅。2015—2017年因私查阅人次分别为2381、2654、3078，占当年全部查阅人次的比例分别为88.09%、85.81%、87.07%，远远高于因公查阅人次及比例。这说明人民群众利用档案维护自身权益意识不断增强。近年来，河南省内周边地市档案馆的利用情况也有这种趋势：开封市档案馆2004年7月至2006年6月查询利用情况统计分析结果表明，同群众切身利益相关的工资退休（包括工资、退休、待遇、身份等相关内容）、确权（包括土地、房产、企业合并、分家等相关内容）两项在数量上都处于高位[3]；漯河市档案馆2011年至2013年因解决个人问题查阅档案的卷次分别为1612、1525、4617，占当年查阅卷次的比例分别为73.71%、67.59%、85.60%[4]。
4 原因分析
4.1 历史原因导致的知青、招工查找热。20世纪50年代到70年代上山下乡的知青以及他们回城后参与招工形成知青、招工档案。随着退休年龄临近，为了证明工龄、办理退休，由此催生了知青、招工查找热。纵向来看，1990年至2002年，新乡市档案馆（一库）档案利用统计分析中利用频率较高的全宗有160号（知青档案）、30号（招工档案）[5]，2015年至2017年利用频率较高的全宗仍有这两个。可以预见，这批人退休后，知青、招工查找的热度将成为过去时。也就是刘东斌先生所提出的档案利用时效性的问题：“档案的凭证价值具有一定时限的特点，它们只在某一段时间内起着凭证作用。而随着时间的推移，这些档案的作用则逐渐减少，以至消失。”[6]
知青、招工档案是新乡市档案馆较早进行数字化的专门档案，查找便捷，输入姓名等检索项可以很快查到，如果查阅者的姓名、年龄等信息与数据库中信息一致，2分钟左右即可完成查找、打印、盖章等工作。
4.2 破产企业档案进馆导致的会计档案查找居高不下。近年来，新乡市档案馆陆续接收了保温瓶厂、红旗棉织厂、钢厂、中原纱厂、橡胶厂、水泵厂等多个破产企业档案进馆。为证明曾经从事有害工种，办理提前退休，企业职工前来查找工资表。这部分档案原保管条件差，检索精准程度低，办理退休要求提供工资表数量多，查找速度慢，对利用者和接待人员都是不小的考验。
4.3数字档案馆建设缓慢导致手工查阅、现场查阅为主。截至2017年底，新乡市档案馆馆藏档案数字化率约为20%，受经费等因素限制，数字档案馆建设较为缓慢。尤其是破产企业职工前来查找的工资表等档案，完全是手工查找。
5 存在问题及对策
5.1 对现场查阅但未查到的人群要做好解释及帮助工作。近三年未查到的人次分别为892、814、691，未查到比例依次为33%、26.32%、19.55%。出现这种情况的原因是多方面的。首先，《中华人民共和国档案法实施办法》（2017年修正本）第十三条第二款规定：“属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交。”新乡市档案馆接收进馆的档案是20年前形成的，当时各立档单位收集得是否齐全不是档案馆所能左右的。其次，并非所有的立档单位都属于进馆单位，尤其是数量庞大的二级机构，很多都不在进馆单位之列。再次，即便是进馆单位，移交的档案也不一定是该单位形成的所有门类、所有保管期限的档案。最后，受行政区划影响，不同历史时期档案馆接收范围不一样。再加上接待者个人业务水平不同，查到率也不尽相同。因此，当查阅者因查不到档案产生不解或者有其他情绪时，接待者要及时做好解释工作，并根据工作经验提供其他查找线索、途径，为利用者提供力所能及的帮助。
5.2 手工查找可能影响档案实体、信息安全问题。2016年，新乡市档案局查处一起在档案馆利用档案过程中发生的档案涂改违法案件。无独有偶，2017年1月12日，新乡市社保局有关工作人员来馆核对知青、招工档案13份，发现其中1份存在复印件涂改现象。同年2月14日，市社保局来馆复查职工提供的工资表等档案，发现线材厂某职工档案复印件造假。为维护档案的实体、信息安全，新乡市档案馆接待利用中心采取了多项措施：一是采取技防措施，安装监控，对利用者查阅行为进行实时监控；二是采取人防措施，做好查阅案卷的核对工作；三是对查阅频繁的保温瓶厂工资表提供复印件查阅；四是加強教育，在醒目位置摆放档案查阅须知提示牌。
