信息化时代基层档案管理工作规范化研究

2022.09.18

冯云蓉

摘要随着经济社会的发展，基层档案管理工作也有了新任务、新要求。本文在分析了当前档案管理工作现状及存在问题后，从四个方面探讨了如何在信息化时代背景下做好档案管理工作，以期对基层档案管理工作规范化有所助益，从而充分发挥档案管理工作的社会效益。

关键词信息化基层档案档案管理

中图分类号：G275 文献标识码：A 文章编号：1007-0745（2020）02-0042-02

档案作为一种信息资源，是工作与生产活动的真实记录，是管理和业务信息的重要载体，也是社会历史不断发展的珍贵资料。在大数据智能化新时代，基层档案管理工作也有了电子化，数字化等新的元素，为此，我们必须把适当改变传统的档案管理工作方式纳入重要议事日程，强化领导、完善制度、科学管理，使基层档案管理工作更加规范化，为社会各方面发展提供有力支撑。

1 基层档案管理工作现状

1.1 组织管理

一是成立档案工作领导小组，确定一名专兼职综合档案管理人员，保障工作经费，做到责任到人；二是建立健全档案工作制度，拟定档案工作计划，把档案管理列入议事日程，并开展个人年度考核；三是注重档案工作业务培训，为档案规范化管理夯实基础。[1]

1.2 设施设备

绝大多数基层单位和组织按照《机关档案业务建设规范》要求，设立了专门的档案室，购置了桌柜、电脑及打印复印一体机、灭火器等设施设备，档案管理基本达到了“九防”的要求。

1.3 业务建设

一是根据《机关档案工作条例》、《机关档案工作业务建设规范》要求，结合实际制定了《档案管理规范制度》、《档案分类方案》等制度；二是文书档案按照相关标准进行立卷整理归档，并对其它门类和载体档案分别按照各门类档案规范要求进行整理归档。

1.4 档案信息化建设

在加强纸質档案管理的同时，加快推进档案信息化建设，配备专用电脑，使用档案部门统一规范的档案管理软件，对已经形成的档案建立数据库，方便查询。

1.5 档案开发利用

一是进一步完善了档案综合利用制度，分别健全档案查借阅、利用效果等登记册；二是认真编制文书档案《案卷目录》、《归档文件目录》等检索工具，为安全保管和快捷准确提供档案充分发挥作用。

2 基层档案管理工作存在的主要问题

2.1 思想认识还不足

由于《档案法》宣传贯彻的力度不大、深度广度不够，全社会的档案法律意识还不强，档案工作在经济发展中的作用被忽视，基层对档案管理工作的重视程度不高。截止调研时，仍有基层单位逾期档案未移交进馆，有的单位档案并未实行集中统一管理，将部分档案资料存放于分管领导处或者具体业务科室，少数业务科室人员把本职工作中形成的有价值档案据为己有。甚至有的投资上亿的重点工程虽已投入使用了好几年，但相关的档案资料还没有移交进馆。而一些农村路桥、老旧小区、市政设施维修往往找不到图纸，部分山林土地流转程序也不到位，相关资料散放在农村，这些档案方面的问题无疑会给以后的工作，带来极大的麻烦。

2.2 管理人员不专业

大多数基层单位缺乏有专业技术职称的档案员，特别是熟悉档案管理、能进行档案信息研究的人才十分紧缺。许多单位档案工作由办公室同志负责，由于身兼数职，花在档案上的精力不够，就无法保证档案管理工作的有序开展。部分基层单位大量的项目资料堆积如山，档案工作人员变动频繁，有的刚接手档案工作就调走或者调整了工作岗位，很容易造成单位档案资料的缺失、遗漏、不齐全、不规范。此外，档案管理人员大多是临时上阵，缺乏专业培训和学习，缺少扎实的档案学理论知识，不能适应新时代档案管理要求，从某种程度上阻碍了档案管理工作的科学化、规范化。

2.3 体制机制不完善

部分基层单位受机构编制及人员因素的制约，有的只是建立了一个综合档案室，把重要的文书、会计、业务和音像等方面档案实行集中统一保管；而对短期工作记录、临时性文书等档案资料，缺乏专责专室专人保管，这极易造成档案管理的职能不明、分工不细、专业不精，从而影响档案管理工作水平。同时，部分基层单位的档案管理工作制度还不完善，检查督促考核落实也不到位。截止调研时，一些行业主管部门对涉及档案管理方面的制度、职责规定不全面，有些基层单位的档案管理制度是自行研究制定，也未纳入年度目标考核。

2.4 信息化程度不高

随着现代科学技术的快速发展，信息化技术已经普遍应用到了各行各业，但档案管理信息化建设步伐相对较慢：一是计算机设备、网络建设等在档案管理方面的应用相对滞后，跟不上新时代高质量发展的需要。而在档案管理信息化中，由于缺少先进的设备，网络没有实现全覆盖，导致信息资源无法共享，先进的网络技术优势没有得到充分利用，安全性也得不到很好保障，这极大影响到档案管理工作的信息化水平。二是档案管理人员信息技术水平参差不齐，对信息化建设和网络的应用不够熟练，这也给档案管理工作造成不便，一些基层单位馆藏存量档案数字化工作只完成了极少部分。[2]

3 规范基层档案管理工作的对策建议

3.1 加强组织领导，提高思想认识

要切实从党的事业和人民需要的大局出发，突破传统方式、对标职责定位、转变发展理念，使档案工作逐步适应时代需要。要把档案工作发展列入发展规划，列入本单位年度工作计划，与其他工作同部署、同检查、同考核。进一步完善档案管理工作责任制，明确分管领导，配备具体人员，形成各相关科室协同参与的管理网络。单位主要领导要重视档案工作，定期听取档案工作汇报，着力解决本单位档案管理工作遇到的困难和问题；分管领导要切实履行职责，加强协调、抓好落实；作为档案管理工作人员，要切实做好档案的存储、收集、整理、上报等，力争出色地完成档案管理相关工作。