对于具有凭证价值的档案来说，一般情况下如果人们要利用它的凭证价值去解决问题，利用一次也就足够了。[7]本文中档案利用的一次性因利用者身份、目的不同出现了两种情况：一种情况是与档案内容有关的查阅者本人，用以证明工种、工龄；一种情况是履行行政职能的市社保局工作人员，用以核对工种、工龄。对前者来说，能够顺利办理退休就不用再次来馆查阅；对后者来说，能够确认工种、工龄就不用再次核对。笔者认为，面对档案原件、复印件被涂改的风险，仅采取上述针对第一种利用者的措施是不够的。在不能短时间将这部分档案全部扫描的情况下，及时将已查阅工资表进行数字化、建立与社保部门工作人员的协调机制是必要的。对查阅者而言，档案馆将立此存照，确保其他利用者的权益不受损失；对社保局工作人员而言，档案信息的安全性能得到保障，核对将更加高效。
5.3 教师、学生学术研究查阅服务亟待加强。普通公民大部分都是利用档案的现实价值，普通公民利用档案多是短暂的、偶然的。历史研究人员利用更多的是档案的长远价值，历史研究人员利用档案则具有长远性和持续性[8]。
近三年学生查档人次高于教师，且学生查档目的为学术研究的比例高于教师。来馆查阅进行学术研究的师生来自清华大学、辽宁大学、中共中央党校、中国社会科学院、华东师范大学、郑州大学、河南科技学院、河南师范大学等不同院校，研究内容多为建国至改革开放前档案，距查阅者生活的年代时间较为久远，查阅档案的内容、数量、质量对研究成果的影响较大。历史学家戴逸先生就曾说过：“可以说，离开了档案，就不可能进行严肃的、深入的历史研究。”[9]建议指定对馆藏熟悉的人员负责接待此类查档人群。
5.4 查阅档案时拍照、扫描可能产生的知识产权纠纷、档案违法公布等问题。2017年，新乡市史志局、党史研究室查阅人次为250，调卷（件、册）次为2325，扫描档案（资料）28414页；2016年，利用者拍照2749页次。这部分扫描、拍照的档案（资料）在利用过程中是否会产生知识产权纠纷等问题尚不可知；利用者对档案拍照后是否会擅自通过互联网等媒介传播不可控制，由此可能产生不符合档案利用、公布等规定的违法行为。对此，市档案馆应加强内、外管理，完善制度，强化监督，堵塞漏洞，防患于未然。
5.5 查阅过程中发现扫描件清晰度不够等问题应建立科室协调机制。2016年10月13日，新乡市档案馆工作人员为利用者查找知青档案时发现扫描件内容不完整；同年10月26日，通过数据库查找某职工招工表时发现扫描件清晰度不够……这种情况尽管不常见，但在接待利用中发现的问题有些是信息科负责的、有些是库房管理部门负责的、有些是征集接收科负责的，对此，档案馆应建立领导牵头、科室协调工作机制，以问题为导向，举一反三，及时查漏补缺。
本文为河南省档案科研项目“新乡市档案馆2007年—2017年利用情况调查成果的综合运用研究”（项目编号：2018—R—05）阶段性研究成果之一。
参考文献：
[1][6][7]刘东斌.档案利用和档案价值的反思[J].档案管理，2004（1）：8.
[2][5] 周应朝.新乡市档案馆（一库）档案利用统计分析[J].档案管理，2003（5）：23.
[3]吴雁平.开封市档案馆2004年7月至2006年6月查询利用情况统计分析[J].档案管理，2008（1）：67-68.
[4] 闫俊丽，何惠光.漯河市档案馆近10年档案利用情况调查[J].档案管理，2014（5）：54.
[8]任汉中.档案学理论专题研究[M].武汉：长江出版社，2017：92.
[9]戴逸.加强联系与合作，共同繁荣史学事业与档案事业[A].第十三届国际档案大会文件报告集[C].北京：中国档案出版社，1997：16.
（作者单位：梁艳丽、张微，河南省新乡市档案局；韩斐，河南省新乡市牧野区疾病预防控制中心 来稿日期：2018-05-23）